Расходы из кассы
Документ, которым фирма записывает выплату денег, не связанную со счётом поставщика: зарплата, налоги с зарплаты, выдача под отчёт, хозяйственные расходы, проценты по кредиту. Оплаты счетов поставщикам сюда не попадают — для них есть платежи поставщикам.
Где искать: Модули → Кассовая книга → Регистры → Расходы из кассы
Несмотря на название, документ обслуживает не только кассу: способ оплаты может указывать и на банковский счёт. «Расход из кассы» — это про выплату по статье, а не про наличные.
Пока документ не проведён, это черновик. Деньги «уходят» в момент, когда вы ставите отметку ОК.
Разбор на примере
В журнале видны номер, утверждение, дата, основание, сумма и валюта каждого расхода. В демо-компании их два: №1, выплата зарплаты за июль на 18 000, и №2, налоги с неё на 8 900. Возьмём выплату зарплаты — наличными, одной строкой:
В шапке то же, что и у прихода: способ оплаты (НГ — наличные гривна, счёт 301), сотрудник, объекты и комментарий. Добавились два поля. Номер начисления з/п заполняется, когда расход создан из начисления зарплаты, и связывает выплату с конкретным расчётом. Под ним — Плановый платёж: его заполняет система, когда расход создан из планового платежа — в платёжном календаре или в меню самого платежа; вручную поле не меняется. Сохранённый расход связан с плановым платежом: ссылка видна кнопкой с цепочкой в обоих. В дубль документа номер не переносится.
В строке — статья ЗАРПЛАТА, комментарий, объект ГОЛУБ и сумма 18000.00. Объект здесь не украшение: по счёту 661 настроен контроль объектов, и без указания сотрудника система не даст провести документ.
Несколько строк в одном документе
Второй документ — налоги с той же зарплаты, уплаченные через банк:
Способ оплаты — БНГ (безнал гривна, счёт 311), строк три: НДФЛ 3600.00, военный сбор 900.00, ЕСВ 4400.00. Итого 8900.00 — система сложила строки сама.
Так удобно платить одним документом то, что уходит в один день и с одного счёта, но по разным статьям. Разбивать на три документа не нужно: в учёте каждая строка всё равно ляжет отдельно.
Что происходит при проведении
Отметка ОК создаёт запись операций. Для выплаты зарплаты:
| Счёт | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 661 Расчёты по заработной плате | 18000.00 | |
| 301 Наличность в национальной валюте | 18000.00 |
Правило зеркально приходу: дебет — счёт статьи, кредит — счёт способа оплаты. Деньги ушли из кассы, долг по зарплате уменьшился.
Документ с тремя строками даёт три пары проводок:
| Счёт | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 6411 Расчёты по НДФЛ | 3600.00 | |
| 311 Текущие счета в национальной валюте | 3600.00 | |
| 642 Расчёты по обязательным платежам | 900.00 | |
| 311 Текущие счета в национальной валюте | 900.00 | |
| 651 По расчётам по социальному страхованию | 4400.00 | |
| 311 Текущие счета в национальной валюте | 4400.00 |
Счёт денег повторяется в каждой паре, счёт статьи у каждой строки свой. Объекты строки идут в обе стороны проводки. Строка с отрицательной суммой — возврат в кассу: в её паре дебет и кредит меняются местами, так что касса движется на сумму строк с их знаком.
Снятая отметка ОК отменяет проводки целиком. В проведённом документе можно поправить только «Комментарий» в шапке: исправьте и сохраните, ОК снимать не нужно. Остальное — снять ОК, исправить, поставить ОК снова.
Типичные ситуации
«Введите объект с типом …» — самая частая ошибка при выплате зарплаты. Счёт 661 требует объект типа «сотрудник»; укажите его в строке, а не в шапке, если платите нескольким людям.
«Выберите способ оплаты» — не заполнен способ оплаты в шапке.
Платим с банковского счёта, а документ называется «расход из кассы». Так и задумано: способ оплаты решает, с какого счёта уйдут деньги. Для банка выбирается безналичный способ.
Документ проведён, а проводок нет. Признак создания записей операций для расходов из кассы включается в настройке контроля проводок отдельно от приходов.
Расход создан из начисления зарплаты. Тогда в шапке стоит номер начисления, а статья строк берётся из настройки начисления зарплаты по типу начисления (аванс, зарплата, отпускные). Статья с флагом «Запрашивать номер начисления з/п» (см. статьи прихода/расхода) без номера начисления в шапке не проходит: «Статья пр./р. «…» используется только с начислением зарплаты». «Погашено» в начислении увеличивают только строки, которые создал пункт меню начисления «Создать выплату». Если дописать сюда сотрудника вручную с той же статьёй, деньги он получит, а начисление этой выплаты не увидит, — поэтому после сохранения окно предупредит о такой строке (сохранить не мешает). Предупреждение работает, пока в расходе остаётся хотя бы одна строка, созданная из начисления: если их все удалить, ручная строка пройдёт без предупреждения. Строка другой статьи, например комиссия банка, — обычная, без предупреждения.
«Строка начисления «…» будет переплачена: уже выплачено …, осталось выплатить …, а этот расход платит …» — при проведении. Выплата по начислению не может превысить остаток к выплате: обычно это второй расход, созданный «Создать выплату» по тому же начислению, или сумма строки, увеличенная вручную. Так же проверяются налоги: «Налог «…» начисления зарплаты № … будет переплачен». Уменьшите сумму строки или посмотрите другие расходы по этому начислению.
Куда смотреть дальше
- Приходы в кассу — зеркальный документ;
- Статьи прихода/расхода — откуда берутся счета для строк;
- Журнал расходов из кассы — все расходы за период со строками;
- Отчёт расходов из кассы — расходы в разрезе статей;
- Кассовая книга — остаток кассы и все движения по счёту;
- Начисление зарплаты — документ, из которого расход может создаваться автоматически.
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| CashOut_OK | ОК |
| CashOut_Number | Номер |
| CashOut_NumberPayrollCalc | Номер начисления з/п |
| CashOut_Date | Дата |
| CashOut_PaymentMethod | Способ оплаты |
| CashOut_Objects | Объекты |
| CashOut_Comment | Комментарий |
| CashOut_Employee | Сотрудник |
| CashOut_Total | Итого |
| CashOut_CurrencyCode | Валюта |
| CashOut_RateFrom | Курс |
| CashOut_RateTo | К курсу |
Поля строк:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| MNo | Номер позиции строки |
| MComment | Комментарий |
| MCorspCode | Статья пр./р. |
| MSum | Сумма |
| MObjects | Объекты |