Перейти к содержанию

Счета клиентам

Модуль про обещания продать. Счёт клиенту — это ещё не деньги и не движение склада: это запись «клиент хочет вот это, по такой цене, к такой дате». Деньги появятся в счёте-фактуре, товар уедет отгрузкой, а здесь живёт намерение и его выполнение.

Путаница в названии привычна: «счёт клиенту» здесь — заказ (Sales Order), а не тот документ, по которому платят. Поэтому в модуле и нет ни одной проводки: обещание в бухгалтерию не попадает.

Маршрут: от намерения до выполненного заказа

Прайс-лист КП → Счёт клиенту → резерв на складе
                     ↓
      Отгрузка → Счёт-фактура → Платёж
                     ↓
        строки отгружены и выставлены, заказ закрывают
  1. Прайс-лист коммерческого предложения — необязательное, но удобное начало: подборка товаров с ценами и наличием, которую клиент смотрит по веб-ссылке. То, что он набирает, ложится в корзину, а оформленная корзина сразу становится счётом клиенту с ценами прайс-листа. Другой вход — коммерческое предложение, его заводят и без прайс-листа: когда клиент согласился, счёт клиенту с его строками и ценами создаётся из меню открытого предложения — «Создать заказ клиента» (статус «Принято» предложение получает при этом само).
  2. Счёт клиенту — само намерение. Здесь задаются цены, скидки, срок, склад отгрузки. Товар резервирует галочка «Зарезервировано», а не «ОК»: в статусах товара неотгруженный остаток строки переходит в «Зарезервировано» на складе из шапки заказа (без склада заказ с резервом не сохранится), и отгрузка по заказу без резерва его свободным уже не считает. Строки с отметкой «Без резерва» не резервируются.
  3. Отгрузка и счёт-фактура — выполнение. Каждый закрывает свою часть строк, и счёт клиенту знает, сколько из него уже отгружено и выставлено.
  4. Полностью отгруженный и выставленный заказ система лишь помечает, а «Закрыто» ставят руками — до этого он в списке открытых, и это рабочий список продажи.

Повторяющиеся продажи идут более коротким путём: контракт с периодичностью, а служба «Выставление счетов по контрактам» создаёт по нему черновики счетов-фактур (или счетов клиентам) — при запуске вручную или по расписанию, которое ставят кнопкой «По расписанию» в окне службы.

Что важно понимать

Резерв — не количество в документе, а состояние склада. В заказе стоят лишь галочка и дата резерва, само количество живёт в статусах товара. Снимают его утверждённая отгрузка, снятая галочка «Зарезервировано», «Закрыто», удаление заказа или возврат. Просроченные по дате резервы убирает служба истечения срока (её запускают вручную или по расписанию) — без неё склад «занят» заказами, о которых все забыли. Сколько и чего зарезервировано, показывает отчёт резервов.

Цена берётся в момент создания строки. Она приходит из прейскуранта шапки или условий оплаты (нет его — из карточки товара), из коммерческого предложения при «Создать заказ клиента» или из прайс-листа КП, если заказ оформлен с веб-страницы; дальше она живёт в строке. Изменили прейскурант — старые заказы не переписываются, и это намеренно: обещанная цена остаётся обещанной.

Тип заказа — только метка. Типы счетов клиента помечают, откуда пришёл заказ (розница, веб, опт, дропшип), — для фильтра в отчёте по счетам клиентам и для печати; настройка может сделать тип обязательным. На резерв, склад, цены и поведение документа тип не влияет.

Договор и контракт — разные вещи. Договор — картотека соглашений с условиями, на которую документы не ссылаются; контракт — шаблон периодических счетов, по которому служба выставляет их черновиками.

С чего начать в новой базе

  1. Контакты и Настройки контактов — клиенты и то, получает ли каждый новый контакт свой объект аналитики.
  2. Товары и цены — без прейскуранта строка возьмёт цену из карточки товара или её придётся вводить руками.
  3. Настройка счетов — правила документа: запрет резервировать больше остатка, обязательный тип заказа, связь с предоплатой. Нумерацию задают не здесь, а серии номеров.
  4. Если клиенты заказывают с веб-страницы прайс-листа КП — Настройки прайс-листа и Веб-просмотр прайс-листа.
  5. Первый счёт клиенту.

Частые задачи

Нужно Куда идти
увидеть по строкам заказов, что отгружено, выставлено и оплачено (с отбором «Не отгружено») Статус счёта клиента
понять, сколько товара под резервом Отчёт резервов
посчитать продажи за период (по утверждённым счетам-фактурам) Отчёт по продажам · Отчёт по продажам подробный
собрать базу для бонусов менеджеров (сам бонус отчёт не считает) Отчёт по бонусам
выставить счета по абонентским контрактам Выставление счетов по контрактам
убрать протухшие резервы Истечение срока резервирования
пересобрать показатель «В заказах» в статусах товара, если данные попали в базу мимо документов Пересчёт статуса товаров в сч.кл.

Все объекты модуля

Документы: Счета клиентам · Коммерческие предложения · Прайс-листы коммерческого предложения · Договоры · Контракты · Корзины счетов клиента

Справочники: Контакты · Товары/услуги · Типы счетов клиента

Настройки: Настройка счетов · Настройки контактов · Настройки прайс-листа · Веб-просмотр прайс-листа

Отчёты: Отчёт по продажам · Отчёт по продажам подробный · Отчёт по счетам клиентам · Статус счёта клиента · Отчёт резервов · Отчёт по бонусам

Служебные операции: Выставление счетов по контрактам · Истечение срока резервирования · Пересчёт статуса товаров в сч.кл. · Пересчёт прайс-листов КП · Пересчёт на складе прайс-листов КП

Куда смотреть дальше