POS Налаштування
Це головний «пульт» касового режиму: тут система дізнається, якими способами оплати розраховується каса, на які фінансові рахунки лягають ці гроші, куди їх списувати під час інкасації та що касиру дозволено міняти в чеку.
Де шукати: Модулі → POS → Налаштування → POS Налаштування
Налаштування одне на всю фірму. Якщо магазинів кілька і кожен розраховується по-своєму, для окремої точки продажу заводять власну картку — POS Способи сплати. Способи оплати чека каса з такою карткою бере з неї цілком; звідси для неї беруться лише ті поля внесення й винесення готівки, фіскальної каси й рахунку інкасації, які в картці порожні.
Меню: Модулі → POS → Налаштування → POS Налаштування.
Розбір на прикладі
Ліва колонка — гроші, права — права касира.
POS готівка (ГГ) і POS термінал (T) — це не «готівка» і «картка» словами, а коди способів оплати з довідника «Спосіб оплати». Кожен код тягне за собою фінансовий рахунок: ГГ → «Готівка гривня» → рахунок 301, T → «Термінал» → рахунок 311. Саме тому продаж за готівку і продаж карткою потрапляють у різні місця балансу, хоча касир натискає сусідні кнопки.
POS інший спосіб оплати і POS оплата чеком — коди ще двох безготівкових способів: третього (наприклад, мобільна оплата) і оплати чеком. На демо вони порожні, тож кнопки цих способів у касі відмовлять: «Для цієї каси не задано інший спосіб оплати», «Для цієї каси не задано спосіб оплати чеком». Так само відмовлять готівка й термінал, якщо їхнє поле порожнє.
Умови сплати POS (P0 — «Готівка») підставляються в кожен чек: рахунок вважається оплаченим у день продажу, без відтермінування. Умова типу «Готівка» означає, що чек закриється лише повністю оплаченим. Ці ж умови разом із датою оплати отримує при закритті чек каси, у картці якої «Умови сплати POS» порожні, а в клієнта чека умов немає.
Фіскальна каса порожня — на демо-стенді ПРРО не підключений. Якщо тут указати код облікового запису Вчасно.Каса, кожен продаж у касовому режимі автоматично фіскалізується; як це налаштувати — окрема покрокова інструкція Вчасно.Каса.
Рахунок інкасації каси (333 — «Грошові кошти в дорозі») — куди піде готівка, коли її здадуть інкасатору. У проводці інкасації цей рахунок стоїть у дебеті, а рахунок POS-готівки (301) — у кредиті: гроші пішли з каси, але ще не дійшли до банку.
Праворуч — дозволи касиру, фільтри списку чеків і друк:
- Дозволити змінювати ціну і Дозволити змінювати знижку — чи може кожен на касі правити ціну та знижку в рядку чека. Вимкнено — правлять лише ті, у чиїй ролі є дія «Можливість змінювати ціну в POS» чи «Можливість змінювати знижку в POS»; решті поля в касі лише для читання, і сервер ціни й знижки з каси не приймає. Менеджер із такою дією може відкрити їх для одного рядка просто на касі — див. розділ «Підтвердження менеджера на касі» нижче.
- Показувати рахунки-фактури тільки за сьогодні — у списку чеків каси видно лише сьогоднішні.
- Показувати тільки незатверджені рахунки-фактури — лише непроведені (тобто незакриті) чеки.
- Показувати рахунки-фактури тільки свого відділу — касир бачить чеки свого відділу, а не всієї фірми.
- Друкувати чек при закритті — каса друкує чек одразу, щойно його закрито.
Унизу, на всю ширину вікна, — Текст унизу чека: рядки, якими закінчується друкований чек (подяка, умови повернення тощо).
Підтвердження менеджера на касі
Коли ціна чи знижка касиру закриті, менеджер може підтвердити одну зміну просто на касі — касиру не треба виходити з каси:
- Касир відкриває рядок чека (F7, вікно «Змінити товар») і натискає Підтвердження менеджера — поля ціни й знижок відкриваються.
- Касир уводить нову ціну чи знижку, менеджер — свій логін і PIN каси, касир натискає Редагувати.
- Зміна діє лише на цей рядок. Рядок памʼятає, який менеджер її підтвердив; якщо ціну потім змінять ще раз без підтвердження, позначку буде знято.
PIN каси — не пароль входу. Його задають у картці користувача менеджера — поля «PIN каси» і «Повторіть PIN каси», від 6 до 12 цифр, — а пароль входу каса не приймає зовсім: PIN, підглянутий через плече, відкриває підтвердження на касі, а не бекофіс. Менеджеру потрібна та сама дія ролі, що й касиру («Можливість змінювати ціну в POS», «Можливість змінювати знижку в POS»), у фірмі, де працює каса.
Після 5 невдалих спроб каса на 15 хвилин перестає приймати підтвердження; після 20 невдалих спроб для одного менеджера — з будь-яких кас — цей менеджер 15 хвилин не може підтверджувати ніде. Вхід у бекофіс це не зачіпає.
Звідки беруться дані
| Поле | Довідник, з якого обирається | Що з ним робить система |
|---|---|---|
| POS готівка, POS термінал, POS інший спосіб оплати, POS оплата чеком | матриця «Спосіб оплати» (код → рахунок) | підставляє спосіб оплати в чек і бере рахунок для проводки |
| Умови сплати POS | Умови оплати | рахує дату оплати чека |
| Фіскальна каса | Акаунти Вчасно.Каса (лише незакриті) | фіскалізує чеки, зміни та операції з готівкою |
| Рахунок інкасації каси | План рахунків | дебет проводки інкасації |
Правило перекриття. Система спершу шукає картку точки продажу в POS Способи сплати за логіном каси. Картки немає — усе береться звідси. Картка є — способи оплати чека беруться з неї цілком: порожнє поле картки звідси не підставляється, і кнопка такого способу в касі відмовить. Внесення й винесення готівки (і виїмка при закритті зміни), фіскальна каса, рахунок інкасації та умови оплати чека при закритті беруться за полем: порожнє в картці — звідси. Тобто це налаштування — «загальні правила мережі», а картка точки — «виняток для конкретного магазину».
Кілька терміналів на одній касі (додаткові коди способу) задають лише в картці точки — тут таблиці немає: POS Способи сплати.
Параметри
| Поле | Опис |
|---|---|
| POS готівка | Код способу оплати для готівкових розрахунків каси. Через нього визначається рахунок готівки і сума, що підлягає інкасації. |
| POS термінал | Код способу оплати для розрахунків карткою. Гроші вважаються такими, що вже в банку, — інкасації не підлягають. |
| POS інший спосіб оплати | Код третього безготівкового способу (наприклад, мобільної оплати). Інкасації не підлягає. |
| POS оплата чеком | Код способу для оплати чеком. Інкасації не підлягає. |
| Умови сплати POS | Код умов оплати, який підставляється в чек. |
| Фіскальна каса | Код облікового запису Вчасно.Каса, який фіскалізує продажі цієї фірми. |
| Рахунок інкасації каси | Рахунок, на який переносять готівку при інкасації. Якщо не заповнений ні тут, ні в картці точки, проводка інкасації створюється «сама в себе» (дебет = кредит), тобто нічого не переносить. |
| POS Дозволити змінювати ціну | Дозволяє кожному на касі правити ціну в рядку чека. Вимкнено — лише ролям із дією «Можливість змінювати ціну в POS» або в одному рядку з підтвердженням менеджера. |
| POS Дозволити змінювати знижку | Дозволяє кожному на касі правити знижку (відсоток і фіксовану) в рядку чека. Вимкнено — лише ролям із дією «Можливість змінювати знижку в POS» або в одному рядку з підтвердженням менеджера. |
| POS Показувати рахунки-фактури тільки за сьогодні | Обмежує список чеків у касі поточним днем. |
| POS Показувати тільки незатверджені рахунки-фактури | Показує лише непроведені чеки. |
| POS Показувати рахунки-фактури тільки свого відділу | Обмежує список чеків відділом касира. |
| POS Друкувати чек при закритті | Каса друкує чек одразу після закриття. |
| POS Текст унизу чека | Рядки в кінці друкованого чека. |
Типові ситуації
Каса не проводить оплату готівкою. Порожній «POS готівка» (тут або, якщо в точки є картка, у картці) — кнопка готівки відмовить одразу: «Для цієї каси не задано спосіб оплати готівкою». У способі оплати немає рахунку — система не знає, куди подіти гроші, і зупиняє операцію повідомленням «Вкажіть рахунок способу оплати». Так само з терміналом, іншим способом і чеком.
Інкасація не переносить гроші. Якщо рахунок інкасації порожній і тут, і в картці точки, документ інкасації створиться, а проводка буде «301 на 301» — сума нікуди не поїде. Заповніть рахунок інкасації.
У двох магазинів різні банки. Заводьте на кожну точку продажу свою картку в POS Способи сплати — там же вказуються власні коди способів оплати і власний рахунок інкасації.
Касир виправляє ціни. Зніміть «Дозволити змінювати ціну» і «Дозволити змінювати знижку»: тоді новий рядок чека отримує ціну з прейскуранта, рядок, уже збережений у чеку, — лишає свою, і касир її не перебʼє. Тим, кому ціну на касі міняти можна (наприклад, бухгалтеру чи менеджеру), дайте в ролі дію «Можливість змінювати ціну в POS» — діє роль того, під ким працює каса: касира, що увійшов, або входу каси.
Менеджер уводить правильний PIN, а каса відповідає «Невірний логін або PIN». Перевірте, що в картці користувача менеджера задано PIN каси: пароль входу на касі не діє. Якщо каса пише «Забагато невдалих спроб», зачекайте 15 хвилин.
Поруч
- POS Способи сплати — те саме, але для конкретної точки продажу
- POS Кнопки — що касир бачить на екрані
- POS Інкасація — документ, який використовує рахунок інкасації
- Вчасно.Каса — фіскалізація чеків (ПРРО)