Перейти до змісту

Оренда

Прокат ламає головне припущення складського обліку: товар не йде назавжди, а повертається — тим самим апаратом із тим самим серійним номером, тільки зношеним. «Десять перфораторів на складі» тут нічого не означає: клієнту видали конкретний ГЕН-5000 із номером GEN-001, і повернутися має саме він.

Тому модуль веде не кількість, а одиниці: у кожної своя картка, свій статус, свій лічильник мотогодин і своя історія. Продаж закінчується відвантаженням, оренда відвантаженням тільки починається.

Маршрут: цикл прокату

Об'єкт оренди (картка одиниці) ──► Трансферт пулу: вхід у парк
        ↓
Замовлення на оренду (заявка клієнта)
        ↓
Договір оренди (строк, ціна, періодичність рахунків, ТО)
        ↓
Акт видачі → статус RENTED, показання лічильника, відлік напрацювання
        ↓
Записи показань · автовиставлення рахунків за періодами
        ↓
Акт повернення → стан техніки і рішення: знову в оренду · ремонт
  1. Об'єкт оренди — картка одиниці: серійний номер, статус, лічильник. У парк вона входить трансфертом пулу, ним же й виходить — у ремонт або на списання.
  2. Замовлення на оренду — заявка: «генератор і вишка з понеділка на два тижні». Нічого не списує й не проводить, його справа — перетворитися на договір.
  3. Договір оренди — центр модуля: які об'єкти, на який строк, за якою ціною, як часто виставляти рахунки і що з обслуговуванням. Він же відповідає на головне питання прокату — чим техніка зайнята і до якого числа.
  4. Акт видачі — момент, коли техніка фізично поїхала: статус об'єктів стає RENTED, знімаються показання лічильників.
  5. Акт повернення — дзеркало видачі, але з рішенням: у якому стані приїхала техніка й куди піде далі — знову в оренду (AVAILABLE) чи в ремонт (MAINTENANCE). Списання — не наслідок повернення, а окреме рішення: трансферт пулу з причиною списання.
  6. Гроші й обслуговування ведуть служби: «Авто-виставлення рахунків» проходить по активних договорах і виставляє рахунки за насталі періоди, «Перевірка ТО» переводить одиниці, яким настав строк ТО, у статус MAINTENANCE, ставить задачу в календар і, якщо так задано в налаштуванні, створює сервісне замовлення чи таблицю робіт. Самі вони не запускаються: їх запускають вручну або ставлять за розкладом, наприклад щодня.

Що важливо розуміти

Статуси змінюють документи, а не люди. AVAILABLE — вільний, RENTED — у клієнта; у ці стани об'єкт переводять акти видачі й повернення. Спроба «поправити статус руками» — вірна ознака того, що акт не проведений, і за пів дня парк розійдеться з реальністю.

Напрацювання — не час, а робота. Генератор, який тиждень простояв на об'єкті, і генератор, який цей тиждень працював без зупину, з погляду ТО різні. Тому в актах знімають показання лічильників, а записи показань рахують різницю між ними. Вимкніть «Використовувати лічильники» в «Налаштуваннях оренди» — акти залишаться, мотогодини зникнуть.

Календар бронювань живе на ресурсах. Щоб два менеджери не пообіцяли одну вишку двом клієнтам, під кожен об'єкт має існувати ресурс. Створюється він сам при збереженні нової картки — але тільки якщо в налаштуванні заданий тип ресурсу; це найчастіша причина «техніки немає в календарі». Пропущені ресурси дозаведе служба «Синхронізація ресурсів».

Довга оренда оплачується періодами, а не разом. Графік рахунків стоїть у договорі, а виставляє їх служба — руками це робота на кожен день і джерело забутих періодів.

Тип договору — поки лише позначка. OUTGOING — здаємо ми, INCOMING — орендуємо ми. Але й за INCOMING кнопки договору й служба виставляють ті самі рахунки-фактури клієнту, а акти так само переводять наші об'єкти в RENTED: окремого обліку вхідної оренди модуль не веде, рахунок орендодавця заводять у розрахунках з постачальниками.

З чого почати в новій базі

  1. Налаштування оренди — чотири поля, і насамперед тип ресурсу, інакше календар залишиться порожнім.
  2. Локації оренди — база, сервісна дільниця, об'єкти замовників.
  3. Типи станів — щоб приймальники описували техніку однаковими словами.
  4. Об'єкти оренди — по картці на одиницю, із серійним номером і типом лічильника.
  5. Трансферти пулу — ввести парк у роботу; далі перше замовлення й договір.

Часті задачі

Треба Куди йти
завести нову одиницю техніки Об'єкти оренди + Трансферти пулу
прийняти заявку клієнта Замовлення на оренду
оформити домовленість Договори оренди
видати техніку Акти видачі
прийняти техніку назад Акти повернення
побачити, що зараз у клієнтів Статус договорів оренди
виставити рахунки за оренду Авто-виставлення рахунків
знайти техніку, якій пора на ТО Перевірка ТО
відправити одиницю в ремонт чи списати Трансферти пулу — вихід із парку
полагодити порожній календар Синхронізація ресурсів

Усі об'єкти модуля

Регістри — документи: Замовлення на оренду · Договори оренди · Акти видачі · Акти повернення · Трансферти пулу · Записи показань

Регістри — довідники: Об'єкти оренди · Локації оренди

Налаштування: Налаштування оренди · Типи станів

Звіти: Статус договорів оренди

Служби: Синхронізація ресурсів · Авто-виставлення рахунків · Перевірка ТО

Куди дивитися далі