Витрати майбутніх періодів
Довідник графіків «як розкласти суму на майбутні періоди». Класична ситуація: підписку чи страховку оплачено наперед одним рахунком, а у витрати вона має потрапляти частинами — щомісяця. Запис цього довідника і є таким графіком: рахунок-накопичувач та перелік часток «через скільки місяців/днів яку частину списати».
Де шукати: Модулі → Фінанси → Регістри → Витрати майбутніх періодів
Розбір на прикладі
Графік «Підписка на 3 місяці» в демо:
- Код і Коментар — як усюди в довідниках; код вводиться у рядку рахунку постачальника.
- Попер. рах («попередній рахунок») — рахунок-накопичувач, де сума чекає своїх періодів: тут 39 «Витрати майбутніх періодів». Саме на нього ляже проводка рахунку постачальника.
- Матриця — частки: Місяць і Днів — зсув від дати документа, Розрахунок, % — частина суми. У прикладі три рядки: через 1, 2 і 3 місяці по 33,33 % (останній — 33,34, щоб зійшлося у 100).
- Усього унизу — сума відсотків. Система її не контролює, тож простежте самі, щоб було рівно 100: менше — частина суми назавжди зависне на 39, більше — спишеться зайве.
Як графік працює
- У рядку рахунку постачальника заповнюється колонка «В.М.Період.» — код графіка. Рахунок затрат у рядку лишається звичайним (у демо — 921).
- При проведенні рахунку вся чиста сума рядка стає Дт 39 / Кт 631 — у витрати вона поки не потрапляє, рахунок 921 у проводці взагалі не бере участі.
- Одночасно створюється симуляція — план майбутніх списань: на кожен рядок графіка пара «Дт 921 / Кт 39» датою «дата документа + зсув» на суму частки. Кожна частка — свій відсоток від суми, округлений окремо; остання різниці не добирає. У демо-прикладі 9 000 грн розклались рівно: 2 999,70 / 2 999,70 / 3 000,60. А ті самі частки від 10,00 грн дали б 3,33 × 3 = 9,99 — копійка лишилася б на 39.
- Коли дата частки настає, служба створення проводок із симуляцій перетворює її на справжню проводку — витрати нарешті потрапляють на 921.
Проводки демо-прикладу повністю:
| Коли | Дт | Кт | Сума |
|---|---|---|---|
| проведення рахунку постачальника | 39 — «Попер. рах» графіка | 631 — рахунок постачальника | 9 000,00 — уся чиста сума рядка |
| настала дата частки (служба створення проводок із симуляцій) | 921 — рахунок затрат рядка | 39 | частка: 2 999,70 / 2 999,70 / 3 000,60 |
Що ще варто знати
- Дублікат зсуву не збережеться: два рядки з однаковою парою «місяць + день» — помилка «Матриця містить повторення». Порожній рядок (ні місяців, ні днів) теж не пропускається.
- Зсуви можна комбінувати: «Місяць 1, Днів 15» = через місяць і 15 днів. Частки не мусять бути рівними — графік «50 / 25 / 25» цілком законний.
- Колонки «Код ПДВ» у матриці вікна немає — лише «Місяць», «Днів» і «Розрахунок, %»; однойменне поле лишилось тільки в даних і в проводки часток не потрапляє.
- «Попер. рах» обовʼязковий: без нього, а також без жодного рядка графік не збережеться — система відмовить одразу, ще до того, як графік потрапить у рахунок постачальника.
- Рахунок у «Попер. рах» має існувати в плані рахунків, інакше графік теж не збережеться; рахунку 39 у типовому демо не було — його завели саме під цей приклад.
Часті ситуації
Провели рахунок із кодом періоду, а витрат у звітах нема. Так і задумано: сума стоїть на 39 і чекає. Витрати з'являться, коли служба проведе частки, що дозріли.
На 39 накопичується залишок, який не списується. Перевірте «Усього» у графіку: якщо відсотки в сумі менші за 100, різниця залишається на рахунку назавжди. Якщо «Усього» рівно 100, а лишилися копійки, — це округлення: частки «на залишок» у графіку немає, кожна округлюється сама. Беріть частки, за яких кожна частина суми виходить рівно в копійках (для 10,00 — 50 / 50 або 25 / 25 / 25 / 25, а не 33,33 / 33,33 / 33,34), або поправте останню частку в симуляції, поки в неї статус «Активно».
Треба інший рахунок-накопичувач для окремих договорів. Заведіть другий графік із іншим «Попер. рах» — код графіка обирається в кожному рядку рахунку окремо.
Графік не видаляється: «Запис реєстру «Витрати майбутніх періодів» використовується в: Рахунки-фактури постачальника!» Графік можна видалити, лише поки його код не стоїть у жодному рядку рахунку постачальника. Видалений, графік лишив би в рахунку код, що ні до чого не веде, і такий рахунок уже не зберегти. Графік більше не потрібен — лиште його в довіднику, а в нові рахунки не обирайте.