Налаштування рахунку-фактури

Налаштування, які визначають, як поводиться кожен новий рахунок клієнту: хто клієнт і яка умова оплати, якщо їх не вибрали, чи списує рахунок товар зі складу, чи можна виставити його до відвантаження, чи створювати й проводити його автоматично, чи входить ПДВ у ціну продажу і як рахується ПДВ документа. Задається один раз на компанію — далі система підставляє це в кожен документ.

Де шукати: Модулі → Розрахунки з клієнтами → Налаштування → Налаштування рахунку-фактури

Що всередині

Клієнт за замовч. — клієнт, який підставиться в новий рахунок-фактуру і новий рахунок клієнту, якщо його не вибрали руками. Має сенс у роздрібі, де більшість продажів іде на одного знеособленого покупця. Особиста підстановка користувача сильніша: якщо в картці користувача заповнено поле «Клієнт за замовчуванням», візьметься саме він.

Умови сплати за замовчуванням — умова оплати, яку бере рахунок-фактура, коли в картці клієнта умови немає: у новому рахунку, при виборі клієнта і при зміні клієнта. Від неї ж рахується дата оплати. Якщо умова є в картці клієнта, береться вона. Кредит-нота умову звідси не бере: при зміні клієнта в кредит-ноті умова не міняється. Чек каси її теж не бере: умова чека — з картки клієнта, а без неї діє налаштування каси. Рахунки клієнтам, пропозиції, контракти й закупівлі цього значення теж не беруть. Вибрати можна лише умову, заведену в довіднику: з іншою налаштування не збережеться («Така умова оплати не заведена в системі»). Поле порожнє — нічого не підставляється: після зміни клієнта без умови в картці умова й дата оплати лишаються порожніми, і їх треба заповнити до затвердження.

Списувати склад по рах/ф — у новому рахунку вмикається ознака «Оновити склад», і затвердження рахунка саме списує товар. Так працюють там, де відвантаження окремим документом не роблять: виписав рахунок — товар пішов зі складу. Без галочки ознака в новому рахунку сама не вмикається (у незатвердженому рахунку з порожнім полем «Номер замовлення кл.» її можна поставити руками) — тоді склад рухає відвантаження, а рахунок лише виставляє гроші.

Рах/ф перед відвантаженням — дозволяє виставити рахунок раніше, ніж товар поїхав (передоплатна схема). Ознака переноситься в новий рахунок клієнту — це його галочка «Р/ф перед доставкою», і саме вона вирішує, чи можна робити з нього рахунок-фактуру одразу.

Створювати рах/ф після затвердж. відвантаження — при затвердженні відвантаження система сама створює рахунок на відвантажене. Без наступної галочки документ з'являється незатвердженим: перевірити й провести його треба руками. Якщо зняти затвердження відвантаження, поки цей рахунок ще чернетка, система його видалить — крім випадків, коли до рахунку прикріпили файл або його саме відкрито в чиємусь вікні.

Затверджувати створений рах/ф — рахунок, який створило затвердження відвантаження (галочка вище), одразу проводиться — тим самим шляхом, що й руками: з усіма перевірками, боргом клієнта й проводками. Якщо рахунок провести не можна, не затвердиться й відвантаження, а на екрані буде причина відмови рахунку. Чернетки, що лишилась би від такої відмови, система не створює. Поки галочка стоїть, зняти затвердження відвантаження, чий рахунок уже затверджений, не вийде — система назве номер рахунку й відповість «Спершу розтвердіть рахунок-фактуру, потім — відвантаження».

Ціна продажу: Виключає ПДВ / Включає ПДВ — чи входить податок у ціну, яку вводять у рядку документа. Це відповідь за замовчуванням: якщо в документі вибрано прейскурант (його підставляють картка користувача, картка клієнта або категорія клієнта), рішення приймає він — перемикач «ПДВ» («Виключає» / «Включає») у самому прейскуранті. Сюди система звертається, коли прейскуранта в документі немає, і робить це при кожному перерахунку рядка, а не лише при створенні документа. Не залишайте перемикач без вибору: тоді документи вважають, що ціна включає ПДВ, а замовлення, створене за посиланням прайс-листа комерційної пропозиції, — що не включає, і суми таких документів розходяться.

ПДВ документа за кодом ПДВ — як рахується ПДВ у підсумку документа. Без галочки (так налаштовано спочатку) ПДВ документа — сума ПДВ рядків. З галочкою — окремо по кожному коду ПДВ: суми рядків цього коду складаються (при цінах без ПДВ — суми без ПДВ, при цінах з ПДВ — з ПДВ), податок рахується від цієї суми за ставкою коду й округлюється один раз, а ПДВ документа — сума по кодах. Якщо ціни без ПДВ, підсумок документа — сума без ПДВ плюс ПДВ за кодами. На документі з багатьма рядками два способи можуть різнитися на кілька копійок. Діє на рахунки клієнтам, рахунки-фактури, комерційні пропозиції і контракти; таблиці робіт завжди рахують ПДВ за рядками. Уже збережені документи перераховуються лише тоді, коли їх редагують (рахунок-фактура — ще й при затвердженні).

Типові ситуації

Товар списується двічі. Увімкнена галочка «Списувати склад по рах/ф», а рахунок на вже відвантажений товар введено руками, а не з відвантаження: склад списало відвантаження, потім — рахунок. Рядки рахунку, створеного з відвантаження (з його меню чи затвердженням відвантаження), склад не чіпають — вони пам'ятають своє відвантаження. Рахунок на відвантажене створюйте з відвантаження; якщо всі продажі йдуть через відвантаження, галочку можна зняти.

Рахунки за відвантаженнями доводиться робити руками. Увімкніть «Створювати рах/ф після затвердж. відвантаження» — далі кожне проведене відвантаження створюватиме чернетку рахунка. Щоб рахунок одразу проводився, увімкніть ще й «Затверджувати створений рах/ф».

Відвантаження не затверджується, а в повідомленні — відмова рахунку. Увімкнено «Затверджувати створений рах/ф», і рахунок, створений із відвантаження, не проходить перевірку (наприклад, у клієнта немає умови оплати). Виправте причину з повідомлення або вимкніть галочку — тоді рахунок створюватиметься чернеткою.

У новому рахунку порожні умова й дата оплати. У картці клієнта умови немає, і в полі «Умови сплати за замовчуванням» теж порожньо. Заповніть картку клієнта або задайте умову за замовчуванням.

Сума в рядку не дорівнює ціні × кількість. Найчастіше це ПДВ: перемикач «Включає ПДВ» означає, що податок уже сидить у ціні. Перевірте спершу прейскурант у документі — його налаштування головніше за це.

ПДВ документа на копійку відрізняється від суми ПДВ рядків. Увімкнено «ПДВ документа за кодом ПДВ»: податок округлюється один раз на код, а не в кожному рядку. Так і задумано; щоб ПДВ документа дорівнював сумі рядків, зніміть галочку.

Зміни не вплинули на існуючі документи. Більшість ознак читається в момент створення документа: вже виписані рахунки-фактури й рахунки клієнтам лишаються з тими ознаками, які отримали при створенні. Винятки: «ПДВ документа за кодом ПДВ» діє на документ, щойно той редагують; «Ціна продажу» — на документ без прейскуранта при першому ж перерахунку рядка; «Умови сплати за замовчуванням» — при зміні клієнта в уже створеному рахунку-фактурі.