Определения отчетов

Здесь вы собираете собственные финансовые отчёты: отчёт о прибылях и убытках в привычной вам структуре, управленческий баланс, сравнение доходов в разных валютах — любую форму, которую привыкли видеть ваши собственники или инвесторы. Определение — это «чертёж» отчёта: перечень строк с правилами, откуда брать цифры. Печатает его Конструктор финансовых отчетов: одно определение — одна форма, запускать можно за любой период.

Где искать: Модули → Финансы → Регистры → Определения отчетов

Готовая регуляторная форма № 2 с зафиксированными счетами — отдельный отчёт Прибыль и убытки; конструктор же ничего не знает о вашем плане счетов и печатает ровно то, что вы определили.

Разбор на примере

В демо-базе есть определение ОПУ — отчёт о прибылях и убытках:

Каждая строка будущего отчёта имеет код, тип и определение:

Код	Строка	Тип	Определение
010	ДОХОДЫ	Текст	— (заголовок секции)
020	Доход от реализации	Счет	701:703
030	Возвраты от клиентов	Счет	704
040	Чистый доход	Сумма	020-030
060	Себестоимость реализации	Счет	901:903
070	ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ	Сумма	040-060
090	Прочие операционные доходы	Счет	705:746
110	Административные расходы	Счет	921
130	Прочие операционные расходы	Счет	940:977
170	Итого операционные расходы	Сумма	110+120+130
180	ОПЕРАЦИОННАЯ ПРИБЫЛЬ	Сумма	070+090-170
220	ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ ПЕРИОДА	Сумма	180-200-210

Читаем: строка 020 собирает обороты счетов с 701 по 703; строка 040 — это не счета, а арифметика над кодами других строк (строка 020 минус 030); строка 010 — просто заголовок. Из этих трёх типов складывается любая форма.

Язык определений

Для строки типа «Счет» перечисляете счета:

• 701 — один счёт, ровно этот номер (субсчета 7011, 7012 сюда не входят);
• 701:703 — диапазон: все счета плана, номер которых как текст лежит между 701 и 703. Номера сравниваются посимвольно, а не как числа: 7011 и 7021 в диапазон попадают, а 7031 — нет (как текст он стоит после 703); 70:79 не возьмёт 790–799. Чтобы диапазон захватил и субсчета верхней границы, расширьте её: 701:7039;
• 801:851,904,911 — перечень через запятую, можно смешивать диапазоны и одиночные;
• 361.СКЛАД1 — счёт с объектом через точку: в строку попадут только проводки этого объекта. Объект ставят только к одиночному счёту, не к диапазону.

Номер, которого нет в плане счетов, диапазон просто не находит, а одиночный такой номер останавливает отчёт сообщением «Счет не существует:» с этим номером. Ошибку записи — две точки, два двоеточия, объект в диапазоне — сохранение пропускает, а отчёт отказывает: «Неверное определение» и код строки.

Для строки типа «Сумма» — формула из кодов строк: 070+090-170. Конструктор ищет код сначала среди строк-счетов, попавших в отчёт (с комментарием и определением), затем среди уже посчитанных сумм — это суммы с меньшим кодом, поэтому сумма может опираться на другую сумму, определённую выше. Код ищется дословно: 020 и 20 для формулы — разные коды.

«Текст» — заголовки секций и пустые строки-отступы; поле «Определение» остаётся пустым.

Знак, сторона и баланс

• Вид решает знак, когда «Сторона» — «Обычный»: Активный = дебет минус кредит (расходы, имущество), Пассив = кредит минус дебет (доходы, капитал). Если доходная строка показывает сумму с минусом — чаще всего ей забыли поставить «Пассив». В строке с флажком «Баланс» «Вид» не действует: знак берёт вид счёта из карточки — Актив и Расход дают дебет минус кредит, Пассив, Капитал и Доход — кредит минус дебет.
• Сторона принудительно берёт только одну сторону проводок: Дебет — сумму дебета, Кредит — сумму кредита; «Вид» тогда не действует. «Обычный» — обе стороны со знаком по «Виду». Строка-счёт с пустой «Стороной» печатается нулём, поэтому «Обычный» выбирайте явно.
• Баланс (флажок) переключает строку с оборотов за период на сальдо: отчёт печатает две колонки — на начало периода и на конец. Для отчёта о прибылях флажок выключен, для балансовых форм — включён (как в демо-определении «Balance»).
• Валюта в строке ограничивает её проводками одной валюты, и суммы строки печатаются в этой валюте, а не в базовой. Демо-определение «ІН_ВАЛ» так сравнивает доход и дебиторку в EUR, UAH и базовой валюте — три строки с одинаковыми счетами и разными валютами. Строка-сумма складывает числа строк как есть, поэтому строки разных валют в одну сумму не сводят.
• Шапку колонок отчёта система ставит сама, отдельной галочки для неё нет: над первой строкой (в демо — «ДОХОДЫ») и над каждой строкой, где флажок «Баланс» меняется относительно предыдущей.

Оформление

Страница B матрицы задаёт цвет текста, шрифт, стиль текста и размер шрифта каждой строки; поля над матрицей оформляют шапки колонок и дают стиль по умолчанию строкам, у которых на странице B ничего не задано. В демо секции выделены синим жирным, ключевые итоги — зелёным, финальная «ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ ПЕРИОДА» — крупнее. Это не украшательство: в длинном отчёте глаз цепляется именно за итоговые строки.

Частые ситуации

Строка-сумма показывает ноль или «не всё». В формуле упомянут код, которого не существует (опечатка, либо строку переименовали), код суммы, стоящей ниже (с большим кодом), или код записан иначе (020 вместо 20). Конструктор не ругается на такие коды — просто молча пропускает. Сверяйте формулу с колонкой кодов.

Строка пропала из отчёта. Строка-счёт или строка-сумма без «Комментарий» или «Определение» и строка без «Тип» в отчёт не попадают — сохранение об этом не предупреждает.

Определение не сохраняется. Отказы при сохранении:

• «Поле «Название» должно быть заполнено!» — название обязательно;
• «Определение отчета с таким названием 'PNL' существует! Имя определения отчета PNL» — название уникально в пределах компании, и регистр букв не учитывается: «P&L» и «p&l» — одно название;
• «Код «…» должен быть числом» — код строки должен быть числом; при сохранении строки упорядочиваются по коду как числа и перенумеровываются;
• «В поле "Код" не должно быть повторений» — две строки с одинаковым кодом;
• «Валюта '…' не заведена» — валюты строки нет в справочнике валют.

В отчёте нули, хотя обороты есть. Если в окне отчёта задана валюта, а в строке определения — другая, строка сознательно печатается нулевой. Так же нулём печатается строка-счёт с пустой «Стороной».

Баланс не сходится. Проверьте «Вид счета» в карточках счетов износа, капитала и обязательств: в строках с флажком «Баланс» знак берётся именно оттуда, а «Вид» строки определения там не действует.

Поля

Поле	Назначение
Название, Описание	Имя, которое вводится в окне отчёта (уникальное в компании; отчёт ищет его дословно, с учётом регистра), и человеческая подпись
Шрифт, Цвет текста, Стиль текста, Размер шрифта	Оформление шапок колонок и стиль строк по умолчанию
Матрица, стр. A	Код, Комментарий (текст строки в отчёте), Определение, Валюта, Тип, Вид, Сторона, Баланс
Матрица, стр. B	Цвет текста, Шрифт, Стиль текста, Размер шрифта отдельной строки