Перейти до змісту

Замовлення на оренду

Клієнт телефонує: «потрібен генератор і вишка з понеділка на два тижні». До підписання договору ще далеко, але техніку треба підібрати, ціну — порахувати, а домовленість — зафіксувати. Для цього і є замовлення на оренду.

Де шукати: Модулі → Оренда → Регістри → Замовлення на оренду

Це не документ обліку: він нічого не списує й не проводить у бухгалтерію. Його завдання — зібрати заявку й перетворитися на договір.

Розбір на прикладі

Журнал замовлень на оренду

У журналі — номер, дата, статус, клієнт, період оренди і менеджер. Тут одне замовлення — №1, його й розберемо.

Замовлення на оренду

Замовлення №1 від 14.08.2026 для клієнта C0001: оренда з 17.08 по 31.08, валюта UAH, статус CONFIRMED.

У рядках — два об'єкти оренди:

Об'єкт Серійний № Старт Кінець Ціна/день Ціна за період
ГЕН-5000 GEN-001 17/08/2026 31/08/2026 750.00 11 250.00
ВИШКА-6 TOW-001 17/08/2026 31/08/2026 400.00 6 000.00

Разом 17 250 ₴. Кожен рядок має власні дати: техніку можна віддати не всю одночасно.

У шапці праворуч видно поле Угода зі значенням 3 — це номер договору, який зробили з цього замовлення.

Що перевіряє система

При збереженні:

  • клієнт, дата початку і дата кінця обов'язкові, кінець не може бути раніше початку;
  • хоча б один рядок;
  • об'єкт оренди має існувати в довіднику, а серійний номер не повторюватись у межах документа;
  • код ПДВ шапки й рядків має бути в довіднику ставок;
  • у документа в базовій валюті курс може бути лише 1, а підтвердити (ОК) замовлення в іншій валюті без курсу не можна.

Статуси: DRAFT (чернетка) і CONFIRMED (підтверджено) — статус іде за галочкою ОК, і при першому записі теж: стоїть — CONFIRMED, знята — DRAFT; або CANCELLED, якого галочка не перемикає. Окремого статусу «перетворено на договір» немає: про договір каже поле «Угода» з його номером.

Перетворення на договір

Пункт меню замовлення «Конвертувати в договір» (замовлення має бути збережене) переносить у договір усе: клієнта, період, валюту й курси, прейскурант, умови оплати, менеджера, код ПДВ, коментар, підсумки і всі рядки з цінами. Договір з'являється в статусі DRAFT — його ще можна виправити перед активацією.

Одночасно система:

  • проставляє в замовленні номер договору (поле «Угода»);
  • зв'язує обидва документи в дереві зв'язків — з договору видно замовлення і навпаки.

Після цього зняти ОК із замовлення й видалити замовлення не вийде: система скаже, що з нього вже зроблено договір, і запропонує спершу видалити договір. Це захист від розбіжності між заявкою і чинним договором. Повторну конвертацію система не зупиняє: поки перший договір не проведено, вона створить ще один, і «Угода» отримає номер нового.

Типові ситуації

Клієнт передумав до підписання. Техніка й так не бронюється. Статус CANCELLED у вікні не поставити: поле «Статус» лише для читання, окремої дії немає. Замовлення без ОК і без договору можна просто видалити.

Потрібні ще об'єкти в тому ж договорі. Якщо договір ще не створено — дописуйте рядки в замовлення (у підтвердженого замовлення рядки закриті — спершу зніміть ОК). Якщо створено — правити треба сам договір.

Техніка зайнята на ці дати. Замовлення її не бронює: бронювання з'являється разом із договором. Перевіряйте зайнятість за статусом об'єкта і календарем ресурсів.

Куди дивитися далі

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Змінна Що підставляється
RO_No №
RO_Date Дата
RO_Status Статус
RO_Cust_Code Клієнт
RO_Cust_Name Назва
RO_VAT_Code ПДВ
RO_Start_Date Старт
RO_End_Date Кінець
RO_Manager Менеджер
RO_Location Склад
RO_Pay_Terms Умови оплати
RO_Currency Валюта
RO_Price_List Прейскурант
RO_Comment Коментар
RO_Agreement_No Угода
RO_Rate Курс
RO_VAT Усього ПДВ
RO_Subtotal Підітог
RO_Total Усього
RO_Contact Контакт
RO_Phone Телефон
RO_Email Email

Поля рядків:

Змінна Що підставляється
RO_Obj_No Номер позиції рядка
RO_Obj_Code Об'єкт оренди
RO_Obj_Name Назва
RO_Obj_Serial Серійний №
RO_Obj_Start Старт
RO_Obj_End Кінець
RO_Obj_Price_Day Ціна/день
RO_Obj_Price_Period Ціна за період
RO_Obj_VAT_Code Код ПДВ
RO_Obj_VAT ПДВ
RO_Obj_Comment Коментар
RO_Obj_Item Товар

Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника: