Статусы документа и значки в журнале
Слово «статус» в системе означает три разные вещи, и путаница между ними — обычное дело. Есть отметка «ОК»: проведён документ или это ещё черновик. Есть колонка «Статусы» со значками — она показывает не сам документ, а что по нему уже сделали дальше. И есть статус заказа на обслуживание, который мастер переключает руками.
Эта статья про первые две: их видно в журнале любого документа, и именно про них спрашивают, увидев в списке цветные значки и красный восклицательный знак.
Отметка «ОК» — проведён или черновик
В журнале это колонка «ОК» с галочкой. Стоит — документ проведён: товар списан или оприходован, проводки сделаны, долг посчитан. Пусто — черновик: он существует, его видно, но на учёт он ещё не влияет.
Отсюда простое правило чтения журнала: строки без галочки в отчёты не попадают и на остатки не влияют. «Документ есть, а в отчёте его нет» чаще всего объясняется именно этим.
Как снять отметку и вернуть документ в работу — Как вернуть документ в редактирование.
Колонка «Статусы»
Такая колонка есть в двух журналах — «Счета клиентам» и «Заказы поставщикам». В остальных реестрах её нет: она отвечает на вопрос, который осмыслен только для заказа, — что из обещанного уже выполнено.
Четыре значка идут слева направо, каждый про свой этап сделки:
| Значок | В счетах клиентам | В заказах поставщикам |
|---|---|---|
| Тележка | отгрузка | поступление на склад |
| Лист документа | счёт-фактура | счёт поставщика |
| Грузовик | экспресс-накладная | растаможка и доп. расходы |
| Символ валюты | оплата | оплата |
Цвет у всех четырёх читается одинаково:
| Цвет | Что значит |
|---|---|
| Светло-серый | документа такого рода по заказу нет |
| Тёмно-серый | документ создан, но не проведён (в счетах клиентам — и после возврата или кредит-ноты, см. ниже) |
| Оранжевый | сделано частично: отгружена, выставлена или оплачена только часть |
| Зелёный | закрыто полностью |
Так строка журнала заменяет собой отчёт: зелёная тележка и зелёная гривна означают «отгружено и оплачено», серая тележка при зелёном листе — «счёт выставили, а товар ещё не отдали».
Оплата считается строже остальных: зелёной валюта становится, когда все платежи проведены и их сумма сошлась с суммой заказа. Проведён платёж на меньшую сумму — цвет останется оранжевым, даже если платёж один и он «правильный». Исключение в счетах клиентам: если по заказу проведён счёт-фактура с условием оплаты типа «Наличные», валюта сразу зелёная.
Красный восклицательный знак
Пятый значок появляется не всегда. Красный восклицательный знак в конце колонки означает: по этому заказу есть незакрытая предоплата — клиент заплатил вперёд, а зачесть аванс ещё не во что, счёт-фактуры на эту сумму нет. В заказах поставщикам тот же знак означает обратное: вперёд заплатили мы, а счёта поставщика на эту сумму ещё нет.
Это не ошибка и не предупреждение о просрочке. Это напоминание: деньги от клиента в системе висят авансом. Как только по заказу выставят счёт-фактуру на соответствующую сумму, предоплата закроется, и знак пропадёт сам. Все такие авансы клиентов собраны в реестре «Открытые предоплаты клиента».
На кадре выше знак стоит у заказа № 6 клиента C0002 на 2 040.00 — по нему получена предоплата, а счёта-фактуры ещё нет.
Обратное неверно: аванс без знака тоже бывает. Если платёж принят «вообще от клиента», без ссылки на конкретный заказ, отмечать его системе негде — такой аванс виден только в реестре предоплат.
Что статусами не является
Отметка «Закрыто» в карточке заказа — решение человека, а не расчёт системы: заказ дальше выполняться не будет. Её ставят, когда клиент отказался от остатка или закупку решили не довозить. На значки она не влияет.
Отметка «Зарезервировано» — держит товар под этого клиента, чтобы его не продали в другом заказе. К выполнению заказа отношения не имеет.
Статусы заказа на обслуживание — «На диагностике», «На согласовании», «В ремонте», «Готов» — переключает мастер вручную по ходу ремонта. Они описаны в отдельной статье: Заказы на обслуживание.
Если значки показывают не то
Значки — величина расчётная: система выводит их из документов-продолжений каждый раз, когда вы открываете журнал. Поэтому расхождение почти всегда означает не «сломанный статус», а неожиданный документ рядом:
- оранжевый вместо зелёного — по одной из строк отгружено или выставлено меньше, чем заказано; загляните в связанные документы;
- тёмно-серый при готовой отгрузке — отгрузка создана, но не проведена (нет «ОК»);
- посерел после зелёного (счета клиентам) — появился проведённый возврат от клиента или кредит-нота: система считает по сальдо, возврат уменьшает выполненное количество, и тележка или лист становятся тёмно-серыми, хотя документы проведены (лист, с которого кредит-нота сняла всё, — светло-серым).
Если же уверены, что документы в порядке, а строка заказа выглядит открытой, — статус заказа мог отстать после импорта или правки в обход интерфейса. На этот случай есть служба «Пересчет статусов счетов клиентам»: в ней указывают номер конкретного заказа и запускают пересчёт.
Типичные ситуации
«Заказ оплачен, а валюта оранжевая». Сумма платежей не совпала с суммой заказа — обычно из-за округления, частичной оплаты или платежа, привязанного не к тому заказу.
«Красный восклицательный знак не уходит после счёта-фактуры». Счёт-фактура выставлен на меньшую сумму, чем предоплата, либо не проведён. Остаток аванса виден в «Открытых предоплатах клиента».
«В журнале счетов-фактур нет колонки со значками». Так и задумано: значки показывают выполнение заказа, а счёт-фактура сам является результатом. Смотрите их в журнале счетов клиентам.
«У всех строк серые значки, хотя работа идёт». Продолжения оформляют не через заказ, а отдельными документами — тогда система не связывает их с заказом и считать ей нечего.