Система

Модуль, в котором настраивают не отдельный участок работы, а всю базу сразу. Остальные модули отвечают на вопросы «как вести склад» или «как считать зарплату»; этот — на вопросы, стоящие над ними: сколько в базе компаний, с какого числа нумеровать документы, до какой даты можно править прошлое и кто должен согласовать счёт, прежде чем его проведут.

Отсюда и особенность: объекты модуля почти не используют напрямую. Их настраивают один раз при запуске базы, а потом вспоминают в двух случаях — когда что-то надо запретить (закрыть период, потребовать согласования) или когда база растёт (новая компания, новый бот, новый шаблон письма).

Маршрут: от запуска базы до ежедневных правил

Компании — сколько юридических лиц ведёт учёт в этой базе
        ↓
Информация о компании — реквизиты в каждом документе и печатной форме
        ↓
Совместный доступ к регистрам — что берём из главной компании, а что своё
        ↓
Правила работы: серии номеров · отчётные периоды · правила утверждения
        ↓
Защита прошлого: закрытие внесения изменений + история коррекций записей операций
        ↓
Связь с внешним миром: почта · SMS · телеграм-боты · API синхронизации

Компании — перечень юридических лиц, каждое со своими документами, остатками и отчётностью.
Информация о компании — одна карточка на компанию: название, адрес, банк, руководитель. Именно её видит клиент в счёте.
Совместный доступ к регистрам — чтобы номенклатуру, контакты и единицы не дублировать, а брать из главной компании.
Серии номеров задают диапазоны нумерации, отчётные периоды избавляют от ежедневного вбивания дат, правила утверждения требуют, чтобы документ выбранного регистра утвердили, прежде чем он проведётся (порога по сумме нет).
Закрытие внесения изменений отрезает правки задним числом, а История коррекций записей операций и одноимённый отчёт показывают, что правили до закрытия.
Каналы наружу: Тексты писем и Отправка е-писем, SMS Уведомление, Подключённые Telegram-боты, Синхронизация по API.

Что важно понимать

Совместный доступ — это не копирование, а ссылка. Компания берёт справочник главной, а не получает его копию: исправили название товара в одном месте — оно изменилось везде. Поэтому решать, что делать общим, надо на старте: расцепить потом труднее, чем завести отдельно.

Закрытие периода сильнее договорённости. Настройка называет дату, до которой документы нельзя провести, распровести или изменить так, чтобы переписалась проводка, — и это единственный способ не получить «отчёт сдан, а цифры поехали». Правку проведённой проводки на месте видит История коррекций записей операций, регистр, который нельзя ни отредактировать, ни удалить руками; но распроведённый документ удаляет свою проводку вместе с её историей.

Правила утверждения останавливают документ, а не человека. Пока правило не выполнено, документ не проведётся: система снимает «ОК» и сохраняет его черновиком; это технический стоп, а не напоминание, которое можно проигнорировать.

Серии номеров — про диапазоны, а не про конфликты. Без серии система даёт документу номер на единицу больше наибольшего в реестре и в каждой компании базы ведёт свой счёт — номера не конфликтуют. Серия нужна, когда номера должны идти диапазонами по периодам (например, свой диапазон на каждый год). Одна серия — один регистр.

Настройки пользователя — не права доступа. Это рабочие атрибуты сотрудника, которые документы подхватывают по логину: отдел продаж и счёт подотчётных денег. Права живут в карточке пользователя.

Вложения можно зашифровать. Служебная операция проходит весь каталог файлов сервера — вложения и шаблоны печатных форм — и кладёт рядом с каждым файлом зашифрованную (или расшифрованную) копию; оригинал остаётся на диске. Направление задаёт настройка сервера, а не окно, — это решение на уровне базы, а не отдельного документа.

С чего начать в новой базе

Компании и информация о компании — кто вы и что пойдёт в печатные формы.
Совместный доступ к регистрам — если компаний несколько, решить это до первого документа.
Единицы (единицы измерения) — базовый справочник, без которого не сохранить ни один товар; страны — по необходимости, документы и карточки их пока не читают.
Серии номеров — до того, как пошли первые документы.
Отчётные периоды, правила утверждения, закрытие внесения изменений — правила, которые легче ввести сразу, чем договариваться потом.

Частые задачи

Нужно	Куда идти
добавить ещё одно юридическое лицо	Компании
изменить реквизиты в печатных формах	Информация о компании
не дублировать справочники между компаниями	Совместный доступ к регистрам
задать нумерацию документов	Серии номеров
закрыть период от правок	Закрытие внесения изменений
узнать, кто правил проводки	История коррекций записей операций — регистр и одноимённый отчёт
требовать утверждения документа перед проведением	Правила утверждения
отправить счёт клиенту почтой	Тексты писем + Отправка е-писем
подключить телеграм-бота	Telegram-боты для подключения → Подключённые Telegram-боты
забирать товары, контакты и остатки из базы компании-партнёра (саму службу синхронизации в меню не вывели)	Синхронизация по API
убрать место, занятое вложениями	Очистка файлов

Все объекты модуля

Справочники: Компании · Страны · Единицы · Серии номеров · Правила утверждения · Настройки пользователя · Тексты писем · Стандартные тексты · Подключённые Telegram-боты

Журналы: История коррекций записей операций

Настройки: Информация о компании · Совместный доступ к регистрам · Отчетные периоды · Закрытие внесения изменений · Настройки таблиц времени · SMS Уведомление · Telegram-боты для подключения · Синхронизация по API

Отчёты: История коррекций записей операций (отчёт по одноимённому регистру) · История изменений контакта

Служебные операции: Отправка е-писем · Шифровка/расшифровка файлов · Очистка файлов · Очистка телеграм · XLSX импорт · XLSX экспорт · Шифрование секретов интеграций (разово после обновления) · Перестройка текста поиска без скрытых полей (разово после обновления) · Обновление тегов шаблонов заказов (разово после обновления)

Куда смотреть дальше

Обслуживание базы данных — служебные регистры и тяжёлые операции.
Финансы — отчётные периоды и закрытие книг с другой стороны.
CRM — контакты, историю изменений которых показывает отчёт этого модуля.