Перейти до змісту

Журнал авансових звітів

Список авансових звітів за період: хто відзвітував, на яку суму — у валюті документа й у базовій, а з галочкою «Детально» — ще й за статтями витрат. Відповідає на питання «хто скільки витратив під звіт за місяць і на що». Те саме, що «Expenses Journal» у SERP.

Де шукати: Модулі → Витрати → Звіти → Журнал авансових звітів

Журнал будується за документами «Авансовий звіт»: показує, що співробітники відзвітували, а не скільки вони ще винні. Видача грошей під звіт (витрата з каси) і повернення залишку (надходження в касу) сюди не потрапляють. Залишок підзвіту по людині — це рахунок підзвіту (особистий рахунок співробітника з його налаштувань, інакше загальний, зазвичай 372) в оборотці за рахунком.

Параметри

  • Період — за датою операції документа. Діє, лише коли задано обидві дати; порожній — усі документи. Початок пізніше за кінець — відмова «Неправильний період».
  • Номер — один номер або діапазон через двокрапку: 12:20 (межі включно). Не ціле додатне число чи діапазон навпаки (20:12) — відмова «Документ не знайдено».
  • Працівник — логін користувача, точний збіг із полем «Працівник» документа. Невідомий логін — відмова «Співробітника не знайдено».
  • Об'єкт — документ потрапляє в журнал, якщо об'єкт стоїть хоч в одному рядку. Рядок із кількома об'єктами через кому знаходиться за будь-яким із них. У суму документа тоді йдуть лише такі рядки. Об'єктів шапки авансовий звіт не веде — дивимося тільки рядки. Невідомий код — відмова «Об'єкт не знайдено».
  • Не ОК / ОК — лише непроведені або лише проведені звіти. Обидві галочки або жодної — усі.
  • Детально — під кожним документом його рядки: стаття витрат, рахунок, об'єкти, опис, сума. З фільтром за об'єктом — лише рядки цього об'єкта, ті самі, що в сумі.

Що в результаті

Документи йдуть за зростанням номера. У рядку документа — номер (клік відкриває сам звіт), дата операції, працівник і його ПІБ, сума, валюта й сума в базовій валюті.

Сума документа — це сума його рядків, а з фільтром за об'єктом — лише рядків, де він стоїть. Сума в базовій рахується по рядку, як у самому документі: кожен рядок перераховується курсом документа й округлюється окремо, потім рядки додаються.

Внизу — рядок «Усього в» із кодом валюти окремо для кожної валюти (сума і її еквівалент у базовій) і рядок «Усього в базовій валюті» за всіма документами.

Звіт вивантажується і в Excel — з тими самими колонками й підписами підсумків, що на екрані.

Розбір на прикладі

Умовний приклад. Авансовий звіт №7 від 01/10/2026, працівник IVANOV, валюта UAH, два рядки:

Стаття витрат Об'єкти Сума
ВІДРЯДЖЕННЯ KYIV 1200.00
ПАЛЬНЕ CAR1,KYIV 800.00
  • без фільтра за об'єктом — документ із сумою 2000.00;
  • об'єкт CAR1 — той самий документ, але сума 800.00: у неї йде лише рядок пального;
  • об'єкт KYIV — сума 2000.00: обидва рядки містять KYIV (другий — у списку через кому);
  • об'єкт, якого немає в жодному рядку, — документа в журналі немає зовсім.

Якби документ був у доларах за курсом 41,50, то за звичайного округлення до копійок («половина вгору») рядок 10.01 USD дав би 415.42 у базовій (10.01 × 41,50 = 415,415 → 415.42), і два такі рядки — 830.84, а не 830.83 від округлення суми. Інший режим у налаштуванні «Округлення» дасть інші копійки — ті самі, що й у документі.

Типові ситуації

Перевірка перед закриттям місяця. Поставте лише «Не ОК»: це звіти, які співробітники здали, а в обліку їх ще немає — гроші витрачені, витрати не визнані, рахунок підзвіту по людині не закрито.

Витрати на один автомобіль чи проєкт. Фільтр за об'єктом збирає всі звіти, де він трапляється, і рахує лише його рядки — сума журналу дорівнює витратам на цей об'єкт. Решта рядків тих самих документів у суму не потрапляє; з «Детально» видно, які саме рядки враховано.

Звіти одного співробітника. Фільтр «Працівник» — логін, а не ПІБ: «IVANENKO», а не «Іваненко Петро». ПІБ у журналі береться з документа. З «Детально» видно й те, на що саме пішли гроші.

Відрядження в іншій валюті. Документ у євро дає окремий рядок підсумку для EUR — сума в євро і її еквівалент у базовій валюті за курсом документа. Загальний підсумок — лише в базовій валюті.

Журнал порожній, хоча звіти є. Найчастіше причина — період: журнал судить дату самого авансового звіту, а не дати чеків. Звіт, складений 2 вересня за серпневі витрати, у журнал за серпень не потрапить.

Куди дивитися далі