Як планувати платежі
Ця інструкція — про одне питання: чи вистачить грошей найближчими тижнями, і що робити, якщо ні. Відповідає на нього платіжний календар; тут — як привести його до ладу один раз і як із ним працювати щотижня.
Один раз: щоб календар знав усе
0. Права. Якщо в меню немає «Платіжного календаря» чи «Планових платежів», роль користувача перелічує реєстри поіменно, а нових у ній ще немає. Адміністратор додає в роль три рядки: report — PaymentCalendarReport, register — PlannedPayments і register — PaymentExpectations (доступ — як у «Витратах з каси» цієї ролі). Ролі, що дають доступ до всіх реєстрів і звітів, нічого додавати не треба.
1. Рахунки в способах оплати. «Гроші зараз» календар рахує з рахунків, указаних у способах оплати: каса, поточний рахунок, картка. Спосіб без рахунку грошей не додає. Перевірка проста: «Гроші зараз» у календарі мають збігтися з тим, що ви бачите в банку й касі. Не збігається — у способах оплати не вистачає рахунку або не внесене якесь надходження.
2. Планові платежі. Рахунки клієнтів і постачальників календар бере сам. А все, на що рахунку немає, треба внести в Планові платежі — один запис на кожен регулярний платіж:
| Що | Тип | Повторювати |
|---|---|---|
| Оренда офісу, 15 000 щомісяця 5-го | Виплата | Щомісяця |
| Зарплата двічі на місяць | Виплата | два записи «Щомісяця» — на 7-ме і на 22-ге |
| Єдиний податок | Виплата | Щокварталу |
| Абонплата клієнта за обслуговування | Надходження | Щомісяця |
| Повернення позики, один раз | Виплата | Ні |
Зарплату, яка щомісяця різна, вносять приблизною сумою: календар — прогноз, а не облік, і краще бачити 80 000 зарплати, ніж не бачити нічого.
3. Плитка на дашборді. У налаштуваннях дашборда увімкніть плитку «Прогноз грошей». Вона показує те саме, що зведення календаря: залишок на кінець чотирьох тижнів, а якщо попереду розрив — найнижчий залишок і дату, з якої грошей забракне. Клік відкриває календар одразу з результатом.
Щотижня: п'ять хвилин з календарем
Відкрийте Фінанси → Звіти → Платіжний календар і натисніть «Запуск» — період за замовчуванням уже від сьогодні на чотири тижні.
Подивіться на зведення. Якщо «Касовий розрив» — «Розриву немає», а «Найнижчий залишок» спокійний, далі можна не читати. Якщо розрив є — видно, з якого дня і наскільки глибокий.
Розберіть «Прострочене». Тут рахунки, строк яких минув, — вони в прогноз не входять, бо невідомо, коли їх заплатять. Для кожного великого боргу клієнта з'ясуйте, коли чекати гроші, і вкажіть це значком календаря в рядку — рахунок переїде в прогноз на цей день. Безнадійний борг позначте в тому самому вікні прапорцем «Не враховувати в платіжному календарі». Так само з рахунками постачальників: коли ви їм заплатите?
Позначте сплачене. Якщо плановий платіж уже сплачено, а він ще в календарі, — значок ✓ «Виконано: оплачено». Інакше календар відніме ці гроші вдруге.
Якщо попереду розрив
Календар показує, де саме не вистачає. Що можна зробити, від простого до складного:
- Пересунути виплату постачальнику. Домовились заплатити пізніше — значок календаря в рядку його рахунку, нова дата. Рахунок постачальника і його строк не змінюються, змінюється лише прогноз.
- Прискорити надходження. Подивіться, хто з клієнтів має платити незабаром після розриву, і попросіть заплатити раніше. Коли домовились — очікувана дата.
- Пересунути плановий платіж. Разовий — змінити дату в записі. Регулярний — це вже рішення про сам платіж.
Після кожної зміни звіт перебудовується сам, і зведення одразу показує, чи закрився розрив.
Чого календар не робить
- Не змінює документи. Очікувана дата оплати — окремий запис; рахунок, його строк і звіти прострочки лишаються як є.
- Не створює платежі. Позначка «Виконано» лише прибирає повторення з календаря; самі гроші проводяться платежем чи касовим ордером, як завжди.
- Не ділить прогноз за рахунками. Рахунок клієнта не знає, на який банківський рахунок прийдуть гроші, тож прогноз — один на всі гроші компанії. Розбивка за рахунками є лише в «Гроші зараз».