Основні засоби
Модуль для майна, яке служить довго і дешевшає поступово: транспорт, будівлі, обладнання. Різниця зі складом принципова: товар лежить за своєю ціною, поки його не продадуть, а основний засіб щомісяця стає дешевшим сам по собі, без жодного руху. Саме це «сам по собі» модуль і оформляє в проводки.
Друга особливість — тут майже немає документів. У модулі рівно один документ (вибуття), а всі рухи роблять служби: введення в експлуатацію й амортизація. Картка ОЗ проводок не створює — вона накопичує їхній результат у залишковій вартості.
Маршрут: життя об'єкта від покупки до вибуття
Покупка → гроші висять на рахунку капітальних вкладень
↓
Картка ОЗ (категорія → вид + модель амортизації, інвентарний номер)
↓
Введення в експлуатацію (служба): капвкладення → балансовий рахунок виду
↓
Амортизація (служба, щомісяця): знос на рахунки виду, залишкова вартість падає
↓
Вибуття: продаж або списання — первісна вартість і знос закриваються
↓
Історія ОЗ пам'ятає кожен крок
- Категорія — шаблон картки: тримає разом вид і моделі амортизації, тож заведення нової картки зводиться до вибору однієї категорії замість трьох полів.
- Картка ОЗ — один об'єкт: інвентарний номер, вартість придбання, відділ, за потреби класифікація.
- Введення в експлуатацію — служба ставить об'єкт на баланс і проставляє дату «Використовується з». До неї картка — лише запис у картотеці.
- Амортизація ОЗ — крок нарахування: кожен запуск нараховує один період моделі — місяць, квартал, рік або день (запуск раз на місяць за денною моделлю дасть суму одного дня); проводка лягає на рахунки виду.
- Вибуття — продаж чи списання: знімає первісну вартість, закриває накопичений знос, відносить залишкову вартість на вказаний рахунок.
- Історія ОЗ веде журнал усього цього сама.
Що важливо розуміти
Рахунки знає не картка, а вид. Вид каже: баланс — 105, знос — 131, витрати — 921. Тому питання «чому амортизація лягла не на той рахунок» майже завжди вирішується у виді, а не в картці.
Три довідники групування — і в них легко заплутатися. Категорія — шаблон (вид + модель), вид — рахунки, класифікація — просто ярлик, який на облік не впливає ніяк. Четвертий, відділ, відповідає на питання «де об'єкт живе» і працює фільтром для пакетних служб.
Об'єкт починає зношуватися не з дати покупки. Нарахування йде з періоду, наступного за датою «Використовується з» (її ставить введення в експлуатацію), а далі — за останнім нарахуванням («Дата аморт.»): у місяці введення місячна модель нічого не нараховує. Перемикач «Встановити. дату поч. розр. аморт-ії» в налаштуваннях основних засобів лише підставляє «Дату опер.» у вікно служби (дата введення, останній день місяця, кварталу чи року); при «Немає» пункт «Амортизація» меню картки ОЗ вікна служби не відкриває — лише попереджає, а з меню модуля служба відкривається з порожньою датою; там же — рахунок, на якому збираються капітальні вкладення до введення в експлуатацію.
Служби пропускають те, що не готове. Амортизація обходить закриті об'єкти, невведені в експлуатацію і вже замортизовані до ліквідаційної вартості. Тому «не нарахувалося» частіше означає невведений об'єкт, ніж помилку розрахунку. Виняток — модель «Амортизація 100%»: вона не чекає нового періоду і вже в місяці введення списує всю залишкову вартість (до ліквідаційної). Дату введення вона вимагає, як і інші: невведений об'єкт не нарахується й нею.
Помилку можна відкотити, але тільки останню. Видалення амортизації скасовує саме останнє нарахування, а видалення введення в експлуатацію — передчасний ввід. Це не «редагування минулого», а вузькі виправлення.
Прокатна техніка теж основний засіб. Модуль оренди дивиться на неї як на об'єкт прокату зі статусом і напрацюванням, а тут та сама одиниця живе своєю обліковою стороною — вартістю й зносом.
З чого почати в новій базі
- Налаштування основних засобів — рахунок капвкладень, дата, яку підставляє служба амортизації, і модель за замовчуванням.
- Види основних засобів — рахунки балансу, зносу й витрат для кожного роду майна.
- Моделі розрахунку амортизації — метод, строк служби, крок.
- Категорії основних засобів — зв'язати вид із моделями, щоб картки заводились одним вибором.
- Відділи ОЗ — якщо потрібні пакетні операції по підрозділах; далі перші картки й введення в експлуатацію.
Часті задачі
| Треба | Куди йти |
|---|---|
| завести новий об'єкт | Основні засоби |
| поставити на баланс | Створення записів із введення в експлуатацію |
| нарахувати місячний знос | Амортизація ОЗ |
| продати або списати | Вибуття основних засобів |
| побачити, що продано й списано за період | Журнал вибуття ОЗ |
| отримати список основних засобів | Перелік основних засобів |
| побачити знос за період | Відомість амортизації ОЗ та НА |
| подивитися один об'єкт цілком | Статус ОЗ · історія ОЗ |
| провести інвентаризацію | Інвентаризація активів — бланк для комісії |
| виправити помилкове нарахування | Видалення останньої амортизації |
| відкотити передчасний ввід | Видалити введення ОЗ в експлуатацію |
Усі об'єкти модуля
Документи: вибуття основних засобів
Довідники: основні засоби · категорії основних засобів · види основних засобів · моделі розрахунку амортизації · класифікації основних засобів · відділи ОЗ
Журнали: історія основних засобів
Налаштування: Налаштування основних засобів
Звіти: відомість амортизації ОЗ та НА · статус ОЗ · інвентаризація активів · перелік основних засобів · журнал вибуття ОЗ
Службові операції: створення записів із введення в експлуатацію · амортизація ОЗ · видалення останньої амортизації · видалити введення ОЗ в експлуатацію