Розрахунки з постачальниками

Дзеркало розрахунків з клієнтами: там рахують, скільки винні нам, тут — скільки винні ми. Ті самі три кроки, лише в інший бік: вхідний рахунок створює борг, платіж його закриває, різниця між ними — кредиторська заборгованість.

Важлива межа, яку плутають найчастіше: надходження ставить товар на баланс, але боргу перед постачальником не створює. Борг створює вхідний рахунок. Тому товар на складі без рахунку — нормальна ситуація (невідфактурована поставка), і саме її показує залишок на рахунку закупівлі.

Маршрут: від рахунку постачальника до оплати

Постачальник виставив рахунок → борг (Кт 631) + витрати або запаси
                                        ↓
                          Платіж постачальнику → борг закривається

1. Рахунок-фактура постачальника — прийшов документ. Він знімає залишок «товар без рахунку» й переводить борг на конкретного постачальника. Якщо купували не товар, а послугу, рядки лягають одразу на рахунки витрат.
2. Отримана податкова накладна (меню «Отримані ПН») — підтверджує податковий кредит, який уже нарахували рахунок або аванс: проведення переносить ПДВ з непідтвердженого кредиту на розрахунки з ПДВ.
3. Платіж постачальнику — заплатили. Як і в клієнтів, платіж прив'язується рядками: одним документом можна закрити кілька рахунків.
4. Незакритий залишок і є кредиторська заборгованість — звіти «Кредиторська заборгованість» і «Історичний аналіз кредиторської заборгованості».

Окремий випадок: якщо куплене — основний засіб, з рахунку постачальника його створює служба «Створення ОЗ», і далі об'єкт живе в модулі основних засобів.

Що важливо розуміти

Передоплата постачальнику — актив, а не витрата. Заплатили наперед — гроші пішли, але товару ще немає; сума висить як аванс, поки не прийде рахунок. За яким курсом валютний аванс зараховується в рахунок, задає «Налаштування передоплат», долю кожного авансу показує «Історія передоплат постачальника».

Умови оплати — це строк, з якого рахується прострочення. Ті самі умови, що й у продажах, лише застосовані до нашого боргу. З них будується «Історичний аналіз кредиторської заборгованості» — коли і кому платити першими; інтервали для нього задає «Налаштування історичного аналізу кредиторської заборгованості».

Курсові різниці рахуються при закритті. Рахунок у валюті пам'ятає свій курс, платіж — свій; різницю система відносить на курсові рахунки сама.

Звірка з постачальником — окремий документ, а не звіт «на око». Акт звірки (меню «Постачальник акт звірки взаємних розрахунків») збирає всі рахунки й платежі періоду в один список, за яким сторони й домовляються.

З чого почати в новій базі

1. Контакти — постачальники; за потреби «Категорії постачальників» — для групування і рахунку обліку розрахунків.
2. Умови оплати і «Спосіб оплати» — строки й рахунки грошей.
3. Налаштування передоплат — якщо платите валютні аванси; Налаштування рахунків постачальників — суму рядка рахунку вводять з ПДВ чи без.
4. Перший вхідний рахунок — кредиторка почала жити.

Часті задачі

Треба	Куди йти
побачити, кому і скільки ми винні	Кредиторська заборгованість
зрозуміти, які борги горять	Історичний аналіз кредиторської заборгованості
звірити розрахунки з постачальником	Постачальник акт звірки взаємних розрахунків
подивитися всі рахунки постачальників за період	Звіт за рахунками-фактурами постачальника
побачити рух розрахунків за період: борг на початок, оборот, кінець	Відомість за розрахунками з постачальниками
зібрати все про постачальника	Інформація про постачальника
дізнатися, що сталося з конкретним рахунком: оплати, аванси, залишок боргу	Статус рахунку-фактури постачальника
перетворити покупку на основний засіб	Створення ОЗ

Усі об'єкти модуля

Регістри — документи: Рахунки-фактури постачальника · Платежі постачальникам · Отримані ПН

Регістри — довідники: Контакти · Категорії постачальників · Умови оплати · Товари/Послуги · Одиниці вимірювання

Налаштування: Спосіб оплати · Налаштування передоплат · Налаштування історичного аналізу кредиторської заборгованості · Налаштування рахунків постачальників

Звіти: Звіт за рахунками-фактурами постачальника · Кредиторська заборгованість · Історичний аналіз кредиторської заборгованості · Постачальник акт звірки взаємних розрахунків · Журнал платежів постачальників · Відомість за розрахунками з постачальниками · Інформація про постачальника · Статус рахунку-фактури постачальника · Історія передоплат постачальника

Служби: Створення ОЗ · XLSX імпорт · XLSX експорт

Куди дивитися далі

• Замовлення постачальникам — те, що ще не приїхало.
• Склад — куди лягає куплений товар.
• Розрахунки з клієнтами — дзеркальний модуль.
• Основні засоби — якщо купували не товар, а обладнання.