Перейти до змісту

Авансові звіти

Документ, яким співробітник звітує за витрачені гроші: з'їздив у відрядження, заправив авто, купив канцелярію. У рядках — на що пішли гроші і на який рахунок витрат це віднести.

Де шукати: Модулі → Витрати → Регістри → Авансові звіти

Увесь підзвіт тримається на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Він працює як особистий рахунок співробітника перед фірмою:

  • видали гроші під звіт — витрата з каси за статтею ПІДЗВІТ збільшила борг співробітника (Дт 372);
  • співробітник відзвітував — авансовий звіт цей борг зменшив (Кт 372);
  • залишок повернув у касу — надходження в касу закрило решту (Кт 372);
  • витратив більше виданого — фірма винна йому, і різницю віддають виплатою персоналу.

Розбір на прикладі

Список авансових звітів

У списку — номер, позначка ОК, дата, працівник, сума й валюта. Відкриваємо звіт №3 від 04/08/2026:

Авансовий звіт

Співробітник повернувся з відрядження і відзвітував на 3 500.00 грн.

У шапці чотири поля й позначка ОК: номер, дата, працівник (логін із користувачів) і назва — ім'я співробітника, яке підставляється саме. Бланк нового звіту вже несе сьогоднішню дату, базову валюту й поточного користувача як працівника.

У таблиці — рядки витрат (вкладка «Витрати»):

Рахунок Стаття витрат Опис Сума
921 1 Пальне 2000.00
949 3 Відрядження 1500.00

Кожен рядок — це одна причина витрати. Вибираєте статтю витрат, і система підставляє її рахунок: пальне на 921 «Адміністративні витрати», відрядні на 949 «Інші витрати». Крім рахунку, статті, опису й суми в рядку вказується об'єкт аналітики — інших колонок у вікні немає.

Унизу, під таблицею, — коментар (вільний текст, єдине поле, яке можна правити в проведеному звіті), валюта, усього і усього в базовій валюті. Закладка «Валюта» поруч із таблицею відкриває курси: вони потрібні, коли співробітник витрачав в іншій валюті.

Другий випадок: витратив свої

Звіт за власні витрати

Звіт №4 на 800.00 грн — співробітник купив канцелярію за власні гроші. Документ той самий: авансу не було, тому після проведення фірма лишилася винна співробітникові ці 800.00. Борг закриває виплата персоналу.

Що відбувається при проведенні

Позначка ОК створює запис операцій, якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на вкладці «Готівка та ін.» стоїть галочка «Авансові звіти»; без неї звіт проводиться без запису і без попередження. Для звіту за відрядження:

Рахунок Дт Кт
921 Адміністративні витрати 2000.00
372 Розрахунки з підзвітними особами 2000.00
949 Інші витрати операційної діяльності 1500.00
372 Розрахунки з підзвітними особами 1500.00

Правило просте: дебет — рахунок рядка (його підставляє стаття витрат), кредит — 372: його задає поле «Розрахунки з підзвітними особами» налаштування «Використання фінансових рахунків» (вкладка «Зарплата і витрати»). Кожен рядок дає свою пару проводок, рахунок 372 повторюється в кожній. Якщо в співробітника в налаштуваннях користувача заданий особистий «Фін. рахунок», кредитується він, а не 372: той самий рахунок дебетує виплата персоналу. Не заповнено ні того, ні іншого — звіт не проводиться, і система просить заповнити рахунок у налаштуванні.

Знята позначка ОК скасовує проводки. У проведеному звіті відкрите лише поле «Коментар», решта полів і рядки замкнені: щоб змінити суму, рядок чи дату — зняти ОК, виправити, поставити ОК знову. Те саме правило тримає й сервер: зміну проведеного звіту через API чи ІІ-агента, крім коментаря, система відхиляє повідомленням «У проведеному документі можна правити лише коментар!». Зняти ОК може лише користувач із правом ролі «Знімати ОК із документів»; у періоді, закритому налаштуванням «Закриття внесення змін», звіт не провести і не зняти з проведення.

Наскрізний приклад: як сходиться підзвіт

На стенді ланцюжок виглядає так:

  1. співробітникові видали 5 000.00 авансу на відрядження;
  2. 04/08 він відзвітував авансовим звітом на 3 500.00 — борг зменшився до 1 500.00;
  3. 05/08 залишок 1 500.00 повернувся в касу надходженням за статтею ПІДЗВІТ;
  4. рахунок 372 по цьому співробітникові закрився в нуль.

Перевірити це можна оборотно-сальдовою відомістю по рахунку 372: якщо після всіх документів залишок не нульовий, значить співробітник або не відзвітував, або не повернув гроші.

Типові ситуації

Пункт «Створити виплати персоналу» в меню документа заводить виплату на всю суму звіту і пов'язує документи; якщо працівнику видавали аванс, суму виплати зменште до різниці. Працює лише на проведеному звіті: у непроведеного система попросить спершу затвердити документ.

Сума звіту не збігається із сумою рядків. Після збереження так не буває: «Усього» і «Усього в базовій валюті» система перераховує з рядків під час кожного збереження, введене вручну в ці поля не зберігається. Розбіжність до збереження — це ще не перераховане вікно; звіт із нульовим підсумком не зберігається взагалі.

Потрібна аналітика за проєктами чи підрозділами. Заповнюйте об'єкти у рядках — вони підуть у проводки й дозволять зібрати витрати в розрізі проєкту.

Співробітника не знайдено. Поле «Працівник» посилається на логін користувача, а не на картку контакту.

Куди дивитися далі

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Змінна Що підставляється
AdvRep_OK ОК
AdvRep_Number Номер
AdvRep_Date Дата
AdvRep_Employee Працівник
AdvRep_Name Назва
AdvRep_Currency Валюта
AdvRep_Total Усього
AdvRep_Total_Base Усього в базовій валюті

Поля рядків:

Змінна Що підставляється
AdvRep_MNo Номер позиції рядка
AdvRep_MAccount_No Рахунок
AdvRep_MObjects Об'єкти
AdvRep_MACShort Стаття витрат
AdvRep_MComment Опис
AdvRep_MSum Сума

Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника: