Постачальник акт звірки взаємних розрахунків
Документ, який відправляють постачальнику: ось як ми бачимо наші розрахунки — звірте зі своїми даними. На відміну від інших звітів розділу, цей призначений не для внутрішнього читання, а для листування з контрагентом.
Де шукати: Модулі → Розрахунки з постачальниками → Звіти → Постачальник акт звірки взаємних розрахунків
Розбір на прикладі
Форма побудована так, як її звикли бачити бухгалтери. Угорі — період, назви обох сторін і місце під номер договору. Далі — фраза «Ми, що нижче підписалися…», і таблиця з двох половин:
- ліва — за нашими даними: заповнена системою;
- права — за даними постачальника: навмисно порожня, з пунктиром під запис. Її заповнює контрагент і повертає акт із своїми цифрами.
Перший рядок — сальдо початкове: 315 070,66 у кредиті. Це підсумок усіх проведених документів ДО початку періоду, тобто борг, з яким ми ввійшли в 2026 рік.
Далі йдуть рухи періоду, по одному рядку на документ:
- «Придбання» — рахунок постачальника, він збільшує борг і стоїть у кредиті. Кредит-нота постачальника — теж «Придбання», але з мінусом; рахунок типу «Готівка» стоїть і в кредиті, і в дебеті — його оплачено одразу; якщо в нього зараховано аванс, у дебеті лише частина, оплачена одразу (сума мінус зарахований аванс), — решту закрив аванс;
- «Сплата» — рядок платежу постачальнику за рахунком, він борг зменшує й стоїть у дебеті;
- «Передплата» — рядок платежу без рахунку, тобто аванс; теж у дебеті. Підпис береться із самого рядка платежу: аванс лишається «Передплатою» і після того, як його зарахують у рахунок, тож пізніші заліки акт за минулий період не змінюють.
Внизу — обороти за період і сальдо кінцеве, а під таблицею система формулює підсумок словами — по кожній валюті одне чисте сальдо: борг за рахунками й незарахований аванс тієї самої валюти згортаються, тож речення одне: заборгованість на користь постачальника (ми винні більше, ніж заплатили наперед), заборгованість на користь нашої фірми (аванс більший за борг) або переплата на користь нашої фірми (рахунки оплачено понад їхню суму). Коли в усіх валютах нуль — заборгованість відсутня. Завершують форму рядки для підписів обох сторін.
Валюти рознесені окремими блоками: якщо з постачальником є розрахунки в євро, буде свій рядок сальдо для EUR. Оплата й аванс у валюті, іншій, ніж валюта банку (постачальник у EUR, платимо гривнею), стоять у валюті рахунку чи аванса — тією сумою, яку записало проведення платежу.
Що варто знати
Постачальника вказати обов'язково. Акт складається з конкретним контрагентом; спроба запустити звіт із порожнім полем дасть повідомлення «Вкажіть постачальника!» (запит через API/MCP без постачальника отримує відмову «Поле «Постачальник» — обов'язкове!»).
У акт беруть тільки проведені документи. Чернетки не показуються — і правильно: показувати контрагенту неоформлений платіж немає сенсу.
Права половина — не помилка, а задум. Її залишають порожньою для контрагента. Якщо акт потрібен для внутрішнього аналізу, зручніші кредиторська заборгованість або відомість розрахунків.
Готовий акт друкують або вивантажують. У вікні результату — кнопки друку й вивантаження в XLSX: файл можна дооформити й надіслати.
Типові ситуації
Сальдо початкове не збігається з актом за минулий рік. Перевірте, чи не було проведено документи заднім числом уже після того, як минулий акт відправили: сальдо рахується на льоту, тому «історія» змінюється разом із документами.
Постачальник надіслав свої цифри — вони інші. Найчастіші причини: у нас проведено рахунок, якого немає в нього (або навпаки), різні дати одного й того ж платежу, або документ потрапив у сусідній період. Порівнювати зручно по номерах і датах — вони стоять у кожному рядку.
Потрібен акт за договором. Поле «за договором» у шапці залишається під ручне заповнення при оформленні документа.