Умови оплати

Довідник відповідає на одне питання: коли гроші мають бути на рахунку. «Передоплата», «за фактом», «відтерміновано 30 днів» — це не примітка в договорі, а код, який ставиться в документ і з якого система рахує дату сплати.

Де шукати: Модулі → Розрахунки з постачальниками (також у модулях: Розрахунки з клієнтами) → Регістри → Умови оплати

Довідник спільний для двох напрямків: ті самі коди стоять і в рахунках-фактурах клієнтів, і в рахунках-фактурах постачальників. Тому одна картка «30 днів» обслуговує і наш борг, і борг перед нами.

Розбір на прикладі

П'ять типових умов: PP (передоплата), P0 (готівка), CN (кредитний рахунок), 10 і 30 (відтермінування). Відкриваємо останню:

Уся картка — це код, коментар (те, що бачить менеджер у списку вибору), тип і кількість днів. Тридцять днів означає рівно одне: коли з такою умовою виписується рахунок, у полі «Дата сплати» опиниться дата документа плюс 30 днів. Саме від цієї дати потім рахують прострочення звіти зі старіння боргів — дебіторської і кредиторської заборгованості.

Три типи — три різні поведінки

Звичайний — просто відтермінування на вказану кількість днів. Найпоширеніший випадок; «передоплата» — це той самий звичайний тип із нулем днів.

Кредитний — умова для кредит-нот. Коли з рахунку роблять кредитову (сторнуючу) накладну, система не питає, яку умову ставити: вона сама бере з довідника картку з типом «Кредитний» — першу за кодом — і підставляє її. Тому така картка в базі має бути одна — інакше кредит-нота отримає першу за кодом, а не ту, яку ви мали на увазі.

Готівка — рахунок вважається оплаченим одразу в касу. У цьому випадку проводки йдуть не на рахунок розрахунків із клієнтом, а на рахунок готівки з цієї ж картки. Без «Готів. рахунок» картку типу «Готівка» не збереже вже вона сама: «Поле "Рахунок каси" повинно бути заповнене». Якщо ж така картка лишилася з давніх часів без рахунку, рахунок-фактура, рахунок-фактура постачальника чи рахунок клієнту з нею не збережеться: «Вкажіть готівковий рахунок у картці 'Умови оплати'».

Від кінця місяця

Галочка «Від кінця місяця» під полем «Днів» змінює точку відліку: дні рахуються не від дати документа, а від останнього дня її місяця. Так домовляються, коли платять «через 30 днів після закінчення місяця».

Приклад для умови 30 з галочкою: рахунок від 04.06 — дата сплати 30.07 (а не 04.07); від 09.08 — 30.09; від 15.01 — 02.03 (у високосний рік — 01.03). З нулем днів дата сплати — останній день наступного місяця.

Правило одне для всіх документів, що беруть дату сплати з умови: рахунків-фактур клієнтів і постачальників, зокрема створених із замовлень, надходжень, комерційних пропозицій, договорів і оренди.

Галочка буває лише у звичайних умов: у кредитних строк кредит-ноти рахується своїм правилом, у готівкових строку немає взагалі. Коли тип змінюють на інший, галочка знімається сама; кредитну чи готівкову умову з нею система не збереже: «Дні від кінця місяця рахує лише умова сплати типу «Звичайний»».

Решта полів

Поле	Навіщо
Від кінця місяця	Дні рахуються від останнього дня місяця дати документа — див. розділ «Від кінця місяця» вище
Прейскурант	Прив'язати до умови окремий прейскурант: коли менеджер обирає цю умову в замовленні чи рахунку, прейскурант документа змінюється на цей і ціни рядків перераховуються з нього, виправлені руками теж. Так оформлюють «ціна за передоплатою нижча»
Рахунок продаж.	Підміняє рахунок доходу в рахунку-фактурі клієнта — потрібно, коли продаж за особливих умов має лягати на власний рахунок обліку
Готів. рахунок	Рахунок каси для типу «Готівка»

Як умова потрапляє в документ

Умову за замовчуванням задають у картці контрагента — окремо для клієнта і окремо для постачальника (картка контакту, вкладка «Умови»). Звідти вона приходить у документ, коли в ньому вибирають контрагента, а з рахунку клієнту, комерційної пропозиції чи замовлення постачальнику — у створений з них рахунок-фактуру (зокрема й після відвантаження чи надходження товару: сама поставка умови не тримає). У кожному документі умову можна замінити руками.

Дата сплати рахується в момент створення документа і перераховується, лише коли в непроведеному рахунку змінюють умову, контрагента або дату рахунку. Тому нова кількість днів у картці умови вже виписаних рахунків не змінює — доки в самому рахунку не змінять умову чи дату.

Типові ситуації

Рахунок виписаний, а дата сплати порожня. Умову оплати не проставлено взагалі: без неї строку нема з чого рахувати. Умова з нулем днів порожньої дати не дає — дата сплати тоді дорівнює даті рахунку. Перевірте картку контрагента: якщо там порожньо, документ створюється без умови. Виняток — рахунок-фактура клієнту: якщо в «Налаштування рахунку-фактури» заповнено поле «Умови сплати за замовчуванням», рахунок візьме умову звідти.

Клієнт платить пізніше, ніж мав. Змінювати картку умови не треба — це змінить правило для всіх. Правильно виправити умову (або дату сплати) в самому рахунку.

Потрібна знижка за передоплату. Заведіть окрему умову з нулем днів і прив'яжіть до неї прейскурант зі зниженими цінами.

У кредит-ноті не та умова. Перевірте, чи не завелося в довіднику дві картки з типом «Кредитний»: система бере першу за кодом.

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Змінна	Що підставляється
PaymentDeals_Code	Код
PaymentDeals_Comment	Коментар
PaymentDeals_PriceList	Прейскурант
PaymentDeals_CashAccount	Готів. рахунок
PaymentDeals_SalesAccount	Рахунок продаж.
PaymentDeals_Days	Днів
PaymentDeals_Type	Тип