Отримані ПН
Реєстр податкових накладних, які виписали нам постачальники. Сенс документа один: підтвердити податковий кредит, який ми вже нарахували собі рахунком або авансом.
Де шукати: Модулі → Розрахунки з постачальниками → Регістри → Отримані ПН
Навіщо його заводити
Коли ви проводите рахунок постачальника або платите аванс, система нараховує ПДВ на рахунок непідтвердженого податкового кредиту (6442). Це стан «ми маємо право на кредит, але паперу ще немає».
Папір — це податкова накладна від постачальника, зареєстрована в ЄРПН. Коли вона надійшла, її заводять сюди й проводять. Проведення переносить суму з непідтвердженого кредиту на розрахунки за ПДВ — право стає підтвердженим.
Розбір на прикладі
Верхній рядок — наш внутрішній номер (2), а поруч — реквізити документа постачальника: «№ ПН (отриманої)» 4601 і дата 12.08.2026. Далі — код і назва постачальника.
На закладці «Умови» стоїть головне поле зв'язку: «Номер р/ф пост.» = 46. Це той самий рахунок постачальника №46, під який виписано накладну. Якщо накладна прийшла на аванс, замість нього заповнюють «Передоп. №» — номер передоплати з платежу постачальнику.
Нижче — таблиця «Товари/Послуги»: по рядку на кожну ставку ПДВ. У прикладі один рядок зі ставкою 20: 5356,25 без ПДВ, 1071,25 ПДВ, 6427,50 разом — рівно сума рахунку №46. Підсумки рядків збираються в три поля внизу вікна.
Що відбувається при проведенні
Проведення (ОК) робить одну пару проводок на кожен рядок таблиці:
| Дебет | Кредит | Сума |
|---|---|---|
| 6412 «Розрахунки за ПДВ» | 6442 «Податковий кредит непідтверджений» | ПДВ рядка |
Рахунки беруться з довідника ставок ПДВ — колонки «ПДВ» (дебет) і «Под. кредит непідтверд.» (кредит) тієї ставки, що стоїть у рядку. Якщо котрийсь із них у ставці не заповнено, а ПДВ рядка не нульовий, накладна не проведеться: «У коді ПДВ … не заповнено рахунок «…»: рядок ПДВ документа провести не можна» — заповніть рахунок ставки в «Налаштування → ПДВ». Рядок із нульовим ПДВ проводки не дає.
Подивитись готову проводку можна не виходячи з документа — кнопка «Відкрити запис операції» у верхньому меню вікна.
Проведена накладна замкнена — і у вікні, і для API та ІІ-агента: змінювати можна лише позначку «Експортований». Будь-яку іншу зміну система відхиляє повідомленням «Проведений документ правити не можна!» — спершу зніміть ОК (потрібне право «Знімати ОК із документів»), поправте і проведіть знову.
Коригуюча накладна
Прапорець «Коригуюча» позначає розрахунок коригування — документ, яким постачальник змінює раніше видану накладну. Створювати його вручну не обов'язково: відкрийте затверджену кредит-ноту постачальника і виберіть у меню вікна «Створити ПН» — система заповнить коригуючу накладну до ПН вихідного рахунку, а якщо ПН видано на передоплату за цим рахунком — до неї. Якщо не знайдеться жодної, прийде відмова «Не знайдено ПН на дану рахунок-фактуру».
Типові ситуації
Не зберігається: «Поле "Ставка ПДВ" обов'язкове». У рядку таблиці не вибрана ставка — без неї система не знає, які рахунки використати у проводці.
ПДВ у рядку не такий, як у накладній постачальника. Сума ПДВ і сума з ПДВ у рядку завжди рахуються від «Суми без ПДВ» за ставкою рядка — під час введення ставки, правки суми без ПДВ і навіть правки самих «Суми ПДВ» чи «Суми з ПДВ»: введене вручну повернеться до розрахункового. Тож звіряйте з папером «Суму без ПДВ» і ставку — ПДВ вийде з них.
Накладна є, а кредит так і висить непідтвердженим. Перевірте ОК: непроведений документ проводок не робить. Зв'язок із рахунком чи передоплатою на проводку не впливає — він лише пов'язує документи. Якщо накладна проведена, а залишок непідтвердженого кредиту не пішов, порівняйте ставки: проводка знімає ПДВ із рахунку, що стоїть у колонці «Под. кредит непідтверд.» ставки ПДВ рядка накладної, а рахунок і аванс нараховували його на рахунок ставок своїх рядків.
Постачальник надіслав накладну на суму, більшу за рахунок. Заводьте як є: документ фіксує те, що зареєстровано в ЄРПН. Розбіжність — привід уточнити рахунок, а не «підганяти» накладну.