Система

Модуль, у якому налаштовують не окрему ділянку роботи, а всю базу одразу. Решта модулів відповідає на питання «як вести склад» чи «як рахувати зарплату»; цей — на питання, які стоять над ними: скільки в базі компаній, з якого числа нумерувати документи, до якої дати можна правити минуле і хто має погодити рахунок, перш ніж його проведуть.

Звідси й особливість: об'єкти модуля майже не використовують безпосередньо. Їх налаштовують один раз при запуску бази, а потім згадують у двох випадках — коли щось треба заборонити (закрити період, вимагати погодження) або коли база росте (нова компанія, новий бот, новий шаблон листа).

Маршрут: від запуску бази до щоденних правил

Компанії — скільки юридичних осіб веде облік у цій базі
        ↓
Інформація про компанію — реквізити в кожному документі й друкованій формі
        ↓
Спільний доступ до регістрів — що беремо з головної компанії, а що своє
        ↓
Правила роботи: серії номерів · звітні періоди · правила затвердження
        ↓
Захист минулого: закриття внесення змін + історія корекцій записів операцій
        ↓
Зв'язок із зовнішнім світом: пошта · SMS · телеграм-боти · API синхронізації

Компанії — перелік юридичних осіб, кожна зі своїми документами, залишками й звітністю.
Інформація про компанію — одна картка на компанію: назва, адреса, банк, керівник. Саме її бачить клієнт у рахунку.
Спільний доступ до регістрів — щоб номенклатуру, контакти й одиниці не дублювати, а брати з головної компанії.
Серії номерів задають діапазони нумерації, звітні періоди позбавляють щоденного вбивання дат, правила затвердження вимагають, щоб документ вибраного реєстру затвердили, перш ніж він проведеться (порогу за сумою немає).
Закриття внесення змін відрізає правки заднім числом, а Історія корекцій записів операцій і однойменний звіт показують, що правили до закриття.
Канали назовні: Тексти листів і Відправка е-листів, SMS Сповіщення, Підключені Telegram-боти, Синхронізація через API.

Що важливо розуміти

Спільний доступ — це не копіювання, а посилання. Компанія бере довідник головної, а не отримує його копію: виправили назву товару в одному місці — вона змінилася скрізь. Тому вирішувати, що робити спільним, треба на старті: розчепити потім важче, ніж завести окремо.

Закриття періоду сильніше за домовленість. Настройка називає дату, до якої документи не можна провести, розпровести чи змінити так, щоб переписалась проводка, — і це єдиний спосіб не отримати «звіт здано, а цифри поїхали». Правку проведеної проводки на місці бачить Історія корекцій записів операцій, реєстр, який не можна ані відредагувати, ані видалити руками; але розпроведений документ видаляє свою проводку разом з її історією.

Правила затвердження зупиняють документ, а не людину. Поки правило не виконане, документ не проведеться: система знімає «ОК» і зберігає його чернеткою; це технічний стоп, а не нагадування, яке можна проігнорувати.

Серії номерів — про діапазони, а не про конфлікти. Без серії система дає документу номер, на одиницю більший за найбільший у реєстрі, і в кожній компанії бази веде свій лік — номери не конфліктують. Серія потрібна, коли номери мають іти діапазонами за періодами (наприклад, свій діапазон на кожен рік). Одна серія — один реєстр.

Налаштування користувача — не права доступу. Це робочі атрибути співробітника, які документи підхоплюють за логіном: відділ продажів і рахунок підзвітних грошей. Права живуть у картці користувача.

Вкладення можна зашифрувати. Службова операція проходить увесь каталог файлів сервера — вкладення й шаблони друкованих форм — і кладе поруч із кожним файлом зашифровану (або розшифровану) копію; оригінал лишається на диску. Напрямок задає настройка сервера, а не вікно, — це рішення на рівні бази, а не окремого документа.

З чого почати в новій базі

Компанії і інформація про компанію — хто ви й що піде в друковані форми.
Спільний доступ до регістрів — якщо компаній кілька, вирішити це до першого документа.
Одиниці вимірювання — базовий довідник, без якого не зберегти жоден товар; країни — за потреби, документи й картки їх поки не читають.
Серії номерів — до того, як пішли перші документи.
Звітні періоди, правила затвердження, закриття внесення змін — правила, які легше ввести відразу, ніж домовлятися потім.

Часті задачі

Треба	Куди йти
додати ще одну юридичну особу	Компанії
змінити реквізити у друкованих формах	Інформація про компанію
не дублювати довідники між компаніями	Спільний доступ до регістрів
задати нумерацію документів	Серії номерів
закрити період від правок	Закриття внесення змін
дізнатися, хто правив проводки	Історія корекцій записів операцій — реєстр і однойменний звіт
вимагати затвердження документа перед проведенням	Правила затвердження
надіслати рахунок клієнту поштою	Тексти листів + Відправка е-листів
підключити телеграм-бота	Telegram-боти для підключення → Підключені Telegram-боти
забирати товари, контакти й залишки з бази компанії-партнера (саму службу синхронізації в меню не виведено)	Синхронізація через API
прибрати місце, зайняте вкладеннями	Очищення файлів

Усі об'єкти модуля

Довідники: Компанії · Країни · Одиниці вимірювання · Серії номерів · Правила затвердження · Налаштування користувача · Тексти листів · Стандартні тексти · Підключені Telegram-боти

Журнали: Історія корекцій записів операцій

Налаштування: Інформація про компанію · Спільний доступ до регістрів · Звітні періоди · Закриття внесення змін · Налаштування таблиць часу · SMS Сповіщення · Telegram-боти для підключення · Синхронізація через API

Звіти: Історія корекцій записів операцій (звіт за однойменним реєстром) · Історія змін контакту

Службові операції: Відправка е-листів · Шифрування/розшифрування файлів · Очищення файлів · Очистка Телеграм · XLSX імпорт · XLSX експорт · Шифрування секретів інтеграцій (разово після оновлення) · Перебудова тексту пошуку без прихованих полів (разово після оновлення) · Оновлення тегів шаблонів замовлень (разово після оновлення)

Куди дивитися далі

Обслуговування бази даних — службові реєстри й важкі операції.
Фінанси — звітні періоди й закриття книг з іншого боку.
CRM — контакти, історію змін яких видно звітом цього модуля.