Перейти до змісту

Серії номерів

Довідник відповідає на питання «з якого числа й до якого нумерувати документи». Одна серія — один реєстр: рахунки з 1001 до 1999, замовлення з 2001 до 2999. Без серії система дає документу номер, на одиницю більший за найбільший у реєстрі, — у кожній компанії бази свій лік.

Де шукати: Модулі → Система → Регістри → Серії номерів

Розбір на прикладі

Журнал серій номерів

У журналі — реєстр і коментар серії. Тут дві серії; розберемо «Рахунки клієнтам 2026» реєстру «Рахунки-фактури».

Серія номерів

Серія для реєстру Invoices, коментар «Рахунки клієнтам 2026». У матриці один рядок:

№ № З № По Дата початку Дата кінця Коментар
1 1001 1999 Рахунки клієнтам 2026

Рядків може бути кілька — тоді кожен діапазон діє у свій період: 1001–1999 у 2026 році, 2001–2999 у 2027-му. Саме для цього в матриці є дати початку й кінця. Рядок із двома датами діє в їхніх межах, рядок без дат — завжди; рядок, у якому заповнена лише одна з двох дат, номерів не дає (див. нижче). Номери рядків не можуть перетинатися: такий запис не збережеться — «Діапазони номерів не можуть перетинатися».

Навіщо це потрібно

Дві звичні причини:

  • рік у номері — щоб з номера було видно період;
  • вимоги обліку — коли нумерація має бути безперервною в межах року.

Розділити потоки (роздріб окремо, гурт окремо) автоматично серією не вийде: рядок обирається лише за датою документа, а не за видом продажу. Вручну — можна: вибір у полі номера документа відкриває «Вибрати серію номерів» — для кожного рядка, дійсного на дату документа, «Наступний номер» і «Коментар» рядка; вичерпані рядки там не показуються.

Коли документ створюють без номера, система бере перший рядок матриці, дійсний на дату документа, і дає номер, на одиницю більший за найбільший уже виданий у його діапазоні; пропуски (номер видаленого документа) не заповнюються. Номер, введений вручну, має лежати в одному з діапазонів, а дата документа — у періоді цього рядка, інакше документ не збережеться.

Типові ситуації

Номери скінчилися: «Діапазон … для реєстру … повністю використаний». Нового рядка поряд замало: система бере перший рядок, дійсний на дату, і на заповненому зупиняється. Збільште «№ По» цього рядка або закрийте його період датою кінця й заведіть наступний рядок із новими датами та новим діапазоном номерів.

Потрібно почати рік з одиниці. Не вийде, якщо одиниця вже видана: діапазони різних рядків не можуть перетинатися за номерами, а номер документа в реєстрі не повторюється. Рік видно в номері, якщо кожному року дати свій діапазон (наприклад, 2026001–2026999, 2027001–2027999).

Номер видався не з тієї серії. Перевірте дати рядків: якщо періоди рядків перетинаються, береться перший у матриці.

Рядок, у якому заповнена лише одна дата. Він діє як відкритий період: лише з датою початку — від неї, лише з датою кінця — до неї. Так його читають і автонумерація, і вибір у полі номера, і перевірка номера при збереженні документа — як у SERP.

«Документ з датою … не потрапляє в жоден налаштований діапазон серій номерів». На дату документа не діє жоден рядок: допишіть рядок на цей період (обидві дати) або рядок без дат.

Куди дивитися далі