XLSX імпорт

Універсальне завантаження даних у будь-який реєстр з Excel. Головний інструмент стартового наповнення бази: план рахунків, контакти, товари, курси валют заводяться не руками по одному, а файлом на сотні рядків. Той самий механізм працює і для масової правки: вивантажили довідник експортом, виправили в Excel, завантажили назад.

Де шукати: Модулі → Система (пункт є і в інших модулях) → Служби → XLSX імпорт

Розбір на прикладі

Вікно імпорту

Порядок роботи зверху вниз:

Регістр — куди вантажимо; у списку реєстри активного модуля, які вам дозволено переглядати (службу відкрито з «Фінансів» — бачите фінансові);
Документ імпорту — опис формату: які колонки файлу в які поля реєстру лягають. Описи зберігаються в системному реєстрі «Імпорти»; у демо-базі, наприклад, є «Курс валют», «Рахунки», «класи рахунків» і кілька описів для контактів і для товарів;
Виберіть тип імпорту: «Створити нові регістри» — кожен рядок файлу стає новим записом; «Оновити регістри» — система знаходить наявні записи і оновлює їхні поля;
для оновлення — ще вибір, що робити з порожніми клітинками файлу: «Перезаписати пусті» (порожня клітинка стирає значення в базі; поля з ненульовим типовим значенням, як-от «Тип товару», вона не чіпає — щоб змінити таке поле, значення пишуть у клітинці) чи «Ігнорувати пусті» (порожнє не чіпає наявне);
«Завантажити порожній документ Excel» — кнопка-бланк: віддає .xlsx з правильним рядком заголовків за обраним описом. Найнадійніший старт: узяти бланк, заповнити, завантажити;
поле вибору файлу і запуск.

Після завершення система показує «Результати імпорту»: скільки рядків записано успішно (створено чи оновлено — за обраним типом імпорту), скільки з помилкою, скільки всього, і тексти помилок. Порожні рядки файлу не рахуються й не записуються.

Варто знати

Без «документа імпорту» служба не працює — і бланк, і розбір файлу будуються за описом. Якщо для реєстру описів немає, список порожній: опис треба додати в реєстр «Імпорти» (Модулі → Система → Регістри → Імпорти) — як його написати, сказано там.
Заголовки в файлі мають збігатися з описом дослівно — імпорт шукає колонки за назвою з першого рядка, а не за порядком. Колонка, якої в описі немає, зупиняє імпорт помилкою «Колонки "…" з файлу немає в документі імпорту» — зайве з файлу треба прибрати.
Значення перевіряються за типами полів: текст у числовій колонці, крива дата чи незаповнена обов'язкова клітинка зупиняють розбір із зазначенням адреси клітинки.
Помилки збереження окремих рядків (наприклад, дубль коду) імпорт не зупиняють — такі рядки потрапляють у статистику як відхилені, решта завантажується.
Права — як на сам реєстр. Створення потребує права створювати записи реєстру, оновлення — права їх змінювати. Під входом каси імпорт недоступний. У реєстри, які заповнюють лише їхні власні операції, імпорт не пише.
Створення й оновлення йдуть шляхом вікна: ті самі перевірки реєстру й дії, що при збереженні, та історія змін. Рядок, який правило не пропустило, потрапляє у відхилені, решта записується: файл може отримати відмови на окремих рядках (закрита картка, порожнє обовʼязкове поле), їх виправляють і завантажують знову. Великий файл іде повільніше, бо кожен рядок перевіряється окремо. Нового користувача імпорт не створить: пароль задається у вікні, рядок дістає відмову «Вкажіть пароль!». Для оновлення в документі імпорту має бути хоча б одне ключове (primary) поле: за ним шукається запис, а рядок, для якого запису немає, відхиляється («Запис за ключем не знайдено: …»). Код збереженого запису довідника і логін користувача оновлення не змінює.
Що імпорт не пише взагалі. Відмова на весь файл ще до читання рядків приходить, якщо в документі імпорту є колонка, якої немає серед полів реєстру, колонка з рядками документа (таблиця), захищене поле (ключі, токени, паролі, компанія запису) чи поле, якого ваша роль не бачить (наприклад, собівартість). Окремі поля імпорт не пише, бо їх судить право в самому вікні (номер замовлення в таблиці робіт): порожня клітинка в такій колонці пропускається, значення — відмова рядку.
Картки користувачів і ролі імпорт судить правилами вікна. Роль у картці користувача обовʼязкова й мусить існувати в «Ролях»: порожня роль дає «Роль має бути заповнена!», неіснуюча — відмову з її кодом. Змінити імпортом код наявної ролі не можна. Такі рядки потрапляють у відхилені, решта завантажується.
Порожня клітинка нового рядка дає типове значення поля, так само як колонка, якої немає: порожній тип товару — «Складський товар», порожнє «Сповістити клієнта» — увімкнено. Явний 0 у файлі сильніший. Значень, які нове вікно рахує саме (курс, рахунки, номер), імпорт не підставляє. Комплект має тип «Вільний»: вкажіть його у файлі явно, інакше рядок дістане відмову «Тип набору має бути «Вільний»!».
Формат телефону перевіряє лише вікно. Довжину номера й знак «+» із налаштування «Налаштування телефонів» судить поле вікна, імпорт номер за цим форматом не перевіряє. Обовʼязковість телефону й заборона дубліката номера діють і в імпорті.
Імпорт не проводить документи. Створення кладе рядки в базу без руху складу й проводок, тому колонку, яка проводить документ, імпорт не приймає: прапорець проведення («ОК»), колонку статусу в реєстрах «Виробництво» й «Операції виробництва» (статуси «Розпочато» і «Завершене» рухають склад), прапорці реєстру «Закриття періодів». Прапорця «ОК» імпорт не ставить і не знімає і в інших реєстрах. Якщо така колонка є в документі імпорту, відмова приходить на весь файл ще до читання рядків — і на створення, і на оновлення. Завантажте документи чернетками й проведіть їх у вікні.
Для довідників з автонумерацією (товари, контакти) імпорт вміє продовжувати серії номерів: при створенні запис із порожнім кодом отримує номер за налаштованим діапазоном. Контакт, для якого діапазону немає або він вичерпаний, відхиляється.

Типові ситуації

«Документ імпорту» порожній. Для обраного реєстру немає жодного опису імпорту. Це не заборона імпортувати — це відсутність правил розбору; опис треба створити (див. вище).

«Колонка "…" обов'язкова, але клітинка … порожня». У якомусь рядку не заповнена обов'язкова колонка — у повідомленні є адреса клітинки.

«Імпорт не проводить і не розпроводить документи: приберіть колонку "…" з документа імпорту». У документі імпорту є колонка прапорця проведення або статусу, що проводить документ. Приберіть її з опису (і з файлу) — документи завантажаться чернетками, а проводять їх у вікні звичайним шляхом: тоді рухаються склад і проводки.

«Імпорт не ставить і не знімає прапорець «ОК»: приберіть колонку "…" з документа імпорту». У документі імпорту є колонка «ОК» реєстру, де її ставлять і знімають лише збереженням у вікні. Приберіть колонку з опису.

«Імпорт не пише рядки документа: приберіть колонку "…" з документа імпорту». Рядки документа (таблицю) імпорт не завантажує — лише шапки. Рядки вводять у вікні разом із документом.

Оновлення затерло поля, які не хотіли чіпати. Був обраний варіант «Перезаписати пусті», а у файлі ці клітинки порожні. Виправляється повторним імпортом з файлом, де поля заповнені, — і надалі «Ігнорувати пусті».

Скільки рядків потягне за раз? Служба розрахована на довідники цілком — сотні й тисячі рядків завантажуються одним файлом.