Кадровый учет
Модуль о людях и деньгах, которые они получают. Он отвечает на два разных вопроса, и путать их дорого: кто у нас работает (карточки, контракты, отпуска) и сколько им начислить (ставки налогов, расчёт, проводки).
Раздел между ними проходит по контракту. Карточка работника говорит, кто это такой: имя, контакты, личные данные. Контракт говорит, на каких условиях он работает: должность, оклад, валюта, схема отпусков. Поэтому повышение оклада не переписывает карточку человека — оно заводится отдельным документом, и в базе остаётся история.
Маршрут: от карточки до выплаченной зарплаты
Работник (кто это) → Контракт (условия) → Изменения по контрактам (история)
↓
Календарь: рабочие дни · праздники · схема отпусков → Отпуска
↓
Ставки налогов + Настройка начисления (какая запись — НДФЛ, какая — ВС, какая — ЕСВ)
↓
Начисление зарплаты: кому сколько начислено, сколько удержано, сколько к выплате
↓
Проводки: 921/661 начисление · 661/6413 НДФЛ · 661/642 ВС · 921/651 ЕСВ
↓
Выплата через кассу или банк
- Сотрудники — карточка человека.
- Контракт с классом — условия работы; класс отвечает на бухгалтерский вопрос, на какой счёт относить затраты на этого человека.
- Изменения по контрактам — отдельный документ на каждое изменение условий, чтобы оставалась история «с какой даты и почему стало иначе».
- Календарь: рабочие дни говорят, какие дни недели выходные, праздники — какие даты нерабочие, схема отпусков — сколько дней в год полагается. Из них считаются отпуска.
- Ставки налогов с датами начала действия и настройка начисления зарплаты, которая говорит, какая запись справочника играет роль НДФЛ, какая — военного сбора, а какая — взноса работодателя.
- Начисление зарплаты — документ, превращающий условия контракта в суммы и формирующий проводки.
Что важно понимать
Условия меняют документом, а не правкой. Оклад повысили — заводят изменение по контракту. Переписанный контракт стирает прошлое, и расчёт за старый месяц уже не повторить.
Ставку налога ищут на дату расчёта. У каждой записи справочника ставок есть дата начала действия; начисление берёт ту, что действовала на дату документа. Поэтому изменение закона не ломает прошлогодние расчёты.
Справочник ставок сам по себе нем. Система не догадывается, какая из десятка записей является НДФЛ, а какая — ЕСВ: это задано в настройке начисления. Ошибка здесь — самая частая причина, почему начисление падает или считает не то.
Класс контракта раскладывает зарплату по счетам. Офисный персонал — административные расходы, производственный — себестоимость. Без класса зарплата ложится в учёт одной кучей, и себестоимость продукции получается неправдивой.
Проводки начисления читаются парами. Начисление идёт на затраты, удержания уменьшают долг перед работником, взнос работодателя — снова затраты:
| Дт | Кт | Что это |
|---|---|---|
| 921 | 661 | начислена зарплата |
| 661 | 6413 | удержан НДФЛ |
| 661 | 642 | удержан военный сбор |
| 921 | 651 | начислен ЕСВ (взнос работодателя) |
Счета налогов берутся из ставок. В новой компании НДФЛ стоит на 6413 «Расчёты по налогу на доходы физических лиц»: счёт 6411 отчёт «Баланс» показывает как налог на прибыль. В базах, заведённых раньше, НДФЛ часто на 6411 — так, как записано в их ставке.
Деньги выдаёт расходный кассовый ордер, а не начисление. Начисление считает и формирует долг перед работником. Действие «Создать выплату» в меню начисления готовит расходный кассовый ордер на суммы «к выплате», «Создать налоговые платежи» — на НДФЛ, военный сбор и ЕСВ. Статьи для них берутся с вкладки статей настройки начисления; в новой компании там уже стоят ЗАРПЛАТА, ПДФО, ВЗ и ЄСВ. Не путайте её с выплатой персоналу из модуля «Затраты» — та закрывает подотчёт, а не зарплату.
Своих отчётов у модуля нет. Итоги смотрят в финансах: оборотка по счёту 661 в разрезе объектов и есть ведомость расчётов с работниками. 661 — это «Счет оплаты труда» из настройки «Использование финансовых счетов»; если там другой счёт, смотрите его. Начисление берёт этот счёт в своё поле «Счет оплаты труда», и проводка идёт на счёт, который стоит в документе: изменили его в начислении — смотрите и тот.
С чего начать в новой базе
- Рабочие дни и праздники — календарь, на котором всё держится.
- Схемы отпусков — по категориям персонала.
- Классы контрактов — счета затрат на персонал.
- Ставки налогов и настройка начисления зарплаты — без них расчёт не пойдёт.
- Сотрудники и их контракты — дальше первое начисление.
Частые задачи
| Нужно | Куда идти |
|---|---|
| принять человека на работу | Сотрудники + контракты |
| повысить оклад или перевести | Изменения по контрактам |
| оформить отпуск | Отпуска |
| задать, сколько дней отпуска полагается | Схема отпусков |
| внести нерабочие даты | Праздники · рабочие дни |
| обновить ставки налогов | Ставки налогов, отчислений, начислений |
| посчитать зарплату за месяц | Начисление зарплаты |
| разложить затраты на персонал по счетам | Класс контракта |
| не забыть поздравить с днём рождения | Задачи на день рождения |
| посмотреть долг перед работниками | Оборотка по счёту оплаты труда (обычно 661) |
Все объекты модуля
Документы: контракты · изменения по контрактам · отпуска · начисление зарплаты
Справочники: сотрудники · класс контракта · схема отпусков · праздники · рабочие дни · ставки налогов, отчислений, начислений
Настройки: настройка начисления зарплаты
Служебные операции: задачи на день рождения
Куда смотреть дальше
- Кассовая книга — через неё выплачивают зарплату.
- Финансы — счета 661, 651 и отчёты по ним.
- Затраты — подотчёт, который путают с зарплатой.
- CRM — задачи на согласование отпусков и напоминания о днях рождения.