Як зробити, щоб код підставлявся сам
Заводите постачальника — і вигадуєте йому код. Заводите товар — вигадуєте знову. За півроку коди в усіх різні, два менеджери завели того самого контрагента під різними номерами, а на третього система відповідає «Такий код вже зареєстровано в системі».
Вигадувати не треба. Лишіть поле «Код» порожнім і збережіть запис — система підставить наступний вільний номер сама — якщо для цього запису є правило нумерації (нижче). Правила не знайшлося — збереження зупиниться на полі «Код», і підказка скаже, де його завести: «Введіть унікальний код контакту або додайте діапазон кодів для його типу й категорії у «Серії номерів для генерації коду контактів» — тоді код генеруватиметься». У новій компанії SaaS загальне правило для кодів товарів уже заведене: перший новий товар отримує 00000004 (три стартові товари мають 00000001–00000003).
Як це виглядає
Постачальник. Нова картка контакту, відмічений тип «Постачальник», код не заповнений. Після збереження в картці стоїть V011 — префікс V і наступний номер серії постачальників.
Товар у групі «ЗЧ» (запчастини). Код не заповнений, група обрана. Після збереження — ЗЧ1004.
Товар без групи. Теж спрацює: система візьме загальне правило й видасть 000028 — число, доповнене нулями до шести знаків.
У всіх трьох випадках від вас потрібне одне: не чіпати поле «Код».
Звідки система бере номер
Правила задаються заздалегідь, один раз, і далі просто працюють:
| Що нумеруємо | Де правило | Чим різняться серії |
|---|---|---|
| Контакти — клієнти, постачальники, контактні особи | Серії номерів для генерації коду контактів | тип контакту і його категорія |
| Товари й послуги | Серії номерів для генерації коду товарів | група товару |
| Серійні номери одиниць товару | Діапазон серійних номерів | один спільний діапазон |
| Номери документів — рахунків, надходжень, платежів | Серії номерів | реєстр документа і період |
Правило — це рядок із діапазоном «від:до», префіксом, суфіксом і кількістю нулів. Система бере наступне за «Останнім номером» вільне число діапазону (зайняті пропускає), доповнює нулями, приклеює префікс — і записує використане в колонку «Останній номер».
Рядок шукається від точного до загального: для контакту спершу «цей тип і ця категорія», потім «цей тип», потім загальний рядок без типів і категорій. Для товару — спершу рядок його групи, потім рядок із порожньою групою. Якщо не знайшлося жодного рядка, код не видається, і збереження зупиниться на обов'язковому полі «Код» — це й означає «коди вводимо руками».
Що таке «код постачальника»
Це код у картці контакту, у якого відмічений тип «Постачальник» — той самий V011. За ним на постачальника посилаються замовлення, надходження, рахунки від нього і платежі йому. Окремого «коду постачальника» поза кодом контакту в системі немає: картка одна, а ролі — клієнт, постачальник, контактна особа — відмічаються галочками в ній же. Тому й серія в постачальників своя: щоб за кодом одразу було видно, з ким маєш справу.
Артикул, під яким товар числиться у постачальника, — це інше: для нього в картці товару є поле «Альт. код», другий код тієї самої картки. Своєї серії він не має, його вписують руками.
Типові ситуації
Код не підставився, система вимагає ввести його руками. Для цього типу контакту (або для цієї групи товару) немає ні свого рядка, ні загального. Додайте рядок у відповідну настройку.
«Такий код вже зареєстровано в системі». Такий код уже зайнятий іншою карткою. Лишіть поле порожнім — система сама пропустить зайняті номери й візьме перший вільний.
Код видався не тієї серії. Серія обирається за типом і категорією контакту (або за групою товару), а не за тим, хто заводить запис. Перевірте ці поля в картці.
Треба почати нумерацію наново. Змініть «Останній номер» у рядку правила. Зайняті коди система однаково пропустить.
Хочеться перейменувати код старої картки. Не варто: код — ключ, за яким на картку посилаються документи, і в картки, що вже працювала, міняти його не можна. Заведіть нову й закрийте стару, див. Чому запис не видаляється.
Номер документа не підставляється. Це інша нумерація — Серії номерів: одна серія на реєстр, з діапазоном «з — по» і, якщо треба, з періодом дії. Без серії документи нумеруються наскрізно від одиниці.