Заказы поставщикам
Товар, который вы продаёте, сначала надо купить. Заказ поставщику — документ, в котором записано, что именно вы заказали, по какой цене и на какой склад это приедет.
Где искать: Модули → Заказы поставщикам → Регистры → Заказы поставщикам
Сам по себе он ничего не меняет: на складе товара не прибавляется, долга перед поставщиком не возникает, проводок нет. Но он делает три вещи, которых не делает ни один другой документ закупки:
- показывает будущее поступление — количество, заказанное у поставщиков, видно отдельно от наличного: пункт меню карточки товара «Статус товара» открывает отчёт, где рядом стоят колонки «На складе» и «Заказано поставщику». Именно по нему понятно, что товар уже в пути и заказывать второй раз не нужно;
- держит цену договорённости — ту, о которой договорились с поставщиком, а не ту, что в справочнике;
- следит за выполнением — в каждой строке отдельно видно, сколько уже приехало и сколько вошло в счета поставщика.
Не путайте со счётом поставщика: там ваш долг и проводки в главной книге, здесь — договорённость, которая ещё ничего не изменила. И с поступлением тоже: склад меняет оно, а не заказ.
Документ живёт в модуле Заказы поставщикам.
Путь документа
Дальше возможны две дороги. Если поставщик отечественный — товар приезжает поступлением прямо на склад. Если это импорт — между заказом и складом встаёт растаможка: пошлина, акциз и доставка (а у компании-неплательщика НДС — и таможенный НДС) сначала ложатся на партию, и только потом товар попадает на склад по полной себестоимости.
Счёт поставщика обычно делают из поступления: товар приехал — бумага следом. Но если поставщик выставляет счёт заранее, до отгрузки, его создают прямо из заказа. Из того же меню создают и платёж поставщику (предоплата), и заказ на услуги — перевозку или услуги брокера.
Откуда берутся цифры
| Что | Откуда берётся |
|---|---|
| Цена | Из карточки товара, из поля «Себестоимость в базовой валюте» — то есть сколько эта позиция стоила вам в прошлый раз, пересчитанное по курсу валюты заказа. Если в карточке пусто (покупаете впервые), цена не подставится вовсе — вводите руками. И в любом случае её можно перебить: договорённость с поставщиком сильнее истории |
| Ставка НДС | Поле «Ставка НДС» в шапке, оттуда расходится по строкам |
| Условия оплаты | Из карточки поставщика; из них считается дата оплаты будущего счёта |
| Фрахт | Стоимость доставки, которую вы вносите сами. Система раскладывает её по строкам пропорционально количеству × цене без НДС, а в сумме заказа она стоит отдельной строкой — «Всего с фрахтом». Изменили потом количество, цену или товар в строке — фрахт раскладывается заново, и его сумма не меняется. Исключение — заказ, по которому уже что-то получено или выставлено: там доли строк остаются, и фрахт шапки становится суммой строк |
| Себестоимость | В заказе её ещё нет. Она появится в поступлении: цена плюс распределённые на партию фрахт и дополнительные расходы |
Колонки в этом документе подписаны честнее, чем в продаже: «Цена без НДС» и «Сумма с НДС» — сразу видно, что с чем сравнивать. Сумма строки считается как количество × цена плюс налог сверху.
Разбор на примере
Колонка «Статусы» отвечает на вопрос «что по этому заказу уже произошло». Четыре значка: тележка — поступление, лист — счёт поставщика, грузовик — дополнительные расходы, символ валюты — оплата. Светло-серый значит «такого документа нет», тёмно-серый — «есть, но не утверждён», оранжевый — «частично», зелёный — «закрыто полностью».
Набор значков тот же, что в заказах клиентов, но грузовик здесь означает не накладную перевозчика, а доп. расходы: для закупки важно, вошла ли доставка в себестоимость.
ООО «Будцентр Плюс» — поставщик инструмента. Заказываем у него дрели и шуруповёрты на склад СКЛ.
В шапке собрано всё, что касается сделки целиком:
- «Поставщик» V0001 подтягивает название, валюту, условия оплаты и цены;
- «Склад» СКЛ — куда приедет товар. Это поле важнее, чем кажется: от него зависит, на какой склад встанет партия и где её потом искать;
- «Условия оплаты» 30 — платить через тридцать дней после счёта;
- «Ставка НДС» Н20 — из неё считается налог в строках;
- «Дата операции» 12/08/2026 — дата самой договорённости.
Справа два флажка. «ОК» утверждает заказ. «Завершен» ставят, когда заказ больше выполняться не будет, — он исчезает из перечня открытых.
Строки
Две строки: 5 дрелей по 1 071,25 и 3 шуруповёрта по 1 620. Посчитайте первую: 5 × 1 071,25 = 5 356,25, а в колонке «Сумма с НДС» стоит 6 427,50 — разница и есть налог, добавленный сверху.
На закладке B — налог каждой строки: 1 071,25 у дрелей (20 % от 5 356,25) и 972,00 у шуруповёртов.
Внизу карточки четыре итога: «Всего без НДС» 10 216,25, «Всего НДС» 2 043,25, «Всего с НДС» 12 259,50 и отдельно «Всего с фрахтом». Последний совпадает с предыдущим, потому что доставку в этом заказе не считали; если бы фрахт был, он стоял бы здесь и потом разошёлся бы по себестоимости товара.
Что из заказа уже выполнено
Приехали только дрели. Вот как это видно:
В строке дрелей стоят пятёрки, у шуруповёртов — нули. Три колонки — три разных состояния:
- «Пост.1» — сколько выписано в поступления включая неутверждённые. То есть товар уже вписали в документ, но на склад он может ещё не встать;
- «Пост.2» — сколько поступило на самом деле, только по утверждённым документам;
- «Сч/ф» — сколько вошло в счета поставщика.
Разница между первыми двумя — ответ на вопрос «поставщик говорит, что отгрузил, а на складе нет»: поступление создано, но не утверждено.
Рядом стоят ещё две колонки — «Раст.1» и «Раст.2»: для импорта они показывают, сколько из строки уже прошло растаможку.
Заказ остаётся открытым, пока хоть в одной строке поступило меньше, чем заказано. Следующее поступление из него предложит то, что ещё не вписано ни в одно поступление, в том числе неутверждённое: заказано минус «Пост.1», здесь три шуруповёрта. Если весь остаток уже в черновике поступления, новое не создастся — утвердите или удалите черновик.
Куда пошли эти дрели
Цепочка закупки не заканчивается сама в себе, и на этом примере её видно насквозь:
- Заказ №10 — договорились о 5 дрелях по 1 071,25 и 3 шуруповёртах по 1 620;
- Поступление №7 — приехали только дрели, встали на склад СКЛ по себестоимости 1 071,25 за штуку;
- Счёт поставщика №7 — появился долг 6 427,50 за то, что приехало, со сроком оплаты через 30 дней;
- дальше эти же дрели поедут клиенту отгрузкой — и в её строке себестоимости встанет та же 1 071,25.
То есть число, по которому вы купили, доживает до отчёта о прибыли без единого ручного переноса. Именно поэтому цену в заказе стоит ставить реальную, а не ориентировочную.
Проводок заказ не делает
В «Записях операций» после утверждения заказа не появится ничего. Это не недоработка: заказ — намерение, а не факт. Ничего не приехало, никто никому пока не должен, и отражать в учёте нечего.
Первая проводка в этой цепочке — у поступления: товар встаёт на склад. Долг перед поставщиком создаёт входящий счёт. Поэтому по заказу нельзя судить о состоянии расчётов — он живёт в отчётах по заказам, а не в главной книге.
Порядок работы
1. Выбрать поставщика
Код поставщика подтягивает название, валюту, условия оплаты и цены. Если поставщик новый, сначала заводится карточка: заказ на несуществующий код не сохранится.
2. Проверить склад и ставку НДС
«Склад» определяет, куда встанет товар, «Ставка НДС» — налог в строках. Оба поля в шапке, оба подставляются сами и оба стоит просмотреть глазами.
3. Внести строки
Код товара подтягивает название и цену, количество вводите вы. Цена приходит из прошлого поступления, поэтому проверяйте её отдельно: если поставщик изменил условия, в документе будет стоять старая цифра, пока вы её не поправите.
Товара ещё нет в справочнике — есть только артикул поставщика? Строку с таким кодом можно внести и сохранить заказ черновиком; название и цену тогда вводите сами. Провести такой заказ не получится, пока не заведёте карточку товара, и до того эта строка не входит в количество, заказанное у поставщиков.
4. Утвердить
ОК и сохранить. В статусе товара сразу вырастет «Заказано поставщику» (неутверждённый заказ туда не входит), и из заказа можно создавать следующие документы.
5. Дальше — из меню документа
- «Создать поступление» — когда товар приехал;
- «Создать Сч/ф поставщика» — когда пришёл счёт;
- «Создать платеж поставщику» — предоплата, если платите вперёд;
- «Создать таможенную декларацию» — для импорта;
- «Статус заказа поставщику» — что из него уже выполнено;
- «Открыть проводку ГК» — проводка, если документ её сделал.
Как убедиться, что документ правильный
- «Всего с НДС» совпадает с тем, что назвал поставщик.
- «Склад» — тот, куда товар реально приедет.
- «Ставка НДС» заполнена. Пустая даст нули в налоге, и документ всё равно сохранится.
- Цены в строках — те, о которых договорились, а не «как в справочнике».
- Если доставку оплачиваете отдельно — фрахт внесён, иначе себестоимость выйдет заниженной.
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| Number | Номер |
| Vendor | Поставщик |
| Location | Склад |
| Trans_Date | Дата операции |
| Pay_Terms | Условия оплаты |
| Vendor_Name | Название |
| Objects | Объекты |
| Project | Проект |
| VAT | Ставка НДС |
| Salesman | Продавец |
| Sum_With_VAT | Сумма с НДС |
| Currency | Валюта |
| Inv_Rate | Курс |
| Sum_UA | Сумма прописью на украинском |
| Sum_ENG | Сумма прописью на английском |
| Total_VAT | Всего НДС |
| Total_w/o_VAT | Всего без НДС |
| Freight_Base_Curr | Фрахт, баз. валюта |
| Total_With_Freight | Всего с фрахтом |
Поля строк:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| No | Номер позиции строки |
| Item_Code | Товар |
| Qty | Количество |
| Units | Е.И. |
| Description | Описание |
| Price_w/o_VAT | Цена без НДС |
| Price_With_VAT | Цена с НДС |
| Sum_With_VAT | Сумма с НДС |
| VAT | Ставка НДС |
| Sum_VAT | Сумма НДС |
| Cost_Acc | Счет |
| Objects | Объект |
| Freight | Фрахт |
| Unit_Name | Название единицы измерения |
Записи, на которые документ ссылается полями формы (склад, клиент, валюта…), дают в шаблон и остальные свои переменные — код и название уже названы в таблицах выше, остальное описано в статье справочника:
- Курсы валют (
System_rate) - Реквизиты фирмы — название, адреса, банковские счета, руководители, печатающий пользователь: Информация о компании
Частые ситуации
Приехала часть заказа. Это нормальный ход: создайте поступление на то, что приехало. Заказ останется открытым на разницу, и следующее поступление предложит остаток.
Поставщик поднял цену после заказа. Правьте цену в строке поступления до его утверждения — себестоимость пересчитается, и на склад встанет правильная. Заказ для этого не годится: в утверждённом цену не изменить, а созданное из него поступление хранит свою копию цены. Если поступление уже утверждено, цену меняет уже не заказ.
Заказ выполнен не полностью и больше не будет. Поставьте «Завершен» — он уйдёт из открытых, а неполученный остаток исчезнет из «Заказано поставщику» в статусе товара: остального уже не ждут. Сняли отметку — остаток вернётся.
Уменьшить количество, когда часть уже приехала. Ниже уже полученного строка не опустится: «Количество не может быть меньше чем получено!» (так же — ниже уже выставленного поставщиком в счёте). Оба правила следят именно за уменьшением: если получено или выставлено уже больше, чем заказано, заказ сохраняется — правила срабатывают, только когда количество в строке уменьшают. Отрицательное количество система не принимает совсем — «Количество не может быть отрицательным»; товар обратно поставщику оформляется отдельным документом — Возвраты поставщикам.
Товар импортный. Если в карточке поставщика на вкладке «Условия» стоит «Нерезидент», «Создать поступление» из заказа откажет: «Поставщик — нерезидент! Пожалуйста, создайте таможенное оформление перед поступлением!». Создайте из заказа растаможку («Создать таможенную декларацию»), а поступление — уже из проведённой растаможки: тогда пошлина (а у неплательщика НДС — и таможенный НДС) ляжет в себестоимость. Признак — резидентность поставщика, а не валюта заказа; поступление, заведённое вручную, эту проверку не проходит.
Заказ под конкретного клиента. Его удобнее создавать не здесь, а из заказа клиента — тогда позиции перенесутся сами, и будет видно, под какую сделку вы закупаете.
Справочник полей
Шапка
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер | Номер заказа, присваивается автоматически |
| Поставщик, Название | Контрагент и его название из карточки |
| Склад | Куда приедет товар |
| Подпись | Кто оформил заказ |
| Условия оплаты | Определяют дату оплаты будущего счёта |
| Объекты | Объекты аналитики документа |
| Продавец | Менеджер, за которым считается закупка |
| Дата операции | Дата договорённости |
| Проект | Привязка к проекту |
| Ставка НДС | Ставка, которая расходится по строкам |
| ОК | Утверждение документа |
| Завершен | Заказ больше не выполняется |
Строки товаров
| Поле | Закладка | Описание |
|---|---|---|
| Товар, Описание | все | Код позиции и название |
| Количество, Е.И. | все | Сколько заказано и в каких единицах |
| Цена без НДС | A | Цена единицы без налога |
| Сумма с НДС | A | Сумма строки с налогом |
| Ставка НДС, Сумма НДС | B | Ставка и сумма налога строки |
| Счёт, Объект | B | Счёт затрат и аналитика строки |
| Пост.1 | C | Выписано в поступления, включая неутверждённые |
| Пост.2 | C | Поступило на самом деле, только утверждённые |
| Раст.1, Раст.2 | C | Сколько из строки прошло растаможку |
| Сч/ф | C | Сколько вошло в счета поставщика |
| Фрахт, Доп. расходы 1-5 | C | Доставка и прочие расходы, которые лягут в себестоимость |
Итоги документа
| Поле | Описание |
|---|---|
| Валюта, Курс | Валюта заказа и курс к основной |
| Фрахт, Баз. вал. | Стоимость доставки в базовой валюте |
| Всего НДС | Налог по документу |
| Всего с фрахтом | Сумма заказа вместе с доставкой |
| Всего без НДС | Сумма до налога |
| Всего с НДС | Сумма, которую выставит поставщик |