Перейти до змісту

Відкриті передоплати клієнта

Гроші, які клієнт уже дав, але за які ще не отримав товару чи послуги. Поки сума лежить тут — це наш борг перед ним, а не виручка.

Де шукати: Модулі → Обслуговування бази даних → Регістри → Відкриті передоплати клієнта

Розбір на прикладі

Відкриті передоплати клієнта

Рядок — одна передоплата з невикористаним залишком: номер, клієнт, сума. Записи створює й гасить система: рядок з'являється, коли проводять платіж із передоплатою, а залишок зменшують залік у рахунку й рядок платежу з мінусом за цим самим номером передоплати. Правити чи видаляти рядок вручну може лише роль із дією «Можливість змінювати відкриті рахунки-фактури, передоплати та історії платежів»; решта його лише бачить.

Життя передоплати

  1. Клієнт заплатив наперед — з'явився рядок на всю суму.
  2. Виставили рахунок і зарахували передоплату — залишок зменшився, а подія лягла в історію передоплат клієнта.
  3. Повернули клієнту частину грошей або використали передоплату в іншому платежі — рядок документа «Платежі» з номером цієї передоплати й сумою з мінусом теж зменшує залишок і теж лягає в історію. Більше, ніж лишилось, система не пропустить: «Сума платежу перевищує залишок на передплаті».
  4. Залишок дійшов рівно до нуля — рядок зник.
  5. Зняли ОК з рахунку чи з платежу, що зменшив залишок, — залишок повернувся на ту саму суму; якщо рядок уже зник, він з'явився знову.

Різниця з відкритими рахунками-фактурами принципова: там борг клієнта нам, тут — наш борг клієнту.

Чому це важливо для обліку

Передоплата — не дохід. Поки товар не відвантажений, гроші лишаються зобов'язанням, і саме цей реєстр показує його розмір. Він же підказує менеджеру, що клієнт уже платив: перш ніж вимагати оплату, варто заглянути сюди.

Типові ситуації

Клієнт каже, що платив, а рахунок висить непогашеним. Гроші, ймовірно, лежать тут: залік не зробили.

Залишок менший за суму платежу. Частину вже зарахували чи повернули — подробиці в історії.

Передоплата не потрібна. Її повертають рядком документа «Платежі» з номером цієї передоплати й сумою з мінусом: залишок зменшиться, а на нулі рядок зникне.

Передоплата іншого клієнта. Використати передоплату може лише її клієнт. Рахунок, що зараховує чужу передоплату, не проведеться: «Клієнт передплати не співпадає з клієнтом рахунку-фактури». Рядок платежу з мінусом за номером чужої передоплати теж не проведеться — відмова назве рядок і клієнта, якому передоплата належить.

Не знімається ОК із платежу, що вніс передоплату. Поки частину передоплати зараховано в рахунку чи використано іншим платежем, система відмовляє: «Сума платежу перевищує залишок на передплаті». Спершу знімають ОК з документів, що її використали, — тоді залишок знову дорівнює сумі платежу.

Залишок із мінусом. Зарахувати більше, ніж лишилось, система зазвичай не дає: «Сума передплати перевищує залишок на передплаті». Якщо ж залишок таки пішов у мінус (наприклад, два документи провели водночас), рядок лишається з мінусом: зникає він лише на точному нулі. Зняття ОК з такого рахунку повертає рівно те, що він зняв.

Куди дивитися далі