Перейти к содержанию

Открытые счета-фактуры

Витрина дебиторки: здесь лежат счета клиентов, по которым ещё не заплатили. Записи ведёт система — их пишут проведения счетов, кредит-нот и платежей. Создать строку в окне нельзя, а изменить или удалить существующую может только роль с действием «Возможность изменять открытые счета-фактуры, предоплаты и истории платежей».

Где искать: Модули → Обслуживание базы данных → Регистры → Открытые счета-фактуры

Разбор на примере

Непогашенные счета

Каждая строка — счёт и сколько по нему осталось: номер, клиент, остаток и срок оплаты. Это не копия счёта, а его долговой остаток: сумма в строке уменьшается с каждым платежом.

Как запись появляется и исчезает

  1. Счёт провели — появилась строка на сумму, которую ещё нужно получить: итог счёта минус оплата в кассе при продаже и минус предоплаты, зачтённые в самом счёте. Если строка на этот номер уже есть, сумма прибавляется к ней.
  2. Клиент заплатил часть — система уменьшила остаток и записала событие в историю платежей.
  3. Заплатил остальное — строка исчезла из реестра. Строка удаляется, когда остаток в валюте счёта становится ровно нулём.
  4. Платёж отменили — строка вернулась с восстановленной суммой.

Остаток уменьшает и кредит-нота к счёту: она уменьшает строку или закрывает её совсем, а если строки уже нет (счёт оплачен или он наличный) — заводит строку с минусом. Снятие проведения кредит-ноты возвращает её сумму в строку счёта. Снятие проведения самого счёта строку удаляет.

Строки не будет совсем, если по счёту ничего не должны: в условии оплаты тип «Наличные», итог счёта нулевой или счёт целиком оплатили при продаже или предоплатой.

Поэтому непустой реестр и есть ответ на вопрос «сколько нам должны»: не нужно перебирать счета и вычитать оплаты.

Зачем отдельный реестр, если есть счета

Потому что вопросы разные. Реестр счетов отвечает «что мы выставили», этот — «что из того не закрыто». На больших базах разница ощутима: долги — это десятки строк, а счета — десятки тысяч.

Ещё причина — скорость. Эту витрину читают отчёты «Неоплаченные счета-фактуры» (без «На дату»; с датой отчёт считает долг на неё заново по счетам и платежам) и «Платёжный календарь», плитки «Просрочка по моим счетам» и «Просроченная дебиторская задолженность», список счетов (по ней он окрашивает неоплаченные счета), а ещё платёж: из неё он берёт остаток счёта в строку и её же уменьшает при проведении.

Отчёты «Дебиторская задолженность» и «Исторический анализ дебиторской задолженности» эту витрину не читают: они считают долг заново из счетов и платежей. Напоминаний об оплате система не рассылает.

Типичные ситуации

Счёт оплачен, а строка осталась. Проверьте, проведён ли платёж: непроведённый документ ничего не уменьшает.

Счёт проведён, а строки нет. Проверьте условие оплаты счёта: по условию с типом «Наличные» долг не заводится. Строки нет и тогда, когда счёт оплатили в кассе при продаже или целиком закрыли предоплатой.

Сумма в строке больше ожидаемой. Смотрите историю платежей — там видна каждая оплата по этому счёту.

Остаток отрицательный. Клиент заплатил больше, чем был должен, или кредит-ноту провели к уже оплаченному счёту: строка не исчезает, а остаётся с минусом — теперь это вы должны клиенту. Платёж по счёту, которого в реестре уже нет, не сохранится: система ответит, что счёт закрыт или не найден. Чтобы переплата не проводилась, включите «Запретить переплату по счету-фактуре» в «Использование финансовых счетов», вкладка «Дебиторы»: платёж или кредит-нота на сумму больше остатка тогда не проведётся.

В списке и в карточке разные суммы. Колонка «Сумма» в списке — остаток в валюте счёта. В карточке поле «Сумма» — тот же остаток в основной валюте, а остаток в валюте счёта — в поле «Сумма в валюте». Для счёта в основной валюте числа совпадают.

Строка исчезла, а деньги не пришли. Скорее всего, счёт закрыли не платежом, а кредит-нотой. Строка исчезает и тогда, когда со счёта сняли проведение или строку удалила роль с действием «Возможность изменять открытые счета-фактуры, предоплаты и истории платежей». Предоплата сама строку не убирает: её зачитывают в счёте до проведения, и строка сразу заводится меньшей или не заводится вовсе (ищите предоплату).

Клиент предупредил, что заплатит позже. Срок в счёте не меняйте — меню окна счёта → «Ожидаемая дата оплаты…» и дата, когда ждёте деньги. Платёжный календарь поставит счёт на неё, а просрочка по-прежнему будет считаться от договорного срока (Ожидаемые даты оплаты).

Куда смотреть дальше