Перейти до змісту

Витрати

Найменший модуль системи — три реєстри, і всі про одне: гроші, які фірма й співробітник винні один одному. Не зарплата (вона в кадровому обліку) і не оплата постачальникам, а підзвіт: видали готівку на відрядження, людина витратила, відзвітувала, залишок повернула або перевитрату їй відшкодували.

Увесь модуль тримається на одному рахунку — 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Він працює як особистий рахунок співробітника перед фірмою, і кожен документ модуля лише рухає його в той чи інший бік.

Маршрут: цикл підзвіту

Витрата з каси (стаття ПІДЗВІТ) → Дт 372: співробітник винен фірмі
              ↓
Авансовий звіт → Кт 372: витрати визнані, борг зменшився
              ↓
   залишок повертають у касу  |  перевитрату віддають виплатою персоналу
  1. Видача. Гроші йдуть витратою з каси за статтею підзвіту. Борг співробітника виріс.
  2. Авансовий звіт — людина звітує: чеки, дати, суми. Кожен рядок несе статтю авансового звіту, а стаття — це рахунок витрат, на який сума й ляже.
  3. Розрахунок. Витратив менше — повертає готівку надходженням у касу. Витратив більше — фірма винна йому, і борг закриває виплата персоналу, яку зазвичай створюють кнопкою з самого звіту.

Нульовий залишок на 372 по співробітнику означає, що з ним розрахувалися повністю. Ненульовий — або в нього на руках гроші фірми, або фірма винна йому.

Що важливо розуміти

Стаття авансового звіту = рахунок витрат. Логіка та сама, що в статей каси: довідник обирається в рядку, а за ним стоїть рахунок. Тому «пальне», «відрядження», «канцелярія» — це не просто ярлики для звіту, а те, куди підуть гроші в обліку.

Виплата персоналу — не зарплата. Зарплату видають витратою з каси за статтею зарплати, і вона закриває рахунок розрахунків із працівниками. Виплата персоналу закриває саме 372 — борг за підзвітними грошима. Плутанина тут дає «зайву» зарплату у звітах і невиправданий залишок на 372.

Об'єкти доречні й тут. Пальне конкретного автомобіля, відрядження конкретного проекту — усе це задається об'єктами у рядку, інакше витрати зіллються в загальну купу.

Два журнали й оборотка. Власних настройок модуль не має, а звітів — два: журнал авансових звітів (що відзвітували, з рядками витрат і фільтром за об'єктом) і журнал виплат персоналу (що відшкодували, з підсумками за способом оплати). Обидва — за документами. Хто скільки ще винен, показують фінанси: оборотка за рахунком 372 у розрізі об'єктів і є звітом про підзвітних осіб.

З чого почати в новій базі

  1. Статті авансових звітів — пальне, відрядження, офіс; кожній статті свій рахунок витрат.
  2. Стаття підзвіту в касі — щоб видача грошей лягала на 372.
  3. Об'єкти — якщо потрібна аналітика за машинами, проектами, підрозділами.
  4. Перша видача — і цикл пішов.

Часті задачі

Треба Куди йти
видати гроші під звіт Витрата з каси зі статтею підзвіту
прийняти звіт співробітника Авансовий звіт
повернути невитрачене Надходження в касу
відшкодувати перевитрату Виплата персоналу
побачити, хто скільки не відзвітував Оборотка за рахунком 372
список авансових звітів за місяць, непроведені Журнал авансових звітів
що відшкодували і з якої каси Журнал виплат персоналу
розкласти витрати за автомобілями чи проектами об'єкти у рядках звіту

Усі об'єкти модуля

Документи: авансові звіти · виплати персоналу

Довідники: статті авансових звітів

Звіти: журнал авансових звітів · журнал виплат персоналу

Куди дивитися далі