Перейти к содержанию

Файлы

К любой записи системы можно прикрепить файлы: скан накладной к поступлению, договор к контакту, фото повреждённого товара к возврату. Реестр «Файлы» — это общий журнал всего прикреплённого; сами файлы добавляют не здесь, а в карточке записи.

Где искать: Модули → Система → Регистры → Файлы

Как прикрепить файл

Файлы живут в боковой панели карточки. Откройте любой документ или справочник и нажмите кнопку со скрепкой в шапке — справа выдвинется панель. На самой кнопке стоит счётчик: сколько файлов уже прикреплено к этой записи; пока файлов нет, счётчика не видно.

Карточка с открытой панелью файлов

Панель — это весь инструмент работы с файлами:

Панель файлов

Действие Как сделать
Добавить файлы кнопка + слева вверху (можно выбрать несколько сразу) или перетащить файлы мышью прямо в панель
Скачать файл себе двойной клик по имени — в окне «Загрузить или просмотреть» кнопка «Загрузить»
Скопировать имя файла правый клик по имени — имя ложится в буфер обмена
Удалить корзина в строке файла
Добавить с телефона считать QR-код внизу панели

QR-код — самый короткий путь, когда документ у вас на руках, а сканера нет: наводите камеру телефона, в браузере открывается страница загрузки, и сделанное фото ложится прямо в эту запись. Код живёт пять минут; не успели — закройте и откройте карточку, код будет новый (панель, открытая повторно в той же карточке, показывает тот же код).

Разбор на примере

В поступлении №10 два файла — накладная поставщика и сертификат качества. Панель показывает имя и размер каждого, а кнопка со скрепкой в шапке — цифру 2.

То же самое в журнале «Файлы»:

Реестр «Файлы»

Колонка Что означает
Регистр к записям какого реестра прикреплён файл (GoodsReceipts — поступления)
Имя файла оригинальное имя, с которым файл загрузили
Размер файла в байтах (в панели карточки тот же размер показан в килобайтах)
Признак удаления файл помечен на удаление, но ещё не стёрт

Журнал отвечает на вопросы, на которые панель ответить не может: сколько всего файлов в базе, какие записи ими обросли, сколько места они занимают.

Что система делает с файлом

На диске файл лежит не под своим именем: система даёт ему служебное имя-идентификатор, а оригинальное хранит в базе. Поэтому два файла с одинаковым названием не затирают друг друга, а имя с кириллицей или пробелами не ломает хранилище.

Если включено шифрование вложений, файл ещё и шифруется — см. Шифровка/расшифровка файлов.

Ограничения при загрузке:

  • размер файла — до 10 МБ; больший система не возьмёт;
  • при загрузке с телефона через QR дополнительно отклоняются исполняемые файлы (exe, bat, cmd, msi, sh, jar и подобные);
  • в облачной версии действует квота хранилища: когда она исчерпана, загрузка отклоняется с сообщением «Слишком много загрузок».

Кто видит прикреплённые файлы

Файл наследует права того реестра, к записи которого прикреплён. Нет права читать поступления — не будет и доступа к накладной, прикреплённой к поступлению: система ответит «Доступ запрещен». Отдельных прав «на файл» не существует, и раздавать их не нужно.

Прикрепить файл может каждый, кто видит документ, — достаточно права просмотра. Удалить — только тот, у кого есть право редактировать документ; остальным корзина ответит «Доступ запрещен».

В базе с несколькими фирмами файлы разделены так же, как записи: чужую компанию не видно.

Удаление в два шага

Корзина в панели файл не стирает, а только помечает — в журнале это видно колонкой «Признак удаления». Ошибочное удаление можно исправить, пока файл не стёрли окончательно.

Помеченный файл исчезает из панели карточки и больше не скачивается: кнопка скачивания в журнале ответит «Файл не найден на сервере».

Окончательное стирание делает служба Очистка файлов: она удаляет то, что пролежало помеченным дольше выбранного срока (месяц, два или три). Кроме ручного запуска, система сама еженедельно стирает файлы, помеченные больше двух месяцев назад. До стирания файл остаётся на диске и занимает место.

Типичные ситуации

Файл не загружается, система ругается на размер. Лимит — 10 МБ на файл. Скан на несколько десятков страниц сжимают или делят на части.

Прикрепил файл, а коллега его не видит. Вопрос не в файле, а в правах на реестр: у коллеги нет доступа к самому документу.

Удалил файл по ошибке. Пока не прошла служба очистки, запись остаётся в журнале с пометкой удаления. Панель карточки помеченные файлы не показывает, поэтому откройте запись в журнале «Файлы» и снимите «Признак удаления».

Место на диске не освободилось после удаления. Так и должно быть: корзина только помечает. Освобождает место служба очистки.

Не успел сфотографировать по QR-коду. Код действует пять минут. Закройте карточку и откройте снова — появится новый; повторное открытие панели в той же карточке код не обновляет.

Нужно понять, что за файл в журнале. Колонка «Регистр» называет реестр, а не конкретный документ. Чтобы дойти до записи, удобнее идти с другой стороны: открыть документ и посмотреть его панель файлов.

Куда смотреть дальше