Вставка строк из Excel: таблица документа одним Ctrl+V

Клиент прислал заказ таблицей, поставщик — прайс на сорок позиций. Набирать их по строке незачем: таблицу документа можно заполнить из Excel за один раз — скопировать столбец кодов и вставить его в «Код товара».

Как вставить

В Excel выделите столбец кодов товаров. Если рядом стоят количество и цена — выделите и их; столбцы Excel должны идти в том же порядке, что и колонки таблицы документа, подряд и без пропусков (см. ниже).
Нажмите Ctrl+C (на Mac — Cmd+C).
В документе (например, «Счет-фактура») щёлкните ячейку «Код товара» в строке, с которой начнётся вставка.
Нажмите Ctrl+V (на Mac — Cmd+V).

Каждый код ложится в свою строку, новых строк добавляется столько, сколько нужно. Для каждого кода подтягиваются название, единица, цена, скидка и ставка НДС — так же, как когда код набран вручную.

Раскладка клавиатуры значения не имеет: Ctrl+V и Ctrl+C работают и на русской, и на английской.

Если ячейка уже открыта для набора (в поле мигает курсор), вставка блока всё равно разложит коды по строкам. Одно значение — один код — ляжет просто в поле, как набранное.

Что с колонками справа

Вставка пишет блок справа от ячейки, с которой начали: каждую ячейку Excel — в следующую колонку таблицы, в том порядке, как колонки показаны на экране. Колонку, которую в документе редактировать нельзя, вставка тоже считает: ячейка Excel, пришедшаяся на неё, просто отбрасывается, а не переходит в соседнюю колонку.

Поэтому столбцы Excel должны повторять колонки документа подряд. В «Счете-фактуре» справа от «Код товара» стоят «Е.И.», «Количество», «Описание», «Цена». Чтобы вставить код, количество и цену, оставьте в Excel пустые столбцы на месте единицы и описания: код ⇥ пусто ⇥ количество ⇥ пусто ⇥ цена. Блок «код ⇥ количество ⇥ цена» положил бы количество в единицу измерения, а цену — в количество, и сумма строки получилась бы неверной.

Количество и цена, вставленные в свои колонки, побеждают цену из карточки товара: документ берёт числа из вашей таблицы. Пустая ячейка рядом с кодом в новой строке ничего не стирает — там остаётся то, что подставила карточка. В строке, которая уже была заполнена, пустая ячейка записывается как пустое значение: название, единицу и цену карточка подставит снова, а количество станет 1. А блок без кода (например, только количество и цена поверх имеющихся строк) пишет и пустые ячейки: что в них было, стирается, и сумма строки пересчитывается.

Если какого-то кода нет в справочнике

Строки с известными кодами вставляются, а об остальных сверху появляется одно окно «Эти строки не вставились» — номер строки и что с ней не так. Строка неизвестного кода остаётся такой, какой была до вставки: добавленная вставкой — пустой (по её номеру легко найти позицию в исходной таблице), имевшаяся — с прежним товаром, количеством и ценой. Просмотрите такие строки до сохранения: где товар в строке обязателен, документ с пустой строкой не сохранится, а черновик счёта-фактуры сохранится — пустая строка в нём станет текстовой.

Отдельными строками в окне «Эти строки не вставились» приходят только строки с неизвестным кодом. Любой другой отказ строки — например, для валюты цены товара не задан курс («Для валюты «…» не задан курс») — отклоняет вставку целиком: таблица возвращается к состоянию до вставки, и появляется текст отказа. Устраните причину и вставьте блок снова.

Когда вставка недоступна

Утверждённый документ таблицу не меняет — вставить в него строки нельзя, как и набрать. В документах, которые после утверждения позволяют править отдельные колонки, вставка затронет только эти колонки: система сначала переспрашивает разрешение на каждую.

Браузер и доступ к буферу обмена

Отдельного разрешения на чтение буфера обмена вставка не требует. Если браузер всё же спрашивает (бывает в Safari), разрешите — иначе вставка не произойдёт.