Відвантаження
У звичайному ланцюгу продажу склад змінює саме відвантаження. Замовлення фіксує домовленість, рахунок створює борг клієнта, платіж приносить гроші — а товар зникає з залишків тут.
Виняток один, і про нього варто знати: рахунок клієнту уміє списувати товар сам, якщо в ньому стоїть галочка «Оновлювати склад». Тоді відвантаження не потрібне — але й обидві операції разом робити не можна, інакше товар піде зі складу двічі. Умовчання для галочки задає налаштування «Рахунки-фактури».
Де шукати: Модулі → Склад → Регістри → Відвантаження
Разом із залишками відвантаження робить ще дві речі, яких не видно з вікна:
- списує собівартість — не ту ціну, за якою продаєте, а ту, у скільки товар обійшовся вам. Система бере її з конкретних партій за методом FIFO: першою пішла найстаріша;
- робить проведення: собівартість у витрати, товар зі складу.
Тому в цьому документі немає жодної ціни продажу і жодної суми до сплати — вони не його справа. Відвантаження оперує кількостями і собівартістю.
Документ живе в модулі Склад. Створюється з картки замовлення командою «Створити відвантаження»: вручну, з нуля, його не роблять — рядки завжди приходять із замовлення.
Шлях документа
Що воно робить при затвердженні
- зменшує залишок на складі з шапки;
- закриває партії за FIFO і фіксує їхню собівартість у рядках;
- робить проведення: дебет рахунку собівартості, кредит рахунку запасів;
- проставляє в замовленні відвантажену кількість — і замовлення бачить, що виконано;
- знімає резерв із того, що поїхало.
Розбір на прикладі
Журнал відповідає на питання «що вже поїхало»: клієнт, склад, дата, номер замовлення й галочка ОК — затверджений документ чи ще чернетка. Дві праві колонки — про доставку: чи позначене відвантаження як посилка Нової Пошти і в якому воно в перевізника статусі.
За замовленням №23 ТОВ «Будівельник» замовило три позиції. Приїхати по дрилі клієнт готовий уже зараз, каски й молотки чекають — тому відвантажуємо лише дрилі.
Шапка коротка, і кожне поле в ній важливе. «Номер замовл.» 23 — звідки прийшли рядки і куди повернеться відмітка про виконання; без нього документ не збережеться. «Склад» СКЛ — звідки фізично йде товар, саме на цьому складі зменшиться залишок.
Порівняйте з карткою замовлення: тут немає ані цін, ані сум, ані ПДВ. Тільки те, що стосується руху товару.
Три числа в рядку
- «Замовлено» 3 — скільки за цією позицією ще лишилось відвантажити за замовленням;
- «На складі» 133 — скільки зараз лежить на складі;
- «Відвантажено» 3 — скільки віддаємо цим документом.
Редагується з них тільки останнє. Перші два система показує сама, щоб ви бачили межі: не більше, ніж замовлено, і не більше, ніж є. Це і є вся робота з документом — поставити фактичну кількість у рядках.
Додати рядок вручну не можна: у відвантаження потрапляє лише те, що є в замовленні. Якщо клієнт бере щось понад замовлення, спершу дописують позицію в замовлення.
Скільки це коштувало вам
Тут видно другу половину операції — ту, про яку клієнт не знає.
«Собівартість» 1 071,25 — у стільки обійшлася одна дриль. Це не оцінка й не середнє: рівно та сума, за якою ці дрилі поставлено на склад надходженням №38 із закупівлі. Тобто ланцюг закупівлі й ланцюг продажу зустрічаються саме в цьому числі.
«Усього» 3 213,75 — собівартість усього рядка, 3 × 1 071,25. Саме ця сума піде у витрати проведенням, на «Рахунок собівартості» 902.
А тепер порахуйте заробіток: продаємо по 1 200 без ПДВ, купили по 1 071,25 — 128,75 з кожної дрилі, 386,25 на всій відправці. Ось звідки береться прибуток у звітах, і ось чому собівартість варто перевіряти до затвердження, а не після.
Закладку з собівартістю видно не всім — вона відкривається за окремим правом. Без нього в рядку лишиться тільки рахунок собівартості.
Що змінилось після затвердження
Три дрилі зникли з залишку складу СКЛ, а в замовленні №23 у рядку дрилів з'явилися трійки в колонках виконання. Замовлення лишилось відкритим: каски й молотки ще не поїхали.
Які проводки робить документ
Відвантаження відповідає лише за товарну половину угоди, і проводка саме про це: собівартість іде зі складу у витрати.
| Дт | Кт | Сума | За що |
|---|---|---|---|
| 902 | 281 | 3 213,75 | три дрилі по 1 071,25 |
Ні виручки, ні боргу клієнта тут немає — вони з'являться в рахунку. Тому між відвантаженням і рахунком фірма виглядає так: товару вже немає, грошей ще немає, а витрату за собівартістю вже визнано. Це нормальний проміжний стан, але якщо рахунок забути, він лишиться назавжди — і прибуток буде занижено рівно на цю суму.
Рядків у проводці стільки, скільки партій пішло: одна позиція, зібрана з двох постачань, дасть два рядки з різною собівартістю.
Проводку відвантаження робить, лише якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на вкладці «Логістика» стоїть позначка «Відвантаження»; без неї документ проводиться без запису операцій і без попередження.
Звідки беруться рахунки
Рахунок собівартості видно просто в рядку — колонка «Рахунок собівартості» на закладці B, у прикладі 902 «Собівартість реалізованих товарів». Якщо її очистити, рахунок знайдеться за карткою товару, потім за групою, потім за загальними налаштуваннями.
Складський рахунок у рядку не показано взагалі: система обчислює його при затвердженні за ланцюжком картка товару → група товарів → картка складу → налаштування. Надходження за замовчуванням бере рахунок за тим самим ланцюжком, тому зазвичай товар списується з того рахунку, на який став. Але якщо рахунок у рядку надходження виправили вручну або складський рахунок у картці товару, групи чи складу змінили після надходження, відвантаження спише товар із нинішнього рахунку, а вартість лишиться на колишньому — її переносять ручною проводкою.
Звідси практичний наслідок: порівнювати відвантаження за рахунками марно, якщо в товарів різні групи — проводки будуть різними за однакового вигляду документа. Номери рахунків у прикладі — з демонстраційної бази; у вашій фірмі будуть свої.
Порядок роботи
1. Створити із замовлення
У картці замовлення — «Створити відвантаження». Позиції, кількості й склад переносяться самі.
2. Привести до факту
Виправте кількості в колонці «Відвантажено», зайві рядки приберіть. Нуль у рядку не пройде: система відповість, що кількість має бути більше нуля.
3. Перевірити собівартість
Подивіться закладку з собівартістю: чи не порожня вона і чи не вища за ціну продажу. Якщо товар продається нижче собівартості, система або попередить, або взагалі не дасть затвердити — залежно від того, які права видані вашому користувачеві. Порівнює вона ціну із собівартістю, лише якщо в «Налаштуванні рахунків» увімкнено «Оновлювати собівартість у рахунку по відвантаженню»; без цього налаштування відвантаження затверджується без перевірки.
4. Затвердити
ОК і зберегти. З цієї миті товар списано, проведення зроблено, замовлення оновлено.
5. Далі
- «Створити рахунок-фактуру» — виставити рахунок на те, що поїхало;
- «Створити повернення від клієнта» — якщо товар повертають;
- «Створити ТТН» і накладні Нової Пошти — перевізні документи;
- «Відкрити запис операції» — готове проведення в головній книзі.
Якщо в налаштуваннях увімкнено автоматичне створення рахунку після відвантаження, рахунок з'явиться сам, без цієї команди.
Як переконатися, що документ правильний
- «Заг. кіль-сть» дорівнює тому, що фактично поїхало зі складу.
- Склад у шапці — той, з якого справді забирали товар.
- Собівартість у рядках заповнена і нижча за ціну продажу.
- Після затвердження «Відкрити запис операції» показує проведення на суму собівартості.
- У замовленні колонки виконання оновились.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| Ok | ОК |
| Number | Номер |
| Cust_Code | Клієнт |
| Contact_Code | Клієнт (код) |
| Contact_Name | Клієнт (назва) |
| Cust_Name | Назва |
| Objects | Об'єкти |
| Date | Дата |
| Loc_Code | Склад (код) |
| Loc_Name | Склад (назва) |
| Order_No | Номер замовл. |
| Total_Quantity | Заг. кіль-сть |
| Cust_Addr1 | Місто |
| Cust_Addr2 | Вулиця |
| Cust_Addr3 | Будинок |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| No | Номер позиції рядка |
| Item_Code | Товар |
| Description | Опис |
| Ordered | Замовлено |
| InStock | На складі |
| Delivered | Відвантажено |
| Ord_Row | № рядка рах. клієнта |
| Qty | Поверн. к-сть |
| Price | Собівартість |
| CostPrice | те саме, що Price |
| Total | Усього |
| CostTotal | те саме, що Total |
| MObjects | Об'єкти |
| Serial_No | Серійний № |
| SalePrice | Ціна продажу з рядка замовлення на продаж (порожньо, якщо рядок не із замовлення або той, хто друкує, не має права читати «Замовлення клієнтів») |
| SaleTotal | Сума рядка за цінами продажу: частка суми рядка замовлення на продаж за відвантаженою кількістю (порожньо в тих самих випадках, що й SalePrice) |
| Unit | Код одиниці виміру |
| Unit_Name | Назва одиниці виміру |
| Barcode | Штрихкод товару |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Клієнт — Контакти
- Склад — Склади (
Loc_*) - Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію
Часті ситуації
Помилились, а документ уже затверджений. Виправити не вийде: правка затвердженого відвантаження відхиляється повідомленням «Документ затверджено», а зняти затвердження звичайному користувачеві не дадуть — «Не можна розтвердити складський документ. Потрібен дозвіл canUnOkStockDock, зверніться до адміністратора». Цей дозвіл (або окремий на відвантаження) дає лише роль — фоновий «Доступ за замовчуванням» задачі не дозволяє ніколи. У демонстраційній базі він є в ролі ADMIN. За документом уже стоять залишки, партії і проводки. Якщо товар справді повертається — оформіть повернення від клієнта.
Клієнт забрав менше, ніж замовляв. Це нормальний хід: зменшіть кількість, решта лишиться в замовленні й поїде наступним відвантаженням.
Товару на складі менше, ніж треба. Відвантажте те, що є. Замовлення лишиться відкритим на різницю, а закупівлю під нього можна запустити із самого замовлення.
Потрібно відвантажити з іншого складу. Склад задається в шапці й один на весь документ: за ним товар списується й перевіряється залишок. Якщо частина товару йде з іншого складу, оформіть на неї окреме відвантаження з цим складом у шапці.
Продаємо дешевше, ніж купили. Система це помітить: одному користувачеві вона просто напише «Ціна товару нижче собівартості», іншому не дасть поставити ОК зі словами «Продаж заборонено, оскільки ціна нижче собівартості». Різниця — у правах, і роздають їх свідомо: перше для менеджера, друге для тих, кому знижки погоджувати не дозволено. Працює це за ввімкненого «Оновлювати собівартість у рахунку по відвантаженню» в «Налаштуванні рахунків» — без нього немає ні попередження, ні заборони.
Довідник полів
Шапка
| Поле | Де | Опис |
|---|---|---|
| Номер | завжди | Номер відвантаження, присвоюється автоматично |
| Клієнт, Назва | завжди | Одержувач товару |
| Об'єкти | завжди | Об'єкти аналітики документа |
| ОК | завжди | Затвердження: списує товар і робить проведення |
| Дата | Умови | Дата, якою товар списується зі складу |
| Склад | Умови | Склад, з якого йде товар |
| Номер замовл. | Умови | Замовлення клієнта, з якого створено документ |
| Код адреси, Тип адреси | Доставка | Яка саме з адрес клієнта використана |
| Країна, Регіон, Місто, Вулиця, Будинок, Поверх, Квартира | Доставка | Куди везти; підставляється з картки клієнта і в документі не редагується |
| Нова Пошта | Нова Пошта | Дані експрес-накладної, якщо інтеграція увімкнена |
Рядки товарів
| Поле | Закладка | Опис |
|---|---|---|
| Товар, Опис | усі | Код і назва позиції |
| Замовлено | A | Скільки лишилось відвантажити за замовленням |
| На складі | A | Поточний залишок на складі |
| Відвантажено | A | Скільки віддаємо цим документом — єдина кількість рядка, яку заповнює людина (крім неї — товар, серійні номери, обʼєкти й рахунок собівартості) |
| № рядка рах. клієнта | A | Номер рядка в замовленні, з якого прийшла позиція |
| Поверн. к-сть | A | Скільки з цього рядка вже повернув клієнт — за затвердженими поверненнями; чернетка повернення сюди не входить |
| Собівартість | B | Собівартість одиниці за FIFO |
| Усього | B | Собівартість рядка |
| Рахунок собівартості | B | Рахунок, на який списується собівартість |
| Об'єкти, Сер. номер | C | Аналітика рядка і серійні номери |
Підсумки документа
| Поле | Опис |
|---|---|
| Заг. кіль-сть | Скільки одиниць відвантажено разом |