Перейти до змісту

Порівняння інвентаризації

Порахували склад, отримали різниці — далі їх треба оформити документами: те, чого не вистачає, списати, а надлишки оприбуткувати. Робити це руками по кожній позиції довго й помилково.

Де шукати: Модулі → Склад → Служби → Порівняння інвентаризації

Ця служба бере результат інвентаризації, звіряє з обліковим залишком і сама створює документи на різниці: надходження на надлишки й списання на нестачі — зі зв'язками на інвентаризацію-джерело, щоб у дереві документів було видно, звідки вони взялися.

⚠️ Це не звіт. Служба змінює дані: після запуску в базі з'являються нові документи, і вони одразу проведені — залишки змінюються, проводки йдуть на рахунки «Надлишок тов. по інвент.» і «Нестача тов. по інвент.» з використання фінансових рахунків (вкладка «Склад») — і для серійних товарів так само. Виняток — списання, у якому якогось товару зараз на складі менше, ніж треба списати, а для серійного товару — ще й рядок без серійного номера чи менше серій на складі, ніж треба списати: таке списання лишається непроведеним, а служба надсилає повідомлення «Не всі товари є в наявності на складі. Перевірте списання …». Подивитися різниці, нічого не створюючи, можна однойменним звітом — у нього ті самі поля відбору (відмінність — нижче, у «Спершу подивитись»).

Розбір на прикладі

Вікно служби

Верхня частина — звичайний відбір: товар, склад, бренди, групи, класифікація і дата, на яку порівнюють. Склад і дата обовʼязкові («Необхідно вказати склад», «Необхідно вказати дату»), а якщо у використанні фінансових рахунків не заповнено хоч один із двох рахунків інвентаризації, служба відмовить ще до порівняння, назвавши поле, яке треба заповнити.

Два перемикачі нижче — те, заради чого варто читати це вікно уважно.

«Якщо товару нема в інвентаризації на вказану дату» — що робити з позицією, яку не порахували:

  • товарів на складі 0 — вважати, що її фізично немає, і списати весь обліковий залишок;
  • товар не пораховано (пропустити товар) — не чіпати; саме цей варіант стоїть за замовчуванням.

Різниця між ними величезна. При вибірковій інвентаризації (рахували лише два стелажі) перший варіант списав би весь інший склад. Перемикайте його тільки тоді, коли рахували склад повністю.

«Спосіб сортування» — за кодом, назвою чи групою; впливає лише на порядок рядків у створених документах.

Типові ситуації

Повна інвентаризація складу. Порахували все, різниці підтверджені — запускаєте службу й отримуєте готові документи списання та оприбуткування.

Вибіркова перевірка. Обов'язково залишайте «товар не пораховано (пропустити товар)», інакше система спише все, чого не було у відомості.

Спершу подивитись. Перед запуском відкрийте звіт порівняння з тими самими фільтрами: він покаже ті самі різниці, але нічого не створить. Одна відмінність: звіт не враховує надходжень і списань, у яких «Дата інвент.» — дата порівняння (служба їх враховує), тож після першого запуску служби звіт і далі показує вже закриті різниці.

Запустили вдруге на ту саму дату. Проведені документи першого запуску вже враховано (у них «Дата інвент.» — дата порівняння), тож на ті самі різниці нових документів не буде. Непроведене списання залишку не змінює: проведіть або видаліть його перед повторним запуском, інакше з'явиться ще одне.

Що показує вікно після запуску. Лише «Операція успішно завершена!» — підсумку служба не дає. Створені документи шукайте за коментарем «За результатом інвентаризації» з датою порівняння.

Куди дивитися далі