Відомість за розрахунками з постачальниками

Відповідь на питання «хто кому винен» по кожному постачальнику: скільки ми були винні на початок періоду, що сталося за період і скільки лишилося на кінець. Це не список неоплачених рахунків, а рух розрахунків — з обома напрямками боргу одразу.

Де шукати: Модулі → Розрахунки з постачальниками → Звіти → Відомість за розрахунками з постачальниками

Розбір на прикладі

Беремо серпень 2026 року. Спершу звіт показує загальну картину — один рядок на постачальника:

Читається просто: «Ми винні» — наш борг постачальнику, «Нам винні» — його борг нам (переплата або незакритий аванс). ТОВ «Будцентр Плюс» — ми винні 390 925.66 ₴; ТОВ «Будмарк» — навпаки, нам винні 21 700.00; Fujian Nam має два рядки, бо розрахунки з ним ідуть у двох валютах, і кожна валюта рахується окремо.

Тепер розкриваємо рядок постачальника кнопкою праворуч:

Усередині — повна історія за період:

Що	Сума
На початок періоду, ми винні	386 070.66
Рахунки-фактури №45, №46, №47 (08–12/08)	+6427.50 кожен
Платіж №34 за рахунком 45 (13/08)	−6427.50
Платіж №34 за рахунком 46 (13/08)	−3000.00
Платіж №35 за замовленням 48 (14/08)	−5000.00
Оборот	19 282.50 / 14 427.50
На кінець періоду, ми винні	390 925.66

Колонка «↑ боргу» — те, що збільшує наш борг (рахунки постачальника), «↓ боргу» — те, що зменшує (платежі). Біля номера платежу в дужках стоїть підстава: «Рах.ф.п. 45» — оплата за рахунком, «Зам.п. 48» — аванс за замовленням.

Звідки беруться числа

Сальдо на початок рахується з усіх проведених документів до першої дати періоду, а не переноситься нізвідки. Тому звіт можна побудувати за будь-який проміжок, і початок завжди зійдеться з кінцем попереднього.

Оборот за період — це проведені рахунки постачальників (борг росте) і проведені платежі (борг падає). Непроведені документи не враховуються взагалі.

Аванс зменшує борг у день платежу: платіж без рахунку (передоплата, наприклад за замовленням) одразу йде в «↓ боргу». Коли рахунок потім зараховує цю передоплату, окремого руху у відомості немає — рахунок проходить повною сумою в «↑ боргу», і сальдо сходиться. Рахунок з умовою оплати типу «Готівка» відомість вважає оплаченим одразу: його сума стоїть і в «↑ боргу», і в «↓ боргу». Якщо в такий рахунок зараховано аванс, у «↓ боргу» стоїть лише частина, оплачена одразу, — сума рахунку мінус зарахований аванс: решту рахунку закрив аванс, і на стільки ж меншає «Нам винні».

Кожна валюта — окремий рядок. Розрахунки в гривні, євро й доларах не змішуються й не перераховуються в базову валюту: у відомості ви бачите борг таким, яким його треба платити.

Параметри

Параметр	Що робить
Період	Проміжок, за який рахується обіг; сальдо на початок береться з усього, що було раніше
Постачальник	Один постачальник
Категорія постачальника	Усі постачальники однієї категорії — наприклад, лише вітчизняні
Не виводити з 0 значеннями за період	Прибрати тих, з ким за період нічого не відбувалося (сальдо при цьому може бути)
Не виводити з балансом 0 на кінець періоду	Прибрати тих, з ким повністю розрахувалися

Дві останні галочки разом дають короткий робочий список: лише ті, з ким є що з'ясовувати.

Типові ситуації

Постачальник у списку, але суми нульові. З ним були рухи в періоді, які закрилися в нуль. Приберіть галочкою «Не виводити з балансом 0 на кінець періоду».

«Нам винні», хоча ми нічого не переплачували. Так виглядає незакритий аванс: гроші пішли, а рахунку ще немає. Перевірте історію передоплат — саме там видно, який аванс висить незарахованим.

Сума не збігається зі звітом зі старіння боргів. Це різні погляди: старіння рахує неоплачені рахунки за строками, а відомість — сальдо розрахунків разом з авансами. Постачальник з великим авансом у старінні виглядатиме інакше, ніж у відомості.

Треба звірка з підписами. Для акта звірки є окремий звіт — звірка розрахунків із постачальником; ця відомість призначена для внутрішнього контролю.