Перейти до змісту

Авто-виставлення рахунків

Довга оренда оплачується не разово, а періодами — за планом оплат із договору. Виставляти ці рахунки руками — робота на кожен день і джерело забутих періодів.

Де шукати: Модулі → Оренда → Служби → Авто-виставлення рахунків

Служба робить це за один запуск: проходить по всіх активних договорах і виставляє рахунки за тими періодами, строк яких настав.

Розбір на прикладі

Автовиставлення рахунків

Параметрів немає — тільки кнопка запуску й пояснення: рахунки будуть створені за всіма ACTIVE-договорами, у яких у плані оплат є рядки з датою сьогодні або раніше.

Що вона робить

  1. Бере всі договори в статусі ACTIVE;
  2. у кожного дивиться план оплат і відбирає рядки зі статусом PLANNED і плановою датою не пізніше сьогодні;
  3. створює рахунок-фактуру за цим періодом — тим самим правилом, яким рахується план оплат, тож суми рядка плану й рахунку збігаються, якщо ціни й рядки договору після розрахунку плану не змінювались. Рахунок створюється чернеткою і датується днем запуску служби, а не плановою датою рядка; перевірте його й проведіть самі;
  4. позначає рядок плану як виставлений і пише в нього номер і суми рахунку, щоб наступний запуск його не повторив.

Ключове: служба спирається на план оплат. Він не з'являється сам — його будує пункт меню договору «Розрахувати план оплат». Період у плані — це фіксована кількість днів із поля «Дні до рахунку» (наприклад, 30 днів, а не календарний місяць). Якщо плану немає, служба чесно нічого не зробить — виставляти нічого.

Типові ситуації

Служба нічого не створила. Перевірте:

  • статус договору ACTIVE;
  • план оплат розраховано і в ньому є рядки PLANNED;
  • планова дата настала (майбутні періоди не виставляються);
  • на закладці «Об'єкти оренди» договору є хоча б один рядок — договір без рядків служба пропускає мовчки;
  • за цей період хоч один рядок договору має ціну («Ціна за період» або «Ціна/день»); призупинені рядки не рахуються. Якщо ні, рахунок не створюється, а рядок плану лишається PLANNED — служба братиме його знову в кожному запуску.

Після запуску служба показує, скільки рахунків створила і скільки було відмов — кожну з номером договору й причиною: «Оброблено: …, помилок: …». Відмова одного періоду інших не зупиняє: решта періодів і договорів виставляється.

Служба відмовила: реєстр спільний. Якщо договори оренди вашій компанії відкрито спільним доступом з іншої компанії, служба відмовляє ще до першого рахунку: «Реєстр «Договори оренди» спільний з іншою компанією: цю службу запускає лише вона». Рахунки за цими договорами виставляє та компанія, з якої їх відкрито.

Рахунок виставлено двічі. Так не буває: після виставлення рядок плану перестає бути PLANNED. Якщо рахунок треба переробити — видаліть його, а потім у договорі виберіть пункт меню «Оновити статус договору»: рядок плану, рахунку якого більше немає, повернеться в PLANNED, і наступний запуск служби виставить період знову. Саме видалення рахунку план не змінює. Не відкладайте другий крок: якщо номер видаленого рахунку встигне отримати новий рахунок, система вважатиме період виставленим.

Оренда разова. Тоді план оплат не потрібен: рахунок виставляють із договору вручну.

Куди дивитися далі