Статуси документа і значки в списку
Слово «статус» у системі означає три різні речі, і плутанина між ними — звична справа. Є позначка «ОК»: проведений документ чи це ще чернетка. Є колонка «Статуси» зі значками — вона показує не сам документ, а що за ним уже зробили далі. І є статус замовлення обслуговування, який майстер перемикає руками.
Ця стаття про перші дві: їх видно в списку будь-якого документа, і саме про них питають, побачивши кольорові значки та червоний знак оклику.
Позначка «ОК» — проведений чи чернетка
У списку це колонка «ОК» з галочкою. Стоїть — документ проведено: товар списано чи оприбутковано, проводки зроблено, борг пораховано. Порожньо — чернетка: він існує, його видно, але на облік він ще не впливає.
Звідси просте правило читання списку: рядки без галочки у звіти не потрапляють і на залишки не впливають. «Документ є, а у звіті його немає» найчастіше пояснюється саме цим.
Як зняти позначку і повернути документ у роботу — Як повернути документ у редагування.
Колонка «Статуси»
Така колонка є у двох списках — «Рахунки клієнтам» і «Замовлення постачальникам». В інших реєстрах її немає: вона відповідає на питання, яке має сенс лише для замовлення, — що з обіцяного вже виконано.
Чотири значки йдуть зліва направо, кожен про свій етап угоди:
| Значок | У рахунках клієнтам | У замовленнях постачальникам |
|---|---|---|
| Візок | відвантаження | надходження на склад |
| Аркуш документа | рахунок-фактура | рахунок постачальника |
| Вантажівка | експрес-накладна | розмитнення та дод. витрати |
| Символ валюти | оплата | оплата |
Колір усіх чотирьох читається однаково:
| Колір | Що означає |
|---|---|
| Світло-сірий | документа такого роду за замовленням немає |
| Темно-сірий | документ створено, але не проведено (у рахунках клієнтам — і після повернення чи кредит-ноти, див. нижче) |
| Помаранчевий | зроблено частково: відвантажено, виставлено чи оплачено лише частину |
| Зелений | закрито повністю |
Так рядок списку замінює собою звіт: зелений візок і зелена гривня означають «відвантажено й оплачено», сірий візок при зеленому аркуші — «рахунок виставили, а товар ще не віддали».
Оплата рахується суворіше за решту: зеленою валюта стає, коли всі платежі проведено і їхня сума зійшлася з сумою замовлення. Проведено платіж на меншу суму — колір лишиться помаранчевим, навіть якщо платіж один і він «правильний». Виняток у рахунках клієнтам: якщо за замовленням проведено рахунок-фактуру з умовою оплати типу «Готівка», валюта зелена одразу.
Червоний знак оклику
П'ятий значок з'являється не завжди. Червоний знак оклику в кінці колонки означає: за цим замовленням є незакрита передоплата — клієнт заплатив наперед, а зарахувати аванс ще нема куди, рахунку-фактури на цю суму немає. У замовленнях постачальникам той самий знак означає зворотне: наперед заплатили ми, а рахунку постачальника на цю суму ще немає.
Це не помилка і не попередження про прострочення. Це нагадування: гроші від клієнта в системі висять авансом. Щойно за замовленням виставлять рахунок-фактуру на відповідну суму, передоплата закриється, і знак зникне сам. Усі такі аванси клієнтів зібрані в реєстрі «Відкриті передоплати клієнта».
На кадрі вище знак стоїть у замовлення № 20 клієнта C0013 на 1 580.00 — за ним отримано передоплату, а рахунку-фактури ще немає.
Зворотне не є правдою: аванс без знака теж буває. Якщо платіж прийнято «взагалі від клієнта», без посилання на конкретне замовлення, позначати його системі ніде — такий аванс видно лише в реєстрі передоплат.
Що статусами не є
Позначка «Закрито» в картці замовлення — рішення людини, а не розрахунок системи: замовлення далі виконуватися не буде. Її ставлять, коли клієнт відмовився від залишку або закупівлю вирішили не довозити. На значки вона не впливає.
Позначка «Зарезервовано» — тримає товар під цього клієнта, щоб його не продали в іншому замовленні. До виконання замовлення стосунку не має.
Статуси замовлення обслуговування — «На діагностиці», «На узгодженні», «В ремонті», «Готове» — перемикає майстер вручну по ходу ремонту. Вони описані в окремій статті: Замовлення на обслуговування.
Якщо значки показують не те
Значки — величина розрахункова: система виводить їх із документів-продовжень щоразу, коли ви відкриваєте список. Тому розбіжність майже завжди означає не «зламаний статус», а несподіваний документ поруч:
- помаранчевий замість зеленого — за одним із рядків відвантажено чи виставлено менше, ніж замовлено; загляньте у пов'язані документи;
- темно-сірий при готовому відвантаженні — відвантаження створено, але не проведено (немає «ОК»);
- посірів після зеленого (рахунки клієнтам) — з'явилося проведене повернення від клієнта або кредит-нота: система рахує за сальдо, повернення зменшує виконану кількість, і візок чи аркуш стає темно-сірим, хоча документи проведені (аркуш, з якого кредит-нота зняла все, — світло-сірим).
Якщо ж ви впевнені, що документи в порядку, а рядок замовлення виглядає відкритим, — статус замовлення міг відстати після імпорту чи правки в обхід інтерфейсу. На цей випадок є служба «Перерахунок статусів рахунків клієнтам»: у ній вказують номер конкретного замовлення і запускають перерахунок.
Типові ситуації
«Замовлення оплачене, а валюта помаранчева». Сума платежів не збіглася з сумою замовлення — зазвичай через округлення, часткову оплату або платіж, прив'язаний не до того замовлення.
«Червоний знак оклику не зникає після рахунку-фактури». Рахунок-фактуру виставлено на меншу суму, ніж передоплата, або не проведено. Залишок авансу видно у «Відкритих передоплатах клієнта».
«У списку рахунків-фактур немає колонки зі значками». Так і задумано: значки показують виконання замовлення, а рахунок-фактура сам є результатом. Дивіться їх у списку рахунків клієнтам.
«У всіх рядків сірі значки, хоча робота йде». Продовження оформлюють не через замовлення, а окремими документами — тоді система не пов'язує їх із замовленням і рахувати їй нічого.