Расчёты с поставщиками

Зеркало расчётов с клиентами: там считают, сколько должны нам, здесь — сколько должны мы. Те же три шага, только в другую сторону: входящий счёт создаёт долг, платёж его закрывает, разница между ними — кредиторская задолженность.

Важная граница, которую путают чаще всего: поступление ставит товар на баланс, но долга перед поставщиком не создаёт. Долг создаёт входящий счёт. Поэтому товар на складе без счёта — нормальная ситуация (неотфактурованная поставка), и именно её показывает остаток на счёте закупки.

Маршрут: от счёта поставщика до оплаты

Поставщик выставил счёт → долг (Кт 631) + расходы или запасы
                                    ↓
                     Платёж поставщику → долг закрывается

1. Счёт-фактура поставщика — пришёл документ. Он снимает остаток «товар без счёта» и переводит долг на конкретного поставщика. Если покупали не товар, а услугу, строки ложатся сразу на счета расходов.
2. Полученная налоговая накладная (меню «Полученные НН») — подтверждает налоговый кредит, который уже начислили счёт или аванс: проведение переносит НДС с неподтверждённого кредита на расчёты по НДС.
3. Платёж поставщику — заплатили. Как и у клиентов, платёж привязывается строками: одним документом можно закрыть несколько счетов.
4. Незакрытый остаток и есть кредиторская задолженность — отчёты «Кредиторская задолженность» и «Исторический анализ кредиторской задолженности».

Отдельный случай: если купленное — основное средство, из счёта поставщика его создаёт служба «Создание ОС», и дальше объект живёт в модуле основных средств.

Что важно понимать

Предоплата поставщику — актив, а не расход. Заплатили вперёд — деньги ушли, но товара ещё нет; сумма висит как аванс, пока не придёт счёт. По какому курсу валютный аванс зачитывается в счёт, задают «Настройки предоплат», судьбу каждого аванса показывает «История предоплат поставщика».

Условия оплаты — это срок, с которого считается просрочка. Те же условия, что и в продажах, только применённые к нашему долгу. Из них строится «Исторический анализ кредиторской задолженности» — когда и кому платить первыми; интервалы для него задаёт «Настройка исторического анализа кредиторской задолженности».

Курсовые разницы считаются при закрытии. Счёт в валюте помнит свой курс, платёж — свой; разницу система относит на курсовые счета сама.

Сверка с поставщиком — отдельный документ, а не отчёт «на глаз». Акт сверки (меню «Поставщик акт сверки взаимных расчетов») собирает все счета и платежи периода в один список, по которому стороны и договариваются.

С чего начать в новой базе

1. Контакты — поставщики; при необходимости «Категории поставщиков» — для группировки и счёта учёта расчётов.
2. Условия оплаты и «Способ оплаты» — сроки и счета денег.
3. Настройки предоплат — если платите валютные авансы; Настройки счетов поставщиков — сумму строки счёта вводят с НДС или без.
4. Первый входящий счёт — кредиторка начала жить.

Частые задачи

Нужно	Куда идти
увидеть, кому и сколько мы должны	Кредиторская задолженность
понять, какие долги горят	Исторический анализ кредиторской задолженности
сверить расчёты с поставщиком	Поставщик акт сверки взаимных расчетов
посмотреть все счета поставщиков за период	Отчет по счетам-фактурам поставщика
увидеть движение расчётов за период: долг на начало, оборот, конец	Ведомость расчетов с поставщиком
собрать всё о поставщике	Информация о поставщике
узнать, что стало с конкретным счётом: оплаты, авансы, остаток долга	Статус счета-фактуры поставщика
превратить покупку в основное средство	Создание ОС

Все объекты модуля

Регистры — документы: Счета-фактуры поставщика · Платежи поставщикам · Полученные НН

Регистры — справочники: Контакты · Категории поставщиков · Условия оплаты · Товары/услуги · Единицы

Настройки: Способ оплаты · Настройки предоплат · Настройка исторического анализа кредиторской задолженности · Настройки счетов поставщиков

Отчеты: Отчет по счетам-фактурам поставщика · Кредиторская задолженность · Исторический анализ кредиторской задолженности · Поставщик акт сверки взаимных расчетов · Журнал платежей поставщиков · Ведомость расчетов с поставщиком · Информация о поставщике · Статус счета-фактуры поставщика · История предоплат поставщика

Обслуживание: Создание ОС · XLSX импорт · XLSX экспорт

Куда смотреть дальше

• Заказы поставщикам — то, что ещё не приехало.
• Склад — куда ложится купленный товар.
• Расчёты с клиентами — зеркальный модуль.
• Основные средства — если покупали не товар, а оборудование.