Контакты

Единый справочник всех, с кем работает фирма: клиенты, поставщики, контактные лица, потенциальные заказчики. Отдельных справочников «клиенты» и «поставщики» в системе нет — есть один список, а роль задают галочки в шапке карточки.

Где искать: Модули → CRM (пункт есть и в других модулях) → Регистры → Контакты

Карточка контакта — не анкета для порядка, а источник условий, по которым система заполняет документы: откуда взять цену, через сколько дней ждать оплату, в какой валюте выставлять счёт, какую ставку НДС ставить, на какое отделение везти товар. Заполнили карточку один раз — дальше менеджер просто выбирает клиента, а всё остальное подставляется само.

Разбор на примере

В списке — код, название, категории клиента и поставщика, телефон. Кнопка фильтра открывает отбор по категориям, классификации, резидентности и типу: только клиенты, только поставщики, только контакты, только VIP.

Открыта карточка ООО «Строитель» — того самого клиента, которому мы выставляли счета и от которого принимали платежи.

В шапке — самое важное: чем этот контакт является. Отмечено «Клиент» и «VIP», не отмечены «Поставщик» и «Контакт». Хотя бы одна из галочек «Клиент», «Поставщик», «Контакт» обязательна (одна «VIP» не считается): без неё карточка не сохранится, система ответит «Необходимо выбрать тип контакта». Одному и тому же предприятию можно поставить и «Клиент», и «Поставщик» — тогда оно попадёт и в счета, и в закупку, а рядом появятся вторые поля условий, отдельно для роли поставщика.

Категория клиента (КЛИЕНТ) — это не описание, а ссылка на категорию, в которой заданы прейскурант, матрица скидок и счёт дебиторской задолженности. Категория раздаёт условия целой группе клиентов сразу.

На вкладке «Контакт» — то, чем пользуются каждый день: телефоны, почта, сайт, контактное лицо и классификация. Два поля стоит прочитать внимательно:

• «Адрес» заполнен строкой «Петренко Игорь Васильевич, Киевская, Киев, 7, Отделение №7…» — её никто не набирал руками. Это представление адреса доставки, помеченного «по умолчанию»: сохранили адрес — система переписала поле в карточке;
• «Классификация» содержит два значения через запятую — СТРОЙ и РЕКОМ. Это классификации контакта: отрасль и канал привлечения. Поле множественное, значений может быть сколько угодно.

Вкладка «Реквизиты» — то, что попадает в печатные формы и в налоговые документы: юридический адрес, ИНН, ЕГРПОУ, IBAN, банк. Юридический адрес здесь тоже заполнился сам — из адреса типа «Юридический», отмеченного по умолчанию.

В украинской версии ERPJS на вкладке есть ещё поля платежа в банк — для отправки платежей поставщикам в Укрсиббанк: «Вид платежа в банк» (Оплата, Зарплата или Налог), а для налога — «Код вида уплаты» и «Дополнительная информация записи» (её банк берёт, когда в строке платежа нет назначения). Получателя банк узнаёт по IBAN и ЕГРПОУ, а когда ЕГРПОУ пуст — по ИНН. Поля «Информация о налоговом уведомлении (решении)» и «Тип бюджетного платежа» сохраняются, но в банк пока не идут.

Вкладка «Условия» — договорённости с клиентом:

Поле	На что влияет
Валюта клиента	Валюта новых счетов и заказов этого клиента
Условия оплаты кл.	Срок: дата оплаты счёта = дата счёта + дни из условий оплаты; в условиях «от конца месяца» — конец месяца счёта + дни (при 0 дней — конец следующего месяца)
Условия/способ доставки	Подставляются в заказ клиента и счёт-фактуру при выборе клиента; при смене клиента — его значения, пустые тоже
Объекты	Объект аналитики, на который лягут проводки по этому контакту
Менеджер	Ответственный за клиента; по нему отбираются отчёты продаж. Он же подставляется в поле «Продавец» новых счетов клиентам, счетов-фактур и коммерческих предложений этого клиента, кто бы их ни набирал; руками поле можно изменить
Резидентность	Резидент или нерезидент — от этого зависит, попадёт ли закупка на склад напрямую или через растаможку
Тип ставки пошлины	Полная, льготная или преференционная — для импортных операций

Вкладка «Финансы» отвечает на вопрос «почём и по какому счёту». Прейскурант (ОПТ) — главное поле: цена в счёте берётся из прейскуранта клиента, а не из карточки товара. Матрица скидок (ПОСТОЯННЫЙ) добавляет к этому скидку, ставка НДС подставляется в строки документов, а счета кредиторов и аванса нужны, когда контакт выступает поставщиком.

Отдельно — прайс-лист коммерческого предложения и иконка рядом с ним: она открывает веб-витрину с ценами именно для этого клиента (ссылка содержит его идентификатор). Ссылку можно отправить клиенту, чтобы он смотрел свои цены сам.

Вкладка «Связанные контакты» — люди на стороне клиента. Петренко Игорь Васильевич заведён отдельной карточкой (тип «Контакт») и связан с организацией. Связь двусторонняя: в карточке Петренко в этой же таблице будет стоять ООО «Строитель». Галочка «Удалить» в строке разрывает связь, а не удаляет человека из системы.

Вкладка «Адрес» показывает все адреса контакта — юридический, почтовый, доставки. Наверху те, что помечены «по умолчанию»; именно они попадают в документы.

Откуда берётся код

Код можно ввести руками, а можно оставить пустым — тогда система выдаст следующий свободный по диапазонам номеров, выбрав тот, который лучше подходит по типу контакта и категории. В нашем примере контактное лицо K0001 и лид K0002 получили коды из «универсального» диапазона: они не клиенты и не поставщики, поэтому именные диапазоны для них не подошли.

На карточке лида K0002 отмечен только «Контакт» — ни «Клиент», ни «Поставщик»; классификация САЙТ — канал, по которому он пришёл.

У лида K0002 заполнено поле «Объекты» — объект аналитики K-K0002 создался сам, потому что так велит настройка контактов. Дальше все проводки по этому контакту можно будет разложить по объектам.

Что проверяется при сохранении

Код и название обязательны. Код уникален в пределах фирмы: «Такой код уже зарегистрирован в системе».

Телефон проверяется на дубликаты — перекрёстно по обоим полям. Если номер уже есть у другого контакта (хоть в поле «Телефон», хоть в «Телефон 2»), система назовёт код существующей карточки: «Контакт с таким номером телефона (0681234567) уже зарегистрирован: C0004». Это защита от второго контакта на того же человека — самой частой причины «клиент оплатил, а долг висит». Телефон можно сделать обязательным в настройках системы (подробно — Настройка телефонов).

Ссылочные поля проверяются на существование: категория, классификация, прейскурант, условия оплаты, валюта, матрица скидок, счета, менеджер, контактное лицо. Ошибка называет конкретное значение — «Прейскурант 'ОПТ2' не найден».

Объекты не должны повторяться по типу: два объекта одного типа в одном контакте запрещены, закрытый объект выбрать нельзя.

Что контакт делает в документах

Подставляет условия. Выбрали клиента в счёте — приехали прейскурант, скидка, валюта, ставка НДС, условия оплаты и, как следствие, дата оплаты.

Собирает долг. Все счета, платежи и предоплаты сходятся по коду контакта — отсюда ведомость расчётов и старение долгов.

Разрешает или запрещает рассылки. Галочка «Уведомить клиента» — согласие на SMS-рассылку: без неё служба рассылки этому контакту не пишет. На уведомления о статусе сервисного заказа (например, «Готов») галочка не действует — они уходят клиенту заказа и без неё.

Закрывает работу. Галочка «Закрыто» блокирует контакт: он остаётся в базе и в старых документах, но в новые его не выбрать. В документах продаж — счёте, кредит-ноте, заказе, предложении, отгрузке, возврате — закрытого клиента не поставить и кодом вручную: новый документ на него не сохранится, и заменить им клиента в существующем документе нельзя. Документы, где он уже стоит, правятся и закрываются как раньше. Новый счёт или отгрузка из заказа такого клиента — это новый документ: он не сохранится, пока клиента не откроют.

Не даёт удалить себя. Если контакт использован хоть в одном документе, удаление отклоняется с перечнем: «Код контакта используется в документах: Счета-фактуры, Счета клиентам!». Документом здесь считается любая запись с кодом контакта — не только счета и заказы, но и контракты, договоры, задачи, договоры и акты аренды, растаможка, адреса, контактное лицо проекта или другого контакта, а также «Клиент по умолчанию» в настройке счетов-фактур и в карточке пользователя — последнего берут импорты чеков Checkbox и «Вчасно.Каса». Правильный способ убрать неактуального клиента — галочка «Закрыто».

Меню карточки

Пункт	Что делает
Информация о клиенте	Отчёт по этому клиенту: контакты, условия, документы, долг
Информация о поставщике	То же самое со стороны закупки
Создать адрес	Новая запись в адресах с уже подставленным контактом
Создать связанный контакт	Новая карточка, сразу связанная с текущей
История изменений контакта	Кто и что менял в карточке

Типичные ситуации

Карточка не сохраняется: «Необходимо выбрать тип контакта». Не отмечена ни одна из галочек «Клиент», «Поставщик», «Контакт» (одна «VIP» тип не задаёт) — система не знает, клиент это, поставщик или контактное лицо.

Система говорит, что телефон уже зарегистрирован. Такой контакт в базе есть — в сообщении указан его код. Найдите его и работайте с ним, а не заводите второй.

В счёте не та цена. Смотрите вкладку «Финансы»: прейскурант клиента сильнее карточки товара. Нет его у клиента — берётся прейскурант категории клиента. Нет и там — прейскурант из условий оплаты клиента, если в условии он есть: он становится в счёт вместо того, что там стоял. Нет и в условии — остаётся прейскурант, уже выбранный в счёте; пустое поле заполняет прейскурант пользователя по умолчанию (новый счёт получает его уже при создании). Цена из карточки товара берётся, только когда в выбранном прейскуранте строки с этим товаром нет. Ноль в прейскуранте — это цена: товар придёт по 0, цена карточки не подставится.

Адрес в карточке изменился сам. Так и задумано: адрес доставки (или юридический), помеченный «по умолчанию», переписывает соответствующее поле карточки при сохранении адреса.

Нужно завести филиал того же предприятия. Заводите отдельный контакт и связывайте его с головным через «Создать связанный контакт» — тогда документы разойдутся по филиалам, а связь останется видна.

Контакт не удаляется. Он уже в документах. Закройте его галочкой «Закрыто» — в новые документы он не попадёт.

Отображение штрих-кода в печатных формах

В системе реализована возможность вывода штрих-кода контакта в печатные формы.

Важно! Для того чтобы штрих-код в документе (Word/Excel) отображался корректно в виде полос, а не в виде набора спецсимволов, на компьютере должен быть установлен специальный шрифт.

Шрифт: Libre Barcode 128

Ссылка для скачивания: https://fonts.google.com/specimen/Libre+Barcode+128

Если шрифт не установлен, переменная штрих-кода будет выглядеть как кодированный текст (например, Ì...Î).

Переменные печати

Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.

Поля заголовка:

Основное

Переменная	Что подставляется
Contact_Code	Код
Contact_Name	Назв.
Contact_Phone1	Телефон
Contact_CustCat	Категория клиента
Contact_VendCat	Категория поставщика
Contact_Customer	Клиент
Contact_Vendor	Поставщик
Contact_Leader	Контакт
Contact_VIP	VIP
Contact_Phone2	Телефон 2
Contact_Residency	Резидентность

Комментарий

Переменная	Что подставляется
Contact_PersonPosition	Должность
Contact_Comment	Комментарий

Контакт

Переменная	Что подставляется
Contact_Address	Адрес
Contact_Email	Email
Contact_ContactPerson	Конт. лицо
Contact_Classification	Классификация
Contact_Website	Вебсайт
Contact_Closed	Закрыто

Финансы

Переменная	Что подставляется
Contact_AccountPayable	Счет кредиторов
Contact_VATRate	Ставка НДС
Contact_PrepaymentAccount	Счет аванса
Contact_DiscountMatrix	Матрица скидок
Contact_ControlAccount	Контрольный счет
Contact_PriceList	Прейскурант
Contact_QuotationPriceList	Прайс-лист комм. предложения

Реквизиты

Переменная	Что подставляется
Contact_LegalAddress	Юр. адрес
Contact_TaxNumber	ИНН
Contact_RegNumber	ЕГРПОУ
Contact_IBAN	IBAN код
Contact_Bank	Банк
Contact_BankAccount	Р/сч
Contact_Lang	Язык

Условия

Переменная	Что подставляется
Contact_Currency	Валюта клиента
Contact_VendorCurrency	Валюта поставщ.
Contact_DeliveryTerms	Условия доставки
Contact_DeliveryMode	Способ доставки
Contact_PaymentTerms	Условия оплаты кл.
Contact_VendorPaymentTerms	Условия оплаты пост.
Contact_Objects	Объекты
Contact_Manager	Менеджер

Другие переменные

Переменная	Что подставляется
Contact_DutyRateType	Тип ставки пошлины
BAR128_Contact_Code	Штрих-код карточки контакта в формате CODE128: зашифрованные тип и номер записи, по ним система находит карточку при сканировании. Кода контакта (C0004) в нём нет — для него Contact_Code

Поля строк:

Переменная	Что подставляется
MNo	Номер позиции строки