Вставка рядків з Excel: таблиця документа одним Ctrl+V

Клієнт прислав замовлення таблицею, постачальник — прайс на сорок позицій. Набирати їх по рядку ні до чого: таблицю документа можна заповнити з Excel за один раз — скопіювати стовпчик кодів і вставити його в «Код товару».

Як вставити

В Excel виділіть стовпчик кодів товарів. Якщо поруч стоять кількість і ціна — виділіть і їх; стовпчики Excel мають іти в тому ж порядку, що й колонки таблиці документа, підряд і без пропусків (див. нижче).
Натисніть Ctrl+C (на Mac — Cmd+C).
У документі (наприклад, «Рахунок-фактура») клацніть клітинку «Код товару» в рядку, з якого почнеться вставка.
Натисніть Ctrl+V (на Mac — Cmd+V).

Кожен код лягає у свій рядок, нових рядків додається стільки, скільки треба. Для кожного коду підтягуються назва, одиниця, ціна, знижка й ставка ПДВ — так само, як коли код набрано руками.

Розкладка клавіатури значення не має: Ctrl+V і Ctrl+C працюють і на українській, і на англійській.

Якщо клітинку вже відкрито для набору (у полі блимає курсор), вставка блоку однаково розкладе коди по рядках. Одне значення — один код — ляже просто в поле, як набране.

Що з колонками праворуч

Вставка пише блок праворуч від клітинки, з якої почали: кожну клітинку Excel — у наступну колонку таблиці, у тому порядку, як колонки показані на екрані. Колонку, яку в документі редагувати не можна, вставка теж рахує: клітинка Excel, що припала на неї, просто відкидається, а не переходить у сусідню колонку.

Тому стовпчики Excel мають повторювати колонки документа підряд. У «Рахунку-фактурі» праворуч від «Код товару» стоять «О.В.», «Кількість», «Опис», «Ціна». Щоб вставити код, кількість і ціну, залиште в Excel порожні стовпчики на місці одиниці й опису: код ⇥ порожньо ⇥ кількість ⇥ порожньо ⇥ ціна. Блок «код ⇥ кількість ⇥ ціна» поклав би кількість в одиницю виміру, а ціну — у кількість, і сума рядка вийшла б хибною.

Кількість і ціна, вставлені у свої колонки, перемагають ціну з картки товару: документ бере числа з вашої таблиці. Порожня клітинка поруч із кодом у новому рядку нічого не стирає — там лишається те, що підставила картка. У рядку, який уже був заповнений, порожня клітинка записується як порожнє значення: назву, одиницю й ціну картка підставить знову, а кількість стане 1. А блок без коду (наприклад, лише кількість і ціна поверх наявних рядків) пише й порожні клітинки: що в них було, стирається, і сума рядка перераховується.

Якщо якогось коду немає в довіднику

Рядки з відомими кодами вставляються, а про решту зверху з'являється одне вікно «Ці рядки не вставились» — номер рядка і що з ним не так. Рядок невідомого коду лишається таким, яким був до вставки: доданий вставкою — порожнім (за його номером легко знайти позицію у вихідній таблиці), наявний — із попереднім товаром, кількістю й ціною. Перегляньте такі рядки до збереження: де товар у рядку обовʼязковий, документ із порожнім рядком не збережеться, а чернетка рахунку-фактури збережеться — порожній рядок у ній стане текстовим.

Окремими рядками у вікні «Ці рядки не вставились» приходять лише рядки з невідомим кодом. Будь-яка інша відмова рядка — наприклад, для валюти ціни товару не задано курс («Для валюти «…» не задано курс») — відхиляє вставку всю: таблиця повертається до стану перед вставкою, і з'являється текст відмови. Усуньте причину й вставте блок знову.

Коли вставка недоступна

Затверджений документ таблиці не змінює — вставити в нього рядки не можна, як і набрати. У документах, які після затвердження дозволяють правити окремі колонки, вставка торкнеться лише цих колонок: система спершу перепитує дозвіл на кожну.

Браузер і доступ до буфера обміну

Окремого дозволу на читання буфера обміну вставка не потребує. Якщо браузер усе ж питає (буває в Safari), дозвольте — інакше вставка не відбудеться.