Отгрузки
В обычной цепочке продажи склад меняет именно отгрузка. Заказ фиксирует договорённость, счёт создаёт долг клиента, оплата приносит деньги — а товар исчезает из остатков здесь.
Исключение одно, и о нём стоит знать: счёт клиенту умеет списывать товар сам, если в нём стоит галочка «Обновлять склад». Тогда отгрузка не нужна — но и обе операции сразу делать нельзя, иначе товар уйдёт со склада дважды. Умолчание для галочки задаёт настройка «Счета-фактуры».
Где искать: Модули → Склад → Регистры → Отгрузки
Вместе с остатками отгрузка делает ещё две вещи, которых не видно из окна:
- списывает себестоимость — не ту цену, по которой продаёте, а ту, во сколько товар обошёлся вам. Система берёт её из конкретных партий по методу FIFO: первой ушла самая старая;
- делает проводки: себестоимость в расходы, товар со склада.
Поэтому в этом документе нет ни одной цены продажи и ни одной суммы к оплате — они не его дело. Отгрузка оперирует количествами и себестоимостью.
Документ живёт в модуле Склад. Создаётся из карточки заказа командой «Создать отгрузку»: вручную, с нуля, его не делают — строки всегда приходят из заказа.
Путь документа
Что оно делает при утверждении
- уменьшает остаток на складе из шапки;
- закрывает партии по FIFO и фиксирует их себестоимость в строках;
- делает проводки: дебет счёта себестоимости, кредит счёта запасов;
- проставляет в заказе отгруженное количество — и заказ видит, что выполнено;
- снимает резерв с того, что уехало.
Разбор на примере
Журнал отвечает на вопрос «что уже уехало»: клиент, склад, дата, номер заказа и галочка ОК — утверждён документ или ещё черновик. Две правые колонки — про доставку: отмечена ли отгрузка как посылка Новой Почты и в каком она у перевозчика статусе.
По заказу №1 ООО «Строитель» заказало три позиции. Приехать за дрелями клиент готов уже сейчас, каски и молотки ждут — поэтому отгружаем только дрели.
Шапка короткая, и каждое поле в ней важно. «Номер заказа» 1 — откуда пришли строки и куда вернётся отметка о выполнении; без него документ не сохранится. «Склад» СКЛ — откуда физически идёт товар, именно на этом складе уменьшится остаток.
Сравните с карточкой заказа: здесь нет ни цен, ни сумм, ни НДС. Только то, что касается движения товара.
Три числа в строке
- «Заказано» 3 — сколько по этой позиции ещё осталось отгрузить по заказу;
- «На складе» 5 — сколько сейчас лежит на складе;
- «Отгружено» 3 — сколько отдаём этим документом.
Редактируется из них только последнее. Первые два система показывает сама, чтобы вы видели границы: не больше, чем заказано, и не больше, чем есть. Это и есть вся работа с документом — поставить фактическое количество в строках.
Добавить строку вручную нельзя: в отгрузку попадает только то, что есть в заказе. Если клиент берёт что-то сверх заказа, сначала дописывают позицию в заказ.
Сколько это стоило вам
Здесь видна вторая половина операции — та, о которой клиент не знает.
«Себестоимость» 1 071,25 — во столько обошлась одна дрель. Это не оценка и не среднее: ровно та сумма, по которой эти дрели поставлены на склад поступлением №1 из закупки. То есть цепочка закупки и цепочка продажи встречаются именно в этом числе.
«Итого» 3 213,75 — себестоимость всей строки, 3 × 1 071,25. Именно эта сумма пойдёт в расходы проводкой, на «Счёт стоимости» 902.
А теперь посчитайте заработок: продаём по 1 200 без НДС, купили по 1 071,25 — 128,75 с каждой дрели, 386,25 на всей отправке. Вот откуда берётся прибыль в отчётах, и вот почему себестоимость стоит проверять до утверждения, а не после.
Закладку с себестоимостью видно не всем — она открывается по отдельному праву. Без него в строке останется только счёт стоимости.
Что изменилось после утверждения
Три дрели исчезли с остатка склада СКЛ, а в заказе №1 в строке дрелей появились тройки в колонках выполнения. Заказ остался открытым: каски и молотки ещё не уехали.
Какие проводки делает документ
Отгрузка отвечает только за товарную половину сделки, и проводка ровно об этом: себестоимость уходит со склада в расход.
| Дт | Кт | Сумма | За что |
|---|---|---|---|
| 902 | 281 | 3 213,75 | три дрели по 1 071,25 |
Ни выручки, ни долга клиента здесь нет — они появятся в счёте. Поэтому между отгрузкой и счётом фирма выглядит так: товара уже нет, денег ещё нет, а расход по себестоимости уже признан. Это нормальное промежуточное состояние, но если счёт забыть, оно останется навсегда — и прибыль будет занижена ровно на эту сумму.
Строк в проводке столько, сколько партий ушло: одна позиция, собранная из двух поставок, даст две строки с разной себестоимостью.
Проводку отгрузка делает, только если в настройке «Записи из подсистем» на вкладке «Логистика» стоит метка «Отгрузки»; без неё документ проводится без записи операций и без предупреждения.
Откуда берутся счета
Счёт себестоимости виден прямо в строке — колонка «Счёт стоимости» на закладке B, в примере 902 «Себестоимость реализованных товаров». Если её очистить, счёт найдётся по карточке товара, затем по группе, затем по общим настройкам.
Складской счёт в строке не показан вообще: система вычисляет его при утверждении по цепочке карточка товара → группа товаров → карточка склада → настройки. Поступление по умолчанию берёт счёт по той же цепочке, поэтому обычно товар списывается с того счёта, на который встал. Но если счёт в строке поступления поправили вручную или складской счёт в карточке товара, группы или склада сменили после поступления, отгрузка спишет товар с нынешнего счёта, а стоимость останется на прежнем — её переносят ручной проводкой.
Отсюда практическое следствие: сравнивать отгрузки по счетам бесполезно, если у товаров разные группы — проводки будут разными при одинаковом виде документа. Номера счетов в примере — из демонстрационной базы; в вашей фирме будут свои.
Порядок работы
1. Создать из заказа
В карточке заказа — «Создать отгрузку». Позиции, количества и склад переносятся сами.
2. Привести к факту
Исправьте количества в колонке «Отгружено», лишние строки уберите. Ноль в строке не пройдёт: система ответит, что количество должно быть больше нуля.
3. Проверить себестоимость
Посмотрите закладку с себестоимостью: не пустая ли она и не выше ли цены продажи. Если товар продаётся ниже себестоимости, система либо предупредит, либо вообще не даст утвердить — в зависимости от того, какие права выданы вашему пользователю. Сравнивает она цену с себестоимостью, только если в «Настройке счетов» включено «Обновлять себестоимость в счете при отгрузке»; без этой настройки отгрузка утверждается без проверки.
4. Утвердить
ОК и сохранить. С этого момента товар списан, проводки сделаны, заказ обновлён.
5. Дальше
- «Создать счёт-фактуру» — выставить счёт на то, что уехало;
- «Создать возврат от клиента» — если товар возвращают;
- «Создать ТТН» и накладные Новой Почты — перевозочные документы;
- «Открыть запись операции» — готовая проводка в главной книге.
Если в настройках включено автоматическое создание счёта после отгрузки, счёт появится сам, без этой команды.
Как убедиться, что документ правильный
- «Общее кол-во» равно тому, что фактически уехало со склада.
- Склад в шапке — тот, с которого действительно забирали товар.
- Себестоимость в строках заполнена и ниже цены продажи.
- После утверждения «Открыть запись операции» показывает проводку на сумму себестоимости.
- В заказе колонки выполнения обновились.
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| Ok | ОК |
| Number | Номер |
| Cust_Code | Клиент |
| Contact_Code | Клиент (код) |
| Contact_Name | Клиент (название) |
| Cust_Name | Название |
| Objects | Объекты |
| Date | Дата |
| Loc_Code | Склад (код) |
| Loc_Name | Склад (название) |
| Order_No | № заказа |
| Total_Quantity | Общее кол-во |
| Cust_Addr1 | Город |
| Cust_Addr2 | Улица |
| Cust_Addr3 | Дом |
Поля строк:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| No | Номер позиции строки |
| Item_Code | Товар |
| Description | Описание |
| Ordered | Заказано |
| InStock | На складе |
| Delivered | Отгружено |
| Ord_Row | № строки счета клиента |
| Qty | Возврат. кол-во |
| Price | Себестоимость |
| CostPrice | то же, что Price |
| Total | Итого |
| CostTotal | то же, что Total |
| MObjects | Объекты |
| Serial_No | Серийный № |
| SalePrice | Цена продажи из строки заказа на продажу (пусто, если строка не из заказа или у печатающего нет права читать «Заказы клиентов») |
| SaleTotal | Сумма строки по ценам продажи: доля суммы строки заказа на продажу по отгруженному количеству (пусто в тех же случаях, что и SalePrice) |
| Unit | Код единицы измерения |
| Unit_Name | Название единицы измерения |
| Barcode | Штрихкод товара |
Записи, на которые документ ссылается полями формы (склад, клиент, валюта…), дают в шаблон и остальные свои переменные — код и название уже названы в таблицах выше, остальное описано в статье справочника:
- Клиент — Контакты
- Склад — Склады (
Loc_*) - Реквизиты фирмы — название, адреса, банковские счета, руководители, печатающий пользователь: Информация о компании
Частые ситуации
Ошиблись, а документ уже утверждён. Исправить не выйдет: правка утверждённой отгрузки отклоняется сообщением «Документ утверждён», а снять утверждение обычному пользователю не дадут — «Нельзя разутвердить складской документ. Требуется разрешение canUnOkStockDock, обратитесь к администратору». Это разрешение (или отдельное на отгрузки) даёт только роль — фоновый «Доступ по умолчанию» задачи не разрешает никогда. В демонстрационной базе оно есть у роли ADMIN. За документом уже стоят остатки, партии и проводки. Если товар действительно возвращается — оформите возврат от клиента.
Клиент забрал меньше, чем заказывал. Это нормальный ход: уменьшите количество, остальное останется в заказе и уедет следующей отгрузкой.
Товара на складе меньше, чем нужно. Отгрузите то, что есть. Заказ останется открытым на разницу, а закупку под него можно запустить из самого заказа.
Нужно отгрузить с другого склада. Склад задаётся в шапке и один на весь документ: по нему товар списывается и проверяется остаток. Если часть товара уходит с другого склада, оформите на неё отдельную отгрузку с этим складом в шапке.
Продаём дешевле, чем купили. Система это заметит: одному пользователю она просто напишет, что цена товара ниже себестоимости, другому не даст поставить ОК. Разница — в правах, и раздают их сознательно: первое для менеджера, второе для тех, кому скидки согласовывать не разрешено. Работает это при включённом «Обновлять себестоимость в счете при отгрузке» в «Настройке счетов» — без него ни предупреждения, ни запрета нет.
Справочник полей
Шапка
| Поле | Где | Описание |
|---|---|---|
| Номер | всегда | Номер отгрузки, присваивается автоматически |
| Клиент, Название | всегда | Получатель товара |
| Объекты | всегда | Объекты аналитики документа |
| ОК | всегда | Утверждение: списывает товар и делает проводки |
| Дата | Условия | Дата, которой товар списывается со склада |
| Склад | Условия | Склад, с которого идёт товар |
| Номер заказа | Условия | Заказ клиента, из которого создан документ |
| Адрес код, Тип адреса | Доставка | Какой именно из адресов клиента использован |
| Страна, Область, Город, Улица, Дом, Этаж, Квартира | Доставка | Куда везти; подставляется из карточки клиента и в документе не редактируется |
| Новая Почта | Новая Почта | Данные экспресс-накладной, если интеграция включена |
Строки товаров
| Поле | Закладка | Описание |
|---|---|---|
| Товар, Описание | все | Код и название позиции |
| Заказано | A | Сколько осталось отгрузить по заказу |
| На складе | A | Текущий остаток на складе |
| Отгружено | A | Сколько отдаём этим документом — единственное количество строки, которое заполняет человек (кроме него — товар, серийные номера, объекты и счёт себестоимости) |
| № строки счета клиента | A | Номер строки в заказе, из которого пришла позиция |
| Возврат. кол-во | A | Сколько из этой строки уже вернул клиент — по утверждённым возвратам; черновик возврата сюда не входит |
| Себестоимость | B | Себестоимость единицы по FIFO |
| Итого | B | Себестоимость строки |
| Счёт стоимости | B | Счёт, на который списывается себестоимость |
| Объекты, Сер. номер | C | Аналитика строки и серийные номера |
Итоги документа
| Поле | Описание |
|---|---|
| Общее кол-во | Сколько единиц отгружено всего |