Перейти до змісту

Рахунки клієнтам

Модуль про обіцянки продати. Рахунок клієнту — це ще не гроші й не рух складу: це запис «клієнт хоче ось це, за такою ціною, до такої дати». Гроші з'являться в рахунку-фактурі, товар поїде відвантаженням, а тут живе намір і його виконання.

Плутанина в назві звична: «рахунок клієнту» тут — замовлення (Sales Order), а не той документ, за яким платять. Тому в модулі й немає жодної проводки: обіцянка в бухгалтерію не потрапляє.

Маршрут: від наміру до виконаного замовлення

Прайс-лист КП → Рахунок клієнту → резерв на складі
                       ↓
        Відвантаження → Рахунок-фактура → Платіж
                       ↓
          рядки відвантажено й виставлено, замовлення закривають
  1. Прайс-лист комерційної пропозиції — необов'язковий, але зручний початок: добірка товарів із цінами й наявністю, яку клієнт дивиться за веб-посиланням. Те, що він набирає, лягає в кошик, а оформлений кошик одразу стає рахунком клієнту з цінами прайс-листа. Інший вхід — комерційна пропозиція, її заводять і без прайс-листа: коли клієнт погодився, рахунок клієнту з її рядками й цінами створюється з меню відкритої пропозиції — «Створити замовлення клієнта» (статус «Прийнято» пропозиція при цьому отримує сама).
  2. Рахунок клієнту — сам намір. Тут задаються ціни, знижки, строк, склад відвантаження. Товар резервує галочка «Зарезервовано», а не «ОК»: у статусах товару невідвантажений залишок рядка переходить у «Зарезервовано» на складі з шапки замовлення (без складу замовлення з резервом не збережеться), і відвантаження за замовленням без резерву його вільним уже не вважає. Рядки з позначкою «Без резерву» не резервуються.
  3. Відвантаження і рахунок-фактура — виконання. Кожен закриває свою частину рядків, і рахунок клієнту знає, скільки з нього вже відвантажено й виставлено.
  4. Повністю відвантажене й виставлене замовлення система лише позначає, а «Закрито» ставлять руками — доти воно в списку відкритих, і це робочий список продажу.

Повторювані продажі йдуть коротшим шляхом: контракт із періодичністю, а служба «Виставлення рахунків по контрактах» створює за ним чернетки рахунків-фактур (або рахунків клієнтам) — під час запуску вручну або за розкладом, який ставлять кнопкою «За розкладом» у вікні служби.

Що важливо розуміти

Резерв — не кількість у документі, а стан складу. У замовленні стоять лише галочка й дата резерву, сама кількість живе в статусах товару. Знімають її затверджене відвантаження, знята галочка «Зарезервовано», «Закрито», видалення замовлення або повернення. Прострочені за датою резерви прибирає служба закінчення терміну (її запускають вручну або за розкладом) — без неї склад «зайнятий» замовленнями, про які всі забули. Скільки й чого зарезервовано, показує звіт резервів.

Ціна береться в момент створення рядка. Вона приходить із прейскуранта шапки чи умов оплати (немає його — з картки товару), з комерційної пропозиції при «Створити замовлення клієнта» або з прайс-листа КП, якщо замовлення оформлено з веб-сторінки; далі вона живе в рядку. Змінили прейскурант — старі замовлення не переписуються, і це навмисно: обіцяна ціна лишається обіцяною.

Тип замовлення — лише позначка. Типи рахунків клієнтам позначають, звідки прийшло замовлення (роздріб, веб, опт, дропшип), — для фільтра у звіті за рахунками клієнтам і для друку; настройка може зробити тип обов'язковим. На резерв, склад, ціни й поведінку документа тип не впливає.

Договір і контракт — різні речі. Договір — картотека угод з умовами, на яку документи не посилаються; контракт — шаблон періодичних рахунків, за яким служба виставляє їх чернетками.

З чого почати в новій базі

  1. Контакти і Налаштування контактів — клієнти й те, чи отримує кожен новий контакт свій об'єкт аналітики.
  2. Товари та ціни — без прейскуранта рядок візьме ціну з картки товару або її доведеться вводити руками.
  3. Налаштування рахунків — правила документа: заборона резервувати більше за залишок, обов'язковий тип замовлення, зв'язок із передоплатою. Нумерацію задають не тут, а серії номерів.
  4. Якщо клієнти замовляють із веб-сторінки прайс-листа КП — Налаштування прайс-листа і Веб-перегляд прайс-листа.
  5. Перший рахунок клієнту.

Часті задачі

Треба Куди йти
побачити за рядками замовлень, що відвантажено, виставлено й оплачено (з відбором «Не відвантажено») Статус рахунку клієнта
зрозуміти, скільки товару під резервом Звіт резервів
порахувати продажі за період (за затвердженими рахунками-фактурами) Звіт з продажів · Звіт з продажів детальний
зібрати базу для бонусів менеджерів (сам бонус звіт не рахує) Звіт за бонусами
виставити рахунки за абонентськими контрактами Виставлення рахунків по контрактах
прибрати протухлі резерви Закінчення терміну резервування
перезібрати показник «У замовленнях» у статусах товару, якщо дані потрапили в базу повз документи Перерахунок статусу товарів в рах.кл.

Усі об'єкти модуля

Документи: Рахунки клієнтам · Комерційні пропозиції · Прайс-листи комерційної пропозиції · Договори · Контракти · Кошики рахунку клієнта

Довідники: Контакти · Товари/Послуги · Типи рахунків клієнтам

Налаштування: Налаштування рахунків · Налаштування контактів · Налаштування прайс-листа · Веб-перегляд прайс-листа

Звіти: Звіт з продажів · Звіт з продажів детальний · Звіт за рахунками клієнтам · Статус рахунку клієнта · Звіт резервів · Звіт за бонусами

Службові операції: Виставлення рахунків по контрактах · Закінчення терміну резервування · Перерахунок статусу товарів в рах.кл. · Перерахунок прайс-листів ком.проп. · Перерахунок на складі прайс-листів КП

Куди дивитися далі