Перейти до змісту

Історія корекцій записів операцій

Слід виправлень у бухгалтерії: якою була проводка (запис операції) до кожного її виправлення. Знімок лягає сюди, коли зберігають зміну самого запису операції; перепроведення документа проводку не правлять, а видаляють і створюють наново, тож знімка не дає. Реєстр веде система — це те, чого не можна ані відредагувати, ані видалити руками.

Де шукати: Модулі → Система → Регістри → Історія корекцій записів операцій

Розбір на прикладі

Історія коригувань проводок

Рядок зберігає версію коригування, номер проводки й документ, автора (логін і ім'я), дату зміни, дату самої проводки, суми за дебетом і кредитом, різницю та коментар.

!!! note "Дві дати" У списку дві колонки дат: «Дата створ. версії» — коли збережено ту версію проводки, що лягла в рядок, і «Дата запису операції» — дата самої проводки. У вікні запису ті самі поля підписані «Дата внес. змін» і «Дата»; у звіті історії коригувань — так само, як у списку.

Ключове поле — версія: воно й перетворює окремі записи на історію. Перше виправлення дає версію 1, друге — 2, і так далі; кожна лишається на місці.

Навіщо це потрібно

Виправлення проводки — річ звичайна, але аудиту потрібні не тільки поточні цифри, а й шлях до них. Питання «чому в березні була одна сума, а тепер інша» без цього реєстру не має відповіді.

Тому історію не чистять і не редагують: її цінність саме в незмінності.

Запис цього реєстру відкривається лише для перегляду: рядки в ньому не видалити, «Зберегти» вимкнене. Змінити чи видалити запис може тільки користувач, чиїй ролі дозволено дію «Можливість змінювати «Історію корекцій записів операцій»» (рядок action на вкладці «Загальний доступ» ролі; її код — canChangeTransCorrectHistory). Потрібен саме рядок цієї дії: загальний рядок «усі дії» її не відкриває. За замовчуванням її немає ні в кого, крім системного користувача. Записи цієї операції зникають самі, лише коли видаляють саму операцію.

Типові ситуації

Суми в звіті змінилися заднім числом. Знайдіть номер проводки — тут видно, якою вона була до кожної правки. Автор і дата рядка — це автор і дата того стану, що зберігся у версії; хто зробив саму правку, видно в наступній версії або в самій проводці.

Треба показати аудитору обґрунтування. Окремого поля для причини виправлення немає: «Коментар» у рядку — це коментар самого запису операції в тій версії. Пояснення, вписане в коментар проводки під час правки, видно в наступній версії або в самій проводці.

Записів по документу немає. Проводку не коригували — це нормально. Або документ розпроводили й провели знову: зняття проведення видаляє проводку, а разом із нею і всю її історію коригувань, і нова проводка починає історію з нуля.

Куди дивитися далі