Обслуживание базы данных
Модуль, в который заходят редко — и всегда по причине. Здесь нет ежедневной работы: здесь машинное отделение системы, в котором видно то, что остальные модули прячут, и хранятся операции, способные перестроить учёт целыми слоями.
Состоит он из двух очень разных частей. Первая — служебные регистры: непогашенные счета, серийные остатки, история товара, история платежей, записи проводок. Их ведёт система сама, и в обычной работе в них не заходят — у каждого есть свой «человеческий» отчёт. Вторая — тяжёлые службы: пересчёт FIFO, перестройка витрины остатков, каскадное удаление компании. Это инструменты, которыми лечат базу, и теми же инструментами её можно сломать.
Маршрут: когда сюда приходят
Что-то не сходится в отчётах
↓
Проверка целостности документов — нет ли ссылок на удалённое
↓
Посмотреть первоисточник: история товара · записи операций · история платежей
↓
Нашли причину → целевая служба:
статусы заказов · пересчёт FIFO · перестройка витрины остатков · поле поиска
↓
Проверить результат тем же отчётом, с которого начинали
- Проверка целостности документов — первое, с чего стоит начинать: нет ли в базе документов, ссылающихся на удалённый товар, исчезнувшего клиента, чужой склад.
- Служебные регистры как первоисточник: история товара отвечает, откуда взялась себестоимость, записи операций — что именно документ сделал в бухгалтерии, история платежей и история предоплат — куда ушли деньги.
- Точечные пересчёты: статусы счетов клиентам и заказов поставщику, статусы основных средств, поле поиска.
- Тяжёлые операции: пересчёт FIFO переносит в счета-фактуры себестоимость проведённых отгрузок (сами партии склада не пересчитывает), пересчёт баланса записей операций — помесячную витрину остатков, из которой «Главная книга» и «Баланс счетов» берут входящий остаток (сами проводки не меняет).
- Разовые и опасные: импорт стартовых данных в новую компанию (в настроенной заполненных настроек не меняет, но добавит записи набора, которых в ней нет, — в том числе примеры товаров и контактов) и каскадное удаление компании — самая опасная операция в системе.
Что важно понимать
Служебные регистры — не место для правок. Они существуют, чтобы система быстро отвечала на вопросы «сколько должны» или «где этот серийный номер», и наполняются документами. Исправлять в них что-то руками означает разойтись с документами, которые их породили.
У каждого служебного регистра есть человеческий двойник. Дебиторку смотрят отчётом, а не в открытых счетах-фактурах; остатки — складскими отчётами, а не в статусе серийных номеров. Сюда приходят тогда, когда отчёт уже не сходится сам с собой.
Тяжёлые службы перестраивают прошлое. Пересчёт FIFO меняет себестоимость в строках прошлых счетов-фактур, пересчёт баланса записей операций — входящие остатки отчётов. Это не «обновить экран»: после них цифры в отчётах могут измениться, поэтому запускают их на копии или в нерабочее время, зная, что именно лечат.
Каскадное удаление компании необратимо. Оно стирает компанию вместе со всеми документами, справочниками, остатками и историей. Перед запуском должна быть свежая резервная копия базы и хранилища файлов (вложений в копии базы нет) — не «где-то была», а проверенная.
Сначала диагноз, потом лекарство. Порядок «проверка целостности → первоисточник → целевая служба» экономит дни: большинство расхождений лечится узким пересчётом статусов, а не тяжёлой службой.
Здесь же лежат ответы банка и SMS отчеты. Ответы банков по оплате поставщика система сама не заполняет — интеграции с банком нет: записи вносят вручную, чтобы сверить реквизиты платежа с тем, что вернул банк. SMS отчеты — журнал рассылки по SMS Уведомлениям со статусами оператора; SMS сервисного заказа сюда не записываются.
С чего начать
Специальной настройки модуль не требует — у него нет ни одной настройки. Порядок действий, когда что-то не сходится:
- Проверка целостности документов — не в битых ли ссылках дело.
- Первоисточник — история товара, записи операций, история платежей.
- Узкая служба под найденную причину.
- Резервная копия — перед любой операцией из списка тяжёлых.
- Повторить отчёт, с которого начались вопросы.
Частые задачи
| Нужно | Куда идти |
|---|---|
| найти документы с битыми ссылками | Проверка целостности документов |
| понять, откуда взялась себестоимость | История товара |
| посмотреть, что документ сделал в бухгалтерии | Записи операций |
| найти конкретный серийный номер | Статус серийных номеров · статус серийных сервисных номеров |
| разобраться с предоплатами | Открытые предоплаты клиента · история предоплат клиента |
| исправить статусы заказов | Пересчет статусов счетов клиентам · правка заказов поставщику |
| перенести себестоимость отгрузок в счета-фактуры | Пересчитать FIFO |
| входящий остаток «Главной книги» расходится с движениями | Пересчитать баланс записей операций |
| починить поиск в списках | Обновление поля поиска |
| перенести данные из старой системы | XLSX импорт |
| заполнить новую компанию стартовыми настройками | Импортировать стартовые данные (заполненных настроек компании не меняет, записи с уже существующим кодом пропускает) |
| сверить реквизиты платежа с тем, что вернул банк | Ответы банков по оплате поставщика — записи вносят вручную |
| проверить доставку SMS-рассылки | SMS отчеты |
Все объекты модуля
Служебные регистры — деньги: открытые счета-фактуры · открытые счета-фактуры поставщика · открытые предоплаты клиента · открытые предоплаты поставщика · история предоплат клиента · история предоплат поставщика · история платежей · записи операций · ответы банков по оплате поставщика
Служебные регистры — товар: история товара · статус серийных номеров · статусы товара · единицы
Служебные регистры — сервис и прочее: открытые заказы на обслуживание · история сервисных товаров · статус серийных сервисных номеров · статус устройств на обслуживании · сервисные платежи · связанные контакты · статус основных средств · SMS отчеты
Отчёты: проверка целостности документов
Служебные операции: пересчитать FIFO · пересчитать баланс записей операций · пересчет статусов счетов клиентам · правка заказов поставщику · пересчитать статусы основных средств · заполнить историю платежей · исправить открытые счета-фактуры поставщика · статус накладной · обновление поля поиска · создать JSON-объекты для записей операций и начального сальдо · импортировать стартовые данные · отправить логи Телеграм · каскадное удаление компании · XLSX импорт · XLSX экспорт