Інвентаризації
Перерахували товар на складі й хочете зафіксувати, що знайшли. Інвентаризація — документ, який записує результат підрахунку поряд із тим, що про запаси думає система.
Де шукати: Модулі → Склад → Регістри → Інвентаризації
І ось головне, чого від неї зазвичай чекають марно: інвентаризація не змінює залишки. Провели документ — кількість на складі лишилася та сама. Вона відповідає на питання «скільки лежить насправді», а не «хай тепер буде стільки». Різницю закривають окремими документами, і робить це окрема процедура — «Порівняння інвентаризації». Розділення свідоме: підрахунок і виправлення обліку — різні рішення, які часто ухвалюють різні люди й у різні дні.
Тому документ потрібен, щоб:
- зафіксувати факт — що, де і в якій кількості знайшли, з датою і складом;
- показати розбіжність — прямо в рядку, поряд з обліковою кількістю;
- лишити слід — підрахунок залишається в журналі «Історія руху товарів» записом, позначеним як такий, що не впливає на залишок, і до нього можна повернутися, коли доведеться пояснювати, звідки взялася нестача. У звіті «Історія товару» підрахунку не буде: звіт показує рух, а інвентаризація залишок не рухає — там видно документи, якими розбіжність закрили.
Документ живе в модулі Склад; його створює процедура «Конструктор інвентаризаційних відомостей» (див. нижче) або ви вручну.
Що воно робить при проведенні
- записує підрахунок у журнал руху товарів — по рядку на кожну позицію;
- не чіпає залишок: записи історії позначені як такі, що не впливають на запаси;
- не робить проводок — грошового змісту в підрахунку немає, він з'явиться лише в документа, яким ви закриєте розбіжність.
Розбір на прикладі
У журналі — номер, склад, дата, коментар і затвердження. №6, №2 і №1 ще не затверджені — їхній підрахунок ще не записано в історію товару (залишків не змінить і проведення). Розберемо №3 від 30/06/2026.
Вибірково перерахували ручний інструмент на основному складі.
Шапка тут коротка — «Дата», «Склад» і «Коментар». Склад важливий: інвентаризація завжди про конкретне місце зберігання, а не про фірму загалом. Коментар відповідає на питання, чому рахували саме це.
Уся суть — у двох колонках рядка:
- «Кількість» — скільки нарахували руками;
- «К-кість на складі» — скільки обліковується на дату документа.
Три рядки у прикладі показують і нестачу, і надлишок:
- Молоток слюсарний: 24 проти 90 і молоток столярний: 20 проти 57 — нестача. Товар пішов зі складу фактично, але не в обліку: бій, невиданий видаток, помилка при відвантаженні;
- Круг відрізний: 586 проти 455 — надлишок. На полиці більше, ніж рахує система: найімовірніше, надходження не оформили.
Після проведення всі три рядки лягли в історію товару, а залишки лишилися колишніми. Облік і далі розходиться з полицею — і це нормальний стан документа. Розбіжність закривають далі.
Як закрити розбіжність
Руками документи не заводять. Цим займається процедура «Порівняння інвентаризації»: вона бере проведені відомості саме тієї дати, яку ви вкажете (не за період), і сама створює те, що потрібно, — надходження на надлишки і списання зі складу на нестачу. Документи зв'язуються з інвентаризацією в обидва боки, тож із відомості завжди видно, чим її закрили, а зі списання — на якій підставі воно виникло.
Проводок інвентаризація не робить
Це прямий наслідок усього сказаного: документ нічого не змінює ні в залишках, ні у вартості запасів, тому в «Записах операцій» після його проведення не з'явиться нічого. Шукати там нема чого — і відсутність проводки не означає, що документ провівся неправильно.
Рух за рахунками з'явиться у документів, які закривають розбіжність: списання віднесе нестачу на рахунок «Нестача тов. по інвент.», надходження поставить надлишок на склад проти рахунку «Надлишок тов. по інвент.» (обидва — у налаштуванні «Використання фінансових рахунків»). Дату коригувальним документам процедура ставить ту, яку ви їй вказали, — дату інвентаризації, а не день запуску, тож нестача потрапляє у витрати датою перерахунку.
Порядок роботи
Інвентаризація рідко починається з порожньої картки: зазвичай відомість спершу будують процедурою, потім рахують, потім звіряють.
1. Побудувати відомість
Процедура «Конструктор інвентаризаційних відомостей» створює документ одразу з позиціями, які лежать на складі. Відбір задається складом, датою, групою, брендом, класифікацією або конкретним товаром, а галочка «Включати товари з нульовим запасом» додає й позиції, які на цьому складі вже рухалися, але на дату документа залишку не мають, — інакше знайдений на полиці надлишок по них нікуди буде вписати. Товару, по якому на цьому складі не було жодного руху, процедура не додасть навіть із галочкою: такий рядок вносять у відомість руками.
Картку можна створити і вручну: модуль Склад → реєстр «Інвентаризації» → «Новий».
2. Внести підрахунок
По рядку на позицію: та кількість, яку фактично нарахували. Облікова кількість підставиться сама в колонку «К-кість на складі».
3. Провести
ОК і зберегти. Підрахунок зафіксовано, залишки не зачеплено.
4. Закрити різницю
Запустити процедуру «Порівняння інвентаризації», вказавши склад і дату. Вона розбере відомості й створить надходження і списання на розбіжності. Інвентаризація лишиться обґрунтуванням і буде видна за зв'язками.
Як переконатися, що документ правильний
- Склад у шапці — той, який рахували.
- Дата — день підрахунку. Облікова кількість береться на дату документа, тож учорашня інвентаризація покаже вчорашні залишки, а не сьогоднішні.
- У документі є всі перераховані позиції, зокрема й ті, де зійшлося: рядок, у якому обидві колонки однакові, доводить, що позицію рахували, а її відсутність не доводить нічого.
- Нульова кількість проставлена там, де товар шукали й не знайшли. Пропущений рядок і рядок із нулем — різні твердження.
- Коментар пояснює охоплення підрахунку.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| Ok | ОК |
| No | Номер |
| Comment | Коментар |
| Trans_Date | Дата |
| Location | Склад |
| Loc_Code | Склад (код) |
| Loc_Name | Склад (назва) |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| No | Номер позиції рядка |
| Item_Code | Код товару |
| Description | Опис |
| Serial_No | Серійний № |
| S_T_Qty | Кількість |
| Item_Location | Склад |
| Qty_In_Stock | К-кість на складі |
| Unit_Name | Назва одиниці виміру |
| Units | Код одиниці виміру |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Склад — Склади (
Loc_*) - Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію
Часті ситуації
Провели інвентаризацію, а залишок не змінився. Так і задумано, див. вище. Документ фіксує підрахунок; облік приводить до факту процедура «Порівняння інвентаризації», і запускати її треба окремо.
Облікова кількість у рядку не сходиться з тим, що зараз показує склад. Перевірте дату документа: колонка рахується на неї. Якщо після інвентаризації були відвантаження чи переміщення, сьогоднішній залишок буде іншим — і це не помилка.
Знайшли товар, якого в обліку немає взагалі. Рядок з обліковим нулем — нормальний запис, і надходження на надлишок процедура створить сама. Головне питання до нього — за якою собівартістю товар стане на склад, бо від неї залежить майбутній прибуток. Процедура бере її з картки товару — поле «Собівартість у базовій валюті» — і створює надходження одразу затвердженим, виправити ціну в ньому вже не можна. Тому ціну в картці перевіряють до запуску процедури. Списання на нестачу затверджується одразу, лише якщо залишку вистачає; інакше лишається чернеткою.
Рахували кілька складів одразу. Один документ — один склад. На кожне місце зберігання заводиться своя інвентаризація, інакше незрозуміло, де саме нестача.
Довідник полів
Шапка
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер документа, присвоюється автоматично |
| Дата | День підрахунку; на неї ж рахується облікова кількість |
| Склад | Місце зберігання, яке перераховували |
| Коментар | Охоплення і привід інвентаризації |
| ОК | Проведення: фіксує підрахунок в історії товару |
Рядки
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код товару, Опис | Позиція та її назва |
| Кількість | Скільки нарахували фактично |
| К-кість на складі | Скільки обліковується на дату документа |
| Склад | Місце зберігання рядка, якщо воно відрізняється від складу в шапці |
| Серійний № | Серійні номери для товарів із поштучним обліком |