Как планировать платежи
Эта инструкция — об одном вопросе: хватит ли денег в ближайшие недели, и что делать, если нет. Отвечает на него платёжный календарь; здесь — как привести его в порядок один раз и как с ним работать каждую неделю.
Один раз: чтобы календарь знал всё
0. Права. Если в меню нет «Платёжного календаря» или «Плановых платежей», роль пользователя перечисляет регистры поимённо, а новых в ней ещё нет. Администратор добавляет в роль три строки: report — PaymentCalendarReport, register — PlannedPayments и register — PaymentExpectations (доступ — как у «Расхода из кассы» этой роли). Ролям, которые дают доступ ко всем регистрам и отчётам, ничего добавлять не нужно.
1. Счета в способах оплаты. «Деньги сейчас» календарь считает по счетам, указанным в способах оплаты: касса, расчётный счёт, карта. Способ без счёта денег не добавляет. Проверка простая: «Деньги сейчас» в календаре должны совпасть с тем, что вы видите в банке и кассе. Не совпадает — в способах оплаты не хватает счёта или не внесено какое-то поступление.
2. Плановые платежи. Счета клиентов и поставщиков календарь берёт сам. А всё, на что счёта нет, нужно внести в Плановые платежи — одна запись на каждый регулярный платёж:
| Что | Тип | Повторять |
|---|---|---|
| Аренда офиса, 15 000 каждый месяц 5-го | Выплата | Каждый месяц |
| Зарплата дважды в месяц | Выплата | две записи «Каждый месяц» — на 7-е и на 22-е |
| Единый налог | Выплата | Каждый квартал |
| Абонплата клиента за обслуживание | Поступление | Каждый месяц |
| Возврат займа, один раз | Выплата | Нет |
Зарплату, которая каждый месяц разная, вносят примерной суммой: календарь — прогноз, а не учёт, и лучше видеть 80 000 зарплаты, чем не видеть ничего.
3. Плитка на дашборде. В настройках дашборда включите плитку «Прогноз денег». Она показывает то же, что сводка календаря: остаток на конец четырёх недель, а если впереди разрыв — самый низкий остаток и дату, с которой денег не хватит. Клик открывает календарь сразу с результатом.
Каждую неделю: пять минут с календарём
Откройте Финансы → Отчеты → Платёжный календарь и нажмите «Запуск» — период по умолчанию уже от сегодня на четыре недели.
Посмотрите на сводку. Если «Кассовый разрыв» — «Разрыва нет», а «Самый низкий остаток» спокойный, дальше можно не читать. Если разрыв есть — видно, с какого дня и насколько он глубокий.
Разберите «Просрочено». Здесь счета, срок которых прошёл, — они в прогноз не входят, потому что неизвестно, когда их оплатят. Для каждого крупного долга клиента выясните, когда ждать деньги, и укажите это значком календаря в строке — счёт переедет в прогноз на этот день. Безнадёжный долг отметьте в том же окне флажком «Не учитывать в платёжном календаре». Так же со счетами поставщиков: когда вы им заплатите?
Отметьте оплаченное. Если плановый платёж уже оплачен, а он ещё в календаре, — значок ✓ «Выполнено: оплачено». Иначе календарь вычтет эти деньги повторно.
Если впереди разрыв
Календарь показывает, где именно не хватает. Что можно сделать, от простого к сложному:
- Сдвинуть выплату поставщику. Договорились заплатить позже — значок календаря в строке его счёта, новая дата. Счёт поставщика и его срок не меняются, меняется только прогноз.
- Ускорить поступление. Посмотрите, кто из клиентов должен платить вскоре после разрыва, и попросите заплатить раньше. Когда договорились — ожидаемая дата.
- Сдвинуть плановый платёж. Разовый — изменить дату в записи. Регулярный — это уже решение о самом платеже.
После каждого изменения отчёт перестраивается сам, и сводка сразу показывает, закрылся ли разрыв.
Чего календарь не делает
- Не меняет документы. Ожидаемая дата оплаты — отдельная запись; счёт, его срок и отчёты о просрочке остаются как есть.
- Не создаёт платежи. Отметка «Выполнено» только убирает повторение из календаря; сами деньги проводятся платежом или кассовым ордером, как обычно.
- Не делит прогноз по счетам. Счёт клиента не знает, на какой банковский счёт придут деньги, поэтому прогноз — один на все деньги компании. Разбивка по счетам есть только в «Деньги сейчас».