Перейти до змісту

Відкриті рахунки-фактури

Вітрина дебіторки: тут лежать рахунки клієнтів, за якими ще не заплатили. Записи веде система — їх пишуть проведення рахунків, кредит-нот і платежів. Створити рядок у вікні не можна, а змінити чи видалити наявний може лише роль із дією «Можливість змінювати відкриті рахунки-фактури, передоплати та історії платежів».

Де шукати: Модулі → Обслуговування бази даних → Регістри → Відкриті рахунки-фактури

Розбір на прикладі

Непогашені рахунки

Кожен рядок — рахунок і скільки за ним лишилося: номер, клієнт, залишок і термін оплати. Це не копія рахунку, а його борговий залишок: сума в рядку зменшується з кожним платежем.

Як запис з'являється і зникає

  1. Рахунок провели — з'явився рядок на суму, яку ще треба отримати: підсумок рахунку мінус оплата в касі при продажу і мінус передоплати, зараховані в самому рахунку. Якщо рядок на цей номер уже є, сума додається до нього.
  2. Клієнт заплатив частину — система зменшила залишок і записала подію в історію платежів.
  3. Заплатив решту — рядок зник із реєстру. Рядок видаляється, коли залишок у валюті рахунку стає рівно нулем.
  4. Платіж скасували — рядок повернувся з відновленою сумою.

Залишок зменшує і кредит-нота до рахунку: вона зменшує рядок або закриває його зовсім, а якщо рядка вже немає (рахунок оплачено чи він готівковий) — заводить рядок із мінусом. Зняття проведення кредит-ноти повертає її суму в рядок рахунку. Зняття проведення самого рахунку рядок видаляє.

Рядка не буде зовсім, якщо за рахунком нічого не винні: в умові оплати тип «Готівка», підсумок рахунку нульовий або рахунок цілком оплатили при продажу чи передоплатою.

Тому непорожній реєстр і є відповіддю на питання «скільки нам винні»: не треба перебирати рахунки й віднімати оплати.

Навіщо окремий реєстр, якщо є рахунки

Тому що питання різні. Реєстр рахунків відповідає «що ми виставили», цей — «що з того не закрито». На великих базах різниця відчутна: борги — це десятки рядків, а рахунки — десятки тисяч.

Ще одна причина — швидкість. Цю вітрину читають звіти «Неоплачені рахунки-фактури» (без «На дату»; з датою звіт рахує борг на неї заново з рахунків і платежів) і «Платіжний календар», плитки «Прострочення за моїми рахунками» і «Прострочена дебіторська заборгованість», список рахунків (за нею він фарбує неоплачені рахунки), а ще платіж: з неї він бере залишок рахунку в рядок і її ж зменшує при проведенні.

Звіти «Дебіторська заборгованість» і «Історичний аналіз дебіторської заборгованості» цю вітрину не читають: вони рахують борг заново з рахунків і платежів. Нагадувань про оплату система не надсилає.

Типові ситуації

Рахунок оплачений, а рядок лишився. Перевірте, чи проведений платіж: непроведений документ нічого не зменшує.

Рахунок проведений, а рядка немає. Перевірте умову оплати рахунку: за умовою з типом «Готівка» борг не заводиться. Рядка немає і тоді, коли рахунок оплатили в касі при продажу або цілком закрили передоплатою.

Сума в рядку більша за очікувану. Дивіться історію платежів — там видно кожну оплату за цим рахунком.

Залишок відʼємний. Клієнт заплатив більше, ніж був винен, або кредит-ноту провели до вже оплаченого рахунку: рядок не зникає, а лишається з мінусом — тепер це ви винні клієнту. Платіж за рахунком, якого в реєстрі вже немає, не збережеться: система відповість, що рахунок закрито або не знайдено. Щоб переплата не проводилась, увімкніть «Заборонити переплату по рахунку-фактурі» у «Використання фінансових рахунків», вкладка «Дебітори»: платіж чи кредит-нота на суму, більшу за залишок, тоді не проведеться.

У списку і в картці різні суми. Колонка «Сума» у списку — залишок у валюті рахунку. У картці поле «Сума» — той самий залишок в основній валюті, а залишок у валюті рахунку — у полі «Сума в валюті». Для рахунку в основній валюті числа збігаються.

Рядок зник, а гроші не прийшли. Швидше за все, рахунок закрили не платежем, а кредит-нотою. Рядок зникає і тоді, коли з рахунку зняли проведення або рядок видалила роль із дією «Можливість змінювати відкриті рахунки-фактури, передоплати та історії платежів». Передоплата сама рядка не прибирає: її зараховують у рахунку до проведення, і рядок одразу заводиться меншим або не заводиться зовсім (шукайте передоплату).

Клієнт попередив, що заплатить пізніше. Строк у рахунку не міняйте — меню вікна рахунку → «Очікувана дата оплати…» і дата, коли чекаєте гроші. Платіжний календар поставить рахунок на неї, а прострочка й далі рахуватиметься від договірного строку (Очікувані дати оплати).

Куди дивитися далі