Нарахування зарплати
Документ, у якому зарплата перетворюється з умов контракту на конкретні суми: кому скільки нараховано, скільки утримано податків, скільки лишилося до виплати. Проведений документ формує проводки — далі гроші йдуть уже через касу або банк.
Де шукати: Модулі → Кадровий облік → Регістри → Нарахування зарплати
Розбір на прикладі
У журналі — номер, коментар, дата і тип нарахування. За жовтень 2023 тут два документи: аванс №1 від 20/10/2023 і зарплата №2 від 31/10/2023. Розберемо аванс.
Нарахування №1 від 20.10.2023, період 01.10–20.10.2023, робочих днів у періоді 15, рахунок оплати праці 661, рахунок інших виплат 663. Праворуч тип нарахування — Аванс (друге положення — «Зарплата»).
Матриця «Співробітники» — по рядку на людину:
| Працівник | Ставка | Відпрацьовано | За окладом | Сума |
|---|---|---|---|---|
| ПР1 Ковальчук Ігор | 1.00 | 15 | 10 227.27 | 10 227.27 |
| ПР2 Мельник Андрій | 1.00 | 15 | 13 636.36 | 13 636.36 |
Унизу підсумки: всього нараховано 23 863.63 і єдиний соціальний внесок 5 250.00.
Правіше в матриці — колонки утримань: ПДФО, військовий збір, разом утримано, до виплати. Саме вони перетворюють нараховане на те, що людина отримає на руки.
Які проводки робить документ
Нарахування зарплати — це чотири різні події в обліку, і кожна лягає окремою парою рахунків. Ось проводка нашого прикладу:
| Дт | Кт | Сума | Що сталося |
|---|---|---|---|
| 921 | 661 | 23 863,63 | нараховано зарплату — витрати фірми виросли, борг перед працівниками теж |
| 661 | 6411 | 4 295,45 | утримано ПДФО (18%) — борг перед працівником зменшився, з'явився борг перед бюджетом |
| 661 | 642 | 357,96 | утримано військовий збір (1,5%) — так само |
| 921 | 651 | 5 250,00 | нараховано ЄСВ роботодавця (22%) |
Ключова різниця між третім і четвертим рядком: утримання беруть із зарплати працівника, а ЄСВ фірма платить понад неї. Тому ПДФО і збір дебетують 661 (зменшують те, що винні людині), а ЄСВ дебетує рахунок витрат — це додаткові гроші фірми, не працівника.
Порахувати «до виплати» можна прямо за проводкою: 23 863,63 − 4 295,45 − 357,96 = 19 210,22. Саме цю суму видадуть через касу або банк, і саме на неї закриється залишок 661.
Звідки беруться рахунки
- рахунок витрат (у прикладі 921) — «Фін. рахунок» класу працівника. Клас береться зі зміни умов, чинної на кінець періоду, а якщо в ній класу немає — з чинного в періоді контракту: затвердженого, з датою початку не пізніше кінця періоду й датою кінця не раніше його початку, з кількох — з найпізнішою датою початку (чернетка не враховується). Немає класу або в класі не заповнений рахунок — береться загальний «Рахунок витрат на працю» з «Використання фінансових рахунків». Тому адміністрація, виробництво і збут можуть лягати на різні рахунки — це задають класами;
- рахунок розрахунків із працівниками (661) — поле «Рахунок оплати праці» в шапці документа. Новий документ отримує його з «Використання фінансових рахунків», але проводка йде на той рахунок, що стоїть у документі: змінили його тут — змінилась і проводка;
- рахунки податків (у прикладі 6411, 642, 651; у новій компанії ПДФО — на 6413, бо 6411 звіт «Баланс» читає як податок на прибуток) — зі справочника ставок, рядок із датою не пізнішою за дату розрахунку. Ставки історичні: змінилися з нового року — старі документи перерахуються за старими.
За тими самими правилами рахунки витрат визначає й вікно вибору поля «Об'єкти»: об'єкти аналітики воно питає для тих рахунків, на які підуть проводки. Ставки податку на дату розрахунку немає — її рахунку в переліку не буде, а на відсутню ставку вкаже вже проведення.
Проводку взагалі не буде, якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» вимкнено генерацію для нарахування зарплати — документ проведеться, але сліду в бухгалтерії не лишить.
Аванс і зарплата
Перемикач типу — не формальність. Аванс — сума «Аванс» із контракту (або з чинної зміни умов); якщо її не задано — оклад за робочі дні періоду авансу. Зарплату — за місяць повністю, за вирахуванням авансу, НАРАХОВАНОГО затвердженими документами авансу за цей період (чи виплачений він насправді, розрахунок не перевіряє). Тому в матриці є окрема колонка «Нараховано авансу»: вона віднімається, щоб не заплатити двічі. Період зарплати — цілий місяць: якщо в рядках уже є суми, частину місяця система не прийме («Зарплата рахується за цілі місяці!»). Неповний місяць працівника задають днями в його рядку.
Ставки податків беруться зі справочника ставок, а те, які саме коди застосовувати, задає настройка розрахунку.
Типові ситуації
Оклад змінився серед періоду. Документ бере оклад останньої затвердженої зміни умов, чинної на КІНЕЦЬ періоду розрахунку, — не на дату розрахунку: підвищення з 1 вересня в розрахунок за серпень не потрапить, навіть якщо документ датовано вереснем. Див. зміну умов контракту.
Треба виплатити премію. Для цього в матриці є колонки «Премії і бонуси» та «Інші доплати».
Документ не проводиться: «Введіть об'єкт з типом …». Для рахунку оплати праці ввімкнено контроль аналітики, а в картках працівників не проставлені об'єкти. Заведіть об'єкт на кожного працівника (тип — той, якого вимагає правило контролю) і впишіть його в картку: далі система сама рознесе за ними і нарахування, і податки.
Документ не проводиться: «Ставку податків '…' не заведено». У настройці нарахування стоїть код, якого немає у справочнику ставок, або всі рядки цього коду мають дату пізнішу за дату розрахунку. Типово трапляється в компанії, створеній копіюванням: довідники переклали, а настройку — ні.
Після розрахунку вікно попереджає: «У налаштуванні нарахування зарплати не вказано коди ставок: ПДФО, Військовий збір — ці податки не утримуються!» У настройці нарахування порожні коди названих податків, і в матриці вони пораховані як 0. Попередження з'являється після «Заповнити матрицю», «Розрахувати по всіх», «Розрахувати» в рядку і правки рядка й нічого не блокує. Вкажіть коди там, куди воно відсилає (Кадровий облік → Налаштування → Налаштування нарахування зарплати), і розрахуйте знову. ПДФО й військовий збір, вписані в рядок руками, попередження не викликають.
Розрахунок треба переробити. Зніміть ОК: проводки відкотяться, документ знову стане чернеткою. Якщо за нарахуванням уже затверджено документ «Витрати з каси», ОК не зніметься — спершу зніміть ОК з нього.
Куди дивитися далі
- Ставки податків — відсотки, за якими рахуються утримання.
- Настройка нарахування — які податки застосовувати.
- Контракт — звідки береться оклад.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| PayrollCalc_OK | Затверджено (так/ні) |
| PayrollCalc_No | № |
| PayrollCalc_Comment | Коментар |
| PayrollCalc_Date | Дата |
| PayrollCalc_Type | Вид виплати: аванс чи зарплата |
| PayrollCalc_Period | Період |
| PayrollCalc_PeriodTo | Період — поле «Період до» |
| PayrollCalc_PayrollAccount | Рахунок оплати праці |
| PayrollCalc_OtherPayments | Рахунок інших виплат |
| PayrollCalc_Objects | Об'єкти |
| PayrollCalc_Days | Робочих днів у періоді |
| PayrollCalc_Total | Усього нараховано |
| PayrollCalc_ESV | Єдиний соціальний внесок |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| MNo | Номер позиції рядка |
| MEmployee | Працівник |
| MRate | Ставка |
| MName | Назва |
| MDays | Відпрацьовано днів |
| MSalary | За окладом |
| MBonuses | Премії і бонуси |
| MOther | Інші доплати |
| MIndexation | Індексація |
| MVacation | Відпускні |
| MHospitalBenefits | Лікарняні |
| MHospitalExpenses | Лікарняні за рахунок компанії |
| MFinancialAid | Матеріальна допомога |
| MSum | Сума |
| MIncomeTax | ПДФО |
| MMilitaryCollection | Військовий збір |
| MTotalWithheld | Усього утримано |
| MToBePaid | До виплати |
| MPaid | Погашене — виплачено затвердженими витратами з каси за цим рядком |
| MAdvance | Нараховано авансу — затвердженими документами авансу за період; у документі авансу — 0 |