Визначення звіту
Тут ви збираєте власні фінансові звіти: звіт про прибутки та збитки у звичній вам структурі, управлінський баланс, порівняння доходів у різних валютах — будь-яку форму, яку звикли бачити ваші власники чи інвестори. Визначення — це «креслення» звіту: перелік рядків із правилами, звідки брати цифри. Друкує його Конструктор фінансових звітів: одне визначення — одна форма, запускати можна за будь-який період.
Де шукати: Модулі → Фінанси → Регістри → Визначення звіту
Готова регуляторна форма № 2 з зафіксованими рахунками — окремий звіт Прибуток та збитки; конструктор натомість нічого не знає про ваш план рахунків і друкує рівно те, що ви визначили.
Розбір на прикладі
У демо-базі є визначення P&L — звіт про прибутки та збитки:
Кожен рядок майбутнього звіту має код, тип і визначення:
| Код | Рядок | Тип | Визначення |
|---|---|---|---|
| 10 | Доходи | Текст | — (заголовок секції) |
| 20 | Дохід від реалізації | Рахунок | 701:703 |
| 21 | Повернення від клієнтів | Рахунок | 704 |
| 41 | Собівартість реалізованої продукції | Рахунок | 901:903 |
| 50 | Валовий прибуток | Сума | 20-21-41 |
| 60 | Інші доходи | Рахунок | 705:746 |
| 65 | Адміністративні витрати | Рахунок | 921 |
| 80 | Інші витрати | Рахунок | 801:851,904,911,940:977 |
| 90 | Прибуток | Сума | 50+60-65-70-80 |
Читаємо: рядок 20 збирає обороти рахунків з 701 до 703; рядок 50 — це не рахунки, а арифметика над кодами інших рядків (рядок 20 мінус 21 мінус 41); рядок 10 — просто заголовок. Із цих трьох типів складається будь-яка форма.
Мова визначень
Для рядка типу «Рахунок» перелічуєте рахунки:
701— один рахунок, рівно цей номер (субрахунки 7011, 7012 сюди не входять);701:703— діапазон: усі рахунки плану, номер яких як текст лежить між 701 і 703. Номери порівнюються посимвольно, а не як числа: 7011 і 7021 у діапазон потрапляють, а 7031 — ні (як текст він стоїть після 703);70:79не візьме 790–799. Щоб діапазон захопив і субрахунки верхньої межі, розширте її:701:7039;801:851,904,911— перелік через кому, можна змішувати діапазони й одиночні;361.СКЛАД1— рахунок з об'єктом через крапку: у рядок потраплять лише проводки цього об'єкта. Об'єкт ставлять лише до одиночного рахунку, не до діапазону.
Номер, якого немає в плані рахунків, діапазон просто не знаходить, а одиночний такий номер зупиняє звіт повідомленням «Рахунок не існує:» з цим номером. Помилку запису — дві крапки, дві двокрапки, об'єкт у діапазоні — збереження пропускає, а звіт відмовляє: «Невірне визначення з кодом» і код рядка.
Для рядка типу «Сума» — формула з кодів рядків: 50+60-65-70-80. Конструктор шукає код спершу серед рядків-рахунків, що потрапили у звіт (з коментарем і визначенням), потім серед уже порахованих сум — це суми з меншим кодом, тож сума може спиратись на іншу суму, визначену вище. Код шукається дослівно: 020 і 20 для формули — різні коди.
«Текст» — заголовки секцій і порожні рядки-відступи; поле «Визначення» лишається порожнім.
Знак, сторона і баланс
- Вид вирішує знак, коли «Сторона» — «Звичайний»: Активно = дебет мінус кредит (витрати, майно), Пасив = кредит мінус дебет (доходи, капітал). Якщо дохідний рядок показує суму з мінусом — найчастіше в нього забули поставити «Пасив». У рядку з прапорцем «Баланс» «Вид» не діє: знак бере вид рахунку з картки — Актив і Витрати дають дебет мінус кредит, Пасив, Капітал і Дохід — кредит мінус дебет.
- Сторона примусово бере лише один бік проводок: Дебет — суму дебету, Кредит — суму кредиту; «Вид» тоді не діє. «Звичайний» — обидва боки зі знаком за «Видом». Рядок-рахунок із порожньою «Стороною» друкується нулем, тож «Звичайний» обирайте явно.
- Баланс (прапорець) перемикає рядок з оборотів за період на сальдо: звіт друкує дві колонки — на початок періоду і на кінець. Для звіту про прибутки прапорець вимкнений, для балансових форм — увімкнений (як у демо-визначенні «Balance»).
- Валюта в рядку обмежує його проводками однієї валюти, і суми рядка друкуються в цій валюті, а не в базовій. Демо-визначення «ІН_ВАЛ» так порівнює дохід і дебіторку в EUR, UAH і базовій валюті — три рядки з однаковими рахунками й різними валютами. Рядок-сума складає числа рядків як є, тому рядки різних валют в одну суму не зводять.
- Шапку колонок звіту система ставить сама, окремої галочки для неї немає: над першим рядком (у демо — «Доходи») і над кожним рядком, де прапорець «Баланс» змінюється відносно попереднього.
Оформлення
Сторінка B матриці задає колір тексту, шрифт, стиль тексту й розмір шрифту кожного рядка; поля над матрицею оформлюють шапки колонок і дають стиль за замовчуванням рядкам, у яких на сторінці B нічого не задано. У демо секції виділені синім жирним, ключові підсумки — зеленим, фінальний «Прибуток» — більшим кеглем. Це не прикраса заради прикраси: у довгому звіті око чіпляється саме за підсумкові рядки.
Часті ситуації
Рядок-сума показує нуль або «не все». У формулі згаданий код, якого не існує (опечатка, або рядок перейменували), код суми, що стоїть нижче (з більшим кодом), або код записаний інакше (020 замість 20). Конструктор не лається на такі коди — просто мовчки пропускає. Звіряйте формулу з колонкою кодів.
Рядок зник зі звіту. Рядок-рахунок чи рядок-сума без «Коментар» або «Визначення» і рядок без «Тип» у звіт не потрапляють — збереження про це не попереджає.
Визначення не зберігається. Відмови при збереженні:
- «Поле «Назва» має бути заповнене!» — назва обов'язкова;
- «Визначення звіту з такою назвою 'PNL' існує! Назва визначення звіту PNL» — назва унікальна в межах компанії, і регістр літер не рахується: «P&L» і «p&l» — одна назва;
- «Код «…» має бути числом» — код рядка має бути числом; під час збереження рядки впорядковуються за кодом як числа й перенумеровуються;
- «В полі "Код" не повинно бути повторень» — два рядки з однаковим кодом;
- «Валюту '…' не заведено» — валюти рядка немає в довіднику валют.
У звіті нулі, хоча обороти є. Якщо у вікні звіту задана валюта, а в рядку визначення — інша, рядок свідомо друкується нульовим. Так само нулем друкується рядок-рахунок із порожньою «Стороною».
Баланс не сходиться. Перевірте «Вид рахунку» в картках рахунків зносу, капіталу й зобов'язань: у рядках із прапорцем «Баланс» знак береться саме звідти, а «Вид» рядка визначення там не діє.
Поля
| Поле | Призначення |
|---|---|
| Назва, Опис | Ім'я, яке вводиться у вікні звіту (унікальне в компанії; звіт шукає його дослівно, з урахуванням регістру), і людський підпис |
| Шрифт, Колір тексту, Стиль тексту, Розмір шрифту | Оформлення шапок колонок і стиль рядків за замовчуванням |
| Матриця, стор. A | Код, Коментар (текст рядка у звіті), Визначення, Валюта, Тип, Вид, Сторона, Баланс |
| Матриця, стор. B | Колір тексту, Шрифт, Стиль тексту, Розмір шрифту окремого рядка |