Перейти до змісту

Файли

До будь-якого запису системи можна прикріпити файли: скан накладної до надходження, договір до контакту, фото пошкодженого товару до повернення. Реєстр «Файли» — це спільний журнал усього, що прикріплено; самі файли додають не тут, а в картці запису.

Де шукати: Модулі → Система → Регістри → Файли

Як прикріпити файл

Файли живуть у бічній панелі картки. Відкрийте будь-який документ або довідник і натисніть кнопку зі скріпкою в шапці — праворуч висунеться панель. На самій кнопці стоїть лічильник: скільки файлів уже прикріплено до цього запису; поки файлів немає, лічильника не видно.

Картка з відкритою панеллю файлів

Панель — це весь інструмент роботи з файлами:

Панель файлів

Дія Як зробити
Додати файли кнопка + ліворуч угорі (можна вибрати кілька одразу) або перетягнути файли мишею просто в панель
Завантажити файл собі подвійний клік по імені — у вікні «Завантажити або переглянути» кнопка «Завантажити»
Скопіювати ім'я файлу правий клік по імені — ім'я лягає в буфер обміну
Видалити кошик у рядку файлу
Додати з телефона зчитати QR-код унизу панелі

QR-код — найкоротший шлях, коли документ у вас на руках, а сканера немає: наводите камеру телефона, у браузері відкривається сторінка завантаження, і зроблене фото лягає прямо в цей запис. Код живе п'ять хвилин; якщо не встигли — закрийте й відкрийте картку, код буде новий (панель, відкрита вдруге в тій самій картці, показує той самий код).

Розбір на прикладі

У надходженні №42 два файли — накладна постачальника й сертифікат якості. Панель показує ім'я й розмір кожного, а кнопка зі скріпкою в шапці — цифру 2.

Те саме в журналі «Файли»:

Реєстр «Файли»

Колонка Що означає
Регістр до записів якого реєстру прикріплено файл (GoodsReceipts — надходження)
Ім'я файлу оригінальне ім'я, з яким файл завантажили
Розмір файлу у байтах (у панелі картки той самий розмір показано в кілобайтах)
Флаг видалення файл позначено на видалення, але ще не стерто

Журнал відповідає на питання, на які панель відповісти не може: скільки всього файлів у базі, які записи ними обросли, скільки місця вони займають.

Що система робить із файлом

На диску файл лежить не під своїм ім'ям: система дає йому службове ім'я-ідентифікатор, а оригінальне зберігає в базі. Тому два файли з однаковою назвою не затирають один одного, а ім'я з кирилицею чи пробілами не ламає сховище.

Якщо ввімкнено шифрування вкладень, файл ще й шифрується — див. Шифрування/розшифрування файлів.

Обмеження при завантаженні:

  • розмір файлу — до 10 МБ; більший система не візьме;
  • при завантаженні з телефона через QR додатково відхиляються виконувані файли (exe, bat, cmd, msi, sh, jar і подібні);
  • у хмарній версії діє квота сховища: коли її вичерпано, завантаження відхиляється з повідомленням «Забагато завантажень».

Хто бачить прикріплені файли

Файл успадковує права того реєстру, до запису якого прикріплений. Немає права читати надходження — не буде й доступу до накладної, прикріпленої до нього: система відповість «Доступ заборонений». Окремих прав «на файл» не існує, і роздавати їх не треба.

Прикріпити файл може кожен, хто бачить документ, — досить права перегляду. Видалити — лише той, хто має право редагувати документ; решті кошик відповість «Доступ заборонений».

У базі з кількома фірмами файли розділені так само, як записи: чужу компанію не видно.

Видалення у два кроки

Кошик у панелі файл не стирає, а лише позначає — у журналі це видно колонкою «Флаг видалення». Помилкове видалення можна виправити, поки файл не стерли остаточно.

Позначений файл зникає з панелі картки й більше не завантажується: кнопка завантаження в журналі відповість «Файл не знайдено на сервері».

Остаточне стирання робить служба Очищення файлів: вона видаляє те, що пролежало позначеним довше за обраний строк (місяць, два або три). Крім ручного запуску, система сама щотижня стирає файли, позначені понад два місяці тому. До стирання файл лишається на диску й займає місце.

Типові ситуації

Файл не завантажується, система лається на розмір. Ліміт — 10 МБ на файл. Скан на кілька десятків сторінок стискають або ділять на частини.

Прикріпив файл, а колега його не бачить. Питання не в файлі, а в правах на реєстр: у колеги немає доступу до самого документа.

Видалив файл помилково. Поки не пройшла служба очищення, запис лишається в журналі з позначкою видалення. Панель картки позначених файлів не показує, тож відкрийте запис у журналі «Файли» і зніміть «Флаг видалення».

Місце на диску не звільнилося після видалення. Так і має бути: кошик лише позначає. Звільняє місце служба очищення.

Не встиг сфотографувати за QR-кодом. Код діє п'ять хвилин. Закрийте картку й відкрийте знову — з'явиться новий; повторне відкриття панелі в тій самій картці код не оновлює.

Потрібно дізнатися, що це за файл у журналі. Колонка «Регістр» називає реєстр, а не конкретний документ. Щоб дійти до запису, зручніше йти з іншого боку: відкрити документ і подивитися його панель файлів.

Куди дивитися далі