Обслуговування бази даних
Модуль, у який заходять рідко — і завжди з причини. Тут немає щоденної роботи: тут лежить машинне відділення системи, у якому видно те, що інші модулі ховають, і зберігаються операції, здатні перебудувати облік цілими шарами.
Складається він із двох дуже різних частин. Перша — службові реєстри: непогашені рахунки, серійні залишки, історія товару, історія платежів, записи проводок. Їх веде система сама, і в звичайній роботі до них не заходять — у кожного є свій «людський» звіт. Друга — важкі служби: перерахунок FIFO, перебудова вітрини залишків, каскадне видалення компанії. Це інструменти, якими лікують базу, і тими самими інструментами її можна поламати.
Маршрут: коли сюди приходять
Щось не сходиться в звітах
↓
Перевірка цілісності документів — чи немає посилань на видалене
↓
Подивитися першоджерело: історія товару · записи операцій · історія платежів
↓
Знайшли причину → цільова служба:
статуси замовлень · перерахунок FIFO · перебудова вітрини залишків · поле пошуку
↓
Перевірити результат тим самим звітом, з якого починали
- Перевірка цілісності документів — перше, з чого варто починати: чи немає в базі документів, що посилаються на видалений товар, зниклого клієнта, чужий склад.
- Службові реєстри як першоджерело: історія товару відповідає, звідки взялася собівартість, записи операцій — що саме документ зробив у бухгалтерії, історія платежів і історія передоплат — куди пішли гроші.
- Точкові перерахунки: статуси рахунків клієнтам і замовлень постачальнику, статуси основних засобів, поле пошуку.
- Важкі операції: перерахунок FIFO переносить у рахунки-фактури собівартість проведених відвантажень (самих партій складу не перераховує), перерахунок балансу записів операцій — помісячну вітрину залишків, з якої «Головна книга» й «Баланс рахунків» беруть вхідний залишок (самих проводок не змінює).
- Разові й небезпечні: імпорт стартових даних у нову компанію (у налаштованій заповнених налаштувань не змінює, але додасть записи набору, яких у ній немає, — зокрема приклади товарів і контактів) й каскадне видалення компанії — найнебезпечніша операція в системі.
Що важливо розуміти
Службові реєстри — не місце для правок. Вони існують, щоб система швидко відповідала на питання «скільки винні» чи «де цей серійний номер», і наповнюються документами. Виправляти в них щось руками означає розійтися з документами, які їх породили.
У кожного службового реєстру є людський двійник. Дебіторку дивляться звітом, а не у відкритих рахунках-фактурах; залишки — складськими звітами, а не в статусі серійних номерів. Сюди приходять тоді, коли звіт уже не сходиться сам із собою.
Важкі служби перебудовують минуле. Перерахунок FIFO змінює собівартість у рядках минулих рахунків-фактур, перерахунок балансу записів операцій — вхідні залишки звітів. Це не «оновити екран»: після них цифри у звітах можуть змінитися, тому запускають їх на копії або в неробочий час, знаючи, що саме лікують.
Каскадне видалення компанії безповоротне. Воно стирає компанію разом з усіма документами, довідниками, залишками й історією. Перед запуском має бути свіжа резервна копія бази й сховища файлів (вкладень у копії бази немає) — не «десь була», а перевірена.
Спочатку діагноз, потім ліки. Порядок «перевірка цілісності → першоджерело → цільова служба» економить дні: більшість розбіжностей лікується вузьким перерахунком статусів, а не важкою службою.
Тут же лежать відповіді банку й SMS звіти. Відповіді платіжного банку постачальника система сама не заповнює — інтеграції з банком немає: записи вносять вручну, щоб звірити реквізити платежу з тим, що повернув банк. SMS звіти — журнал розсилки за SMS Сповіщеннями зі статусами оператора; SMS сервісного замовлення сюди не записуються.
З чого почати
Спеціального налаштування модуль не потребує — у нього немає жодної настройки. Порядок дій, коли щось не сходиться:
- Перевірка цілісності документів — чи не в битих посиланнях справа.
- Першоджерело — історія товару, записи операцій, історія платежів.
- Вузька служба під знайдену причину.
- Резервна копія — перед будь-якою операцією зі списку важких.
- Повторити звіт, з якого почалися питання.
Часті задачі
| Треба | Куди йти |
|---|---|
| знайти документи з битими посиланнями | Перевірка цілісності документів |
| зрозуміти, звідки взялася собівартість | Історія товару |
| подивитися, що документ зробив у бухгалтерії | Записи операцій |
| знайти конкретний серійний номер | Статус серійних номерів · статус серійних сервісних номерів |
| розібратися з передоплатами | Відкриті передоплати клієнта · історія передоплат клієнта |
| виправити статуси замовлень | Перерахунок статусів рахунків клієнтам · правка замовлень постачальнику |
| перенести собівартість відвантажень у рахунки-фактури | Перерахувати FIFO |
| вхідний залишок «Головної книги» розходиться з рухами | Перерахувати баланс записів операцій |
| полагодити пошук у списках | Оновлення поля пошуку |
| перенести дані зі старої системи | XLSX імпорт |
| заповнити нову компанію стартовими налаштуваннями | Імпортувати стартові дані (заповнених налаштувань компанії не змінює, записи з наявним кодом пропускає) |
| звірити реквізити платежу з тим, що повернув банк | Відповіді платіжного банку постачальника — записи вносять вручну |
| перевірити доставку SMS-розсилки | SMS звіти |
Усі об'єкти модуля
Службові реєстри — гроші: відкриті рахунки-фактури · відкриті рахунки-фактури постачальника · відкриті передоплати клієнта · відкриті передоплати постачальника · історія передоплат клієнта · історія передоплат постачальника · історія платежів · записи операцій · відповіді платіжного банку постачальника
Службові реєстри — товар: історія товару · статус серійних номерів · статуси товару · одиниці вимірювання
Службові реєстри — сервіс і решта: відкриті замовлення на обслуговування · історія сервісних товарів · статус серійних сервісних номерів · статус пристроїв на обслуговуванні · сервісні платежі · пов'язані контакти · статус основних засобів · SMS звіти
Звіти: перевірка цілісності документів
Службові операції: перерахувати FIFO · перерахувати баланс записів операцій · перерахунок статусів рахунків клієнтам · правка замовлень постачальнику · перерахувати статуси основних засобів · заповнити історію платежів · виправити відкриті рахунки-фактури постачальника · статус накладної · оновлення поля пошуку · створити JSON-об'єкти для записів операцій та початкового сальдо · імпортувати стартові дані · відправити логи Телеграм · каскадне видалення компанії · XLSX імпорт · XLSX експорт