Первый месяц в системе. Часть 2: первый цикл

База заполнена, остатки занесены — часть 1 на этом заканчивается. Теперь предстоит пройти круг целиком: купить товар, положить его на склад, продать и получить деньги. Первый такой круг стоит пройти сознательно, потому что дальше он повторяется сотни раз, и ошибка, заложенная сейчас, будет тиражироваться.

Главное правило, которое объясняет почти всё поведение системы:

в круге покупки и продажи склад меняют приход и отгрузка, долг создаёт счёт, деньги двигает платёж.

Заказы — и клиентские, и поставщику — не двигают ни склад, ни деньги. Они существуют, чтобы фиксировать намерение и связывать документы между собой.

Вне этого круга остаток меняют ещё шесть документов: списание со склада, перемещение, инвентаризация, возврат от клиента, возврат поставщику и производство. В первом цикле они не нужны, но, увидев движение склада без прихода и отгрузки, ищите его среди них. И ещё одно исключение внутри круга — счёт-фактура с признаком «Обновлять склад» (см. ниже).

Половина первая: закупка

Заказ поставщику

С него удобно начинать, хотя обязательным он не является: приход можно оформить и без заказа. Но заказ даёт две вещи, которых иначе не будет: видно, что уже заказано и едет (это учитывается, когда клиент спрашивает «а есть?»), и все следующие документы создаются из него, перенося строки.

Заказ поставщику не меняет остаток. Товара ещё нет.

Поступление

Поступление — момент, когда товар появляется. Оно кладёт количество на склад из шапки и фиксирует себестоимость каждой позиции; в заказе проставляется, сколько уже пришло, и заказ остаётся открытым, пока не приедет всё.

Именно себестоимость из поступления пойдёт потом в отгрузку и в проводку — поэтому важно, чтобы цена в приходе была настоящей.

Дополнительные расходы

Если к цене поставщика добавляются доставка, пошлина, услуги брокера — их считает Растаможка, и делать это нужно до поступления: поступление создают прямо из растаможки, и товар встаёт на склад уже с полной себестоимостью. Уже оприходованный товар растаможка задним числом не переоценивает — отгрузка заберёт ту себестоимость, с которой товар встал на склад, и прибыль в отчётах будет завышенной.

Счёт поставщика

Счёт поставщика создаёт долг: с этого документа мы должны деньги. Первое, что делают при расхождениях, — сверяют сумму счёта с суммой поступления: товар мог приехать по одной цене, а счёт прийти по другой.

В журнале счетов слева от номера стоит цветная метка — она и есть ответ на вопрос «кому платить сегодня»: красная означает, что день оплаты наступил (счёт краснеет уже в сам этот день) или прошёл, жёлтая — что он ещё не наступил или дата оплаты не указана, зелёная — что счёт закрыт. Серая метка — поставщик заблокирован; у черновика счёта метки нет вовсе.

Платёж поставщику

Платёж поставщику гасит долг. Одним документом можно закрыть несколько счетов, а можно заплатить вперёд — тогда сумма ляжет авансом и будет ждать счёта.

Проверка первой половины

Откройте журнал заказов поставщикам и посмотрите на колонку «Статусы»: четыре значка показывают, что по заказу уже произошло — поступление, счёт поставщика, дополнительные расходы, оплата. Светло-серый значит «такого документа нет», тёмно-серый — «есть, но не утверждён», оранжевый — «частично», зелёный — «закрыто». Закупка прошла целиком, когда зелёные поступление, счёт и оплата. Значок растаможки зеленеет, только когда растаможка оформлена на всё количество заказа; в закупке без дополнительных расходов он остаётся светло-серым, и это нормально (подробно — Статусы документа и значки в журнале).

Между половинами: что стало со складом

Три вопроса, которые стоит задать до первой продажи:

• сколько лежит — статус товара: количество по складам, плюс сколько уже обещано клиентам и сколько едет от поставщиков;
• сколько свободно — резервы: «Доступно» = склад минус то, что зарезервировано под заказы. Обещать клиенту нужно именно доступное, а не физический остаток;
• по какой цене — себестоимость в карточке прихода; если она нулевая, значит расходы ещё не разнесены или цена в приходе не заполнена, и продажа даст неправильную прибыль.

Половина вторая: продажа

Коммерческое предложение

Коммерческое предложение — необязательный первый шаг: цена, которую вы назвали клиенту, с ограниченным сроком. Из него создаётся заказ, строки переносятся сами.

Заказ клиента — «Счет клиентам»

Заказ клиента в системе называется «Счет клиентам», а их журнал — «Счета клиентам». Он фиксирует, что клиент хочет и по какой цене. Склад он не трогает, но умеет резервировать товар: зарезервированное перестаёт быть доступным для других заказов, хотя физически лежит на месте.

Условия оплаты подставляются из карточки клиента — из них потом посчитается срок оплаты в счёте.

Отгрузка

Отгрузка — в схеме с отгрузками единственный документ, который уменьшает остаток. При утверждении она закрывает партии по FIFO и записывает их себестоимость в строки, снимает резерв с уехавшего и проставляет в заказе, сколько выполнено. Цен продажи в ней нет: отгрузка — про движение товара, а не про деньги. Суммы в ней только себестоимостные — колонки «Себестоимость» и «Итого» на отдельной вкладке строк, и видят их только те, кому разрешено видеть себестоимость.

Счёт клиенту

Счёт-фактура создаёт долг клиента и срок оплаты. Порядок можно нарушать — счёт разрешено выставить и до отгрузки, — но помните, что до отгрузки товар со склада не ушёл, сколько бы счетов ни было выписано.

Исключение — продажа без отгрузок. Если в Настройке счетов-фактур стоит «Списывать склад по сч/ф», каждый новый счёт получает признак «Обновлять склад» и при утверждении сам списывает товар. Отгрузок тогда не делают: иначе товар спишется дважды.

Оплата

Оплата клиента увеличивает остаток на счёте или в кассе. Что она гасит, решает строка оплаты, а не отгрузка. Выбран счёт-фактура — гасится долг по нему, даже если товар ещё не уехал. Указан номер предоплаты или стоит «Сгенерировать № предоп.» (так создаёт оплату «Создать платеж» в заказе) — сумма становится незакрытой предоплатой: нашим долгом перед клиентом, а не выручкой. В журнале счетов клиентам такой заказ помечается красным восклицательным знаком, а список сумм виден в реестре «Открытые предоплаты клиента».

Проверка второй половины

В журнале счетов клиентам та же колонка «Статусы»: тележка — отгрузка, лист — счёт-фактура, грузовик — ТТН (товарно-транспортная накладная), символ валюты — оплата. Сделка закрыта, когда зелёные тележка, лист и валюта и нет красного восклицательного знака. Грузовик зеленеет только от проведённой ТТН: если накладные вы не оформляете, он остаётся светло-серым. Тёмно-серый здесь означает не только непроведённый документ: после проведённого возврата от клиента или кредит-ноты тележка или лист тоже становятся тёмно-серыми.

Как убедиться, что круг прошёл правильно

• Товар: остаток уменьшился ровно на отгруженное, себестоимость в отгрузке равна той, что была в приходе.
• Деньги: долг клиента погашен оплатой, долг поставщику — платежом; в журналах счетов не осталось красных меток по закрытым сделкам.
• Учёт: оборотка показывает движение по счетам запасов, расчётов и доходов; сумма продажи попала в доход, а себестоимость — в расход.

Если в обороте по счёту запасов пусто, а товар физически ушёл, ищите три причины: документ не утверждён; счета не проставлены — тогда проведение остановилось на настройке «Использование финансовых счетов»; в настройке «Записи из подсистем» снят признак отгрузок — тогда отгрузки проводятся без единой проводки, молча.

Ошибки первого круга

Продали больше, чем есть. Смотрели на остаток, а не на «Доступно»: часть товара была зарезервирована под другой заказ.

Прибыль оказалась завышенной. Растаможку оформили уже после поступления: товар встал на склад без пошлины и доставки, отгрузка забрала эту неполную себестоимость, и задним числом это уже не поправить — только сторнировать и провести заново.

Счёт есть, товара нет. Счёт выписали до отгрузки и решили, что склад изменился. Он не изменился: в схеме с отгрузками остаток двигает только отгрузка (исключение — счёт с признаком «Обновлять склад», см. выше).

Оплата не погасила долг. В строке платежа вместо счёта указан номер предоплаты или стоит «Сгенерировать № предоп.» — деньги легли авансом. Проверьте, к чему привязана сумма: к счёту или к предоплате. Строку совсем без счёта и номера предоплаты система не сохранит: «Укажите номер сч/ф или предоплаты».

Заказ навсегда остался открытым. Приехало меньше, чем заказано, а остаток заказа никто не закрыл. Такой заказ висит в «частично» — его закрывают вручную, когда ясно, что остатка не будет.

Что дальше

Часть 3: закрытие месяца — зарплата, амортизация, закрытие периода и отчётность.