Первый месяц в системе. Часть 3: закрытие месяца

Круг из части 2 пройден, документы за месяц введены. Осталось то, что делают один раз в конце: посчитать зарплату, начислить амортизацию, свести доходы с расходами и запретить правки задним числом.

Закрытие — это не одна кнопка. Это последовательность, и порядок в ней важен: каждая операция считает то, что уже лежит в учёте, поэтому запущенная раньше времени она посчитает неполные данные.

Шаг 0. Убедиться, что месяц введён целиком

Прежде чем закрывать, проверьте два вопроса.

Все ли документы утверждены. Неутверждённый документ не делает проводок: он есть на экране, но для учёта его не существует. Пройдите по журналам месяца и посмотрите на галочку ОК — в журналах счетов заметнее всего цветные метки: строка без метки означает, что документ так и не утвердили.

Все ли документы вообще введены. Поступление без счёта поставщика, отгрузка без счёта клиенту — обычная картина в конце месяца. Колонка «Статусы» в журналах заказов показывает такие пробелы быстрее любого отчёта: серый значок там, где должен быть зелёный.

Если хотя бы один документ дошёл до вас позже — вводить его после закрытия можно, но результат закрытия придётся пересчитывать.

Шаг 1. Зарплата

Начисление з/п превращает условия контрактов в суммы: кому сколько начислено, сколько удержано налогов, сколько остаётся к выплате. Проценты удержаний берутся из ставок налогов — той записи, что действовала на дату расчёта, а не текущей.

Проведённый документ делает проводки: начисление ложится на счёт оплаты труда, удержания — на налоговые счета. Деньги на руки идут отдельно — через кассу или банк, и именно эта выплата закрывает остаток по счёту расчётов с персоналом.

Порядок здесь такой: сначала начисление, потом выплата. Выплата без начисления повиснет авансом, а долг перед сотрудником так и останется в учёте.

Шаг 2. Амортизация основных средств

Амортизация ОС — ежемесячное удешевление имущества. Один запуск — одно начисление на заданную дату: сумма шага считается по модели из карточки основного средства, проводка ложится на счета вида ОС, остаточная стоимость в карточке уменьшается.

Служба сама пропускает то, что начислять не нужно: закрытые объекты, невведённые в эксплуатацию, уже самортизированные до ликвидационной стоимости и уже начисленные в текущем периоде модели (у помесячной — в этом месяце; судит «Дата аморт.» карточки). Поэтому запускать её можно спокойно: второй запуск в том же месяце ничего не начислит.

Шаг 3. Закрытие периода

Закрытие периодов — документ с тремя галочками, и каждая делает свою операцию датой документа:

1. переоценить валютные остатки — по курсу на дату документа;
2. закрыть доходы и расходы — перенести сальдо результатных счетов на счета финрезультата; пары «какой счёт куда» берутся из сопоставления счетов;
3. вывести прибыль или убыток — на счёт нераспределённой прибыли.

Дата документа здесь главная: по ней берётся курс, к ней считаются сальдо и ею датируются все созданные проводки. Поэтому закрытие августа датируют 31 августа, а не тем днём, когда до него дошли руки.

Запускать закрытие имеет смысл только после зарплаты и амортизации — иначе их расходы в финрезультат не попадут и придётся закрывать месяц заново.

Шаг 4. Отчётность

Три отчёта отвечают на три разных вопроса:

• оборотка — что происходило: обороты и сальдо по каждому счёту. Это рабочая проверка бухгалтера;
• баланс счетов — «было/стало» без оборотов, самый быстрый взгляд на месяц;
• прибыль и убытки — готовая форма № 2: строки, методика и счета зашиты заранее, настраивать нечего. Если нужна своя структура — управленческий отчёт, сравнение с бюджетом — это конструктор фин. отчётов, он печатает по вашему определению.

Проверка, что закрытие сработало: после него обороты доходных и расходных счетов закрыты, а результат виден на счёте прибыли. Если доходы всё ещё висят на своих счетах, значит либо галочка закрытия не была отмечена, либо в сопоставлении счетов нет пары для этого счёта.

Шаг 5. Запретить правки задним числом

Последний шаг — и его чаще всего забывают. Закрытие внесения изменений отвечает на вопрос «до какой даты документы уже нельзя править». Отчётность сдана, период закрыт — поставьте дату, и документ с датой до неё включительно уже не провести, не распровести и не изменить так, чтобы переписалась проводка. Блокировка судит проводку, поэтому не останавливает пользователей, вписанных во «Всегда открыто для пользователей», документы без проводок (заказы, предложения) и типы, которым отключены проводки в «Записях из подсистем».

Без этого шага любой пользователь может открыть документ прошлого месяца и поправить сумму. Отчёт, который вы уже сдали, после этого не сойдётся с базой, и найти причину будет непросто.

Что стоит настроить один раз

Три вещи, которые в первый месяц делают руками, а потом они работают сами:

• отчётные периоды — вместо ввода дат «с» и «по» каждый раз период выбирается кодом;
• сопоставление счетов — пары для закрытия результатных счетов; заполняется один раз и переиспользуется каждый месяц;
• записи из подсистем — рубильник автоматической бухгалтерии: какие подсистемы создают записи операций. Если в главной книге не хватает событий целого класса (например, все складские движения), причина, скорее всего, здесь, а не в документах.

Частые вопросы конца месяца

Закрыли месяц, а потом пришёл документ. Введите его настоящей датой и переделайте закрытие в том же документе закрытия: снимите галочки (поздние раньше ранних или все одним сохранением) — их проводки удалятся, — и поставьте снова. Само закрытие не пересчитывается, а второй документ закрытия того же месяца галочек не примет. Если период уже заперт настройкой запрета правок, дату запрета придётся временно сдвинуть.

Прибыль в отчёте не сходится с ожиданиями. Первое, что проверяют, — себестоимость: разнесены ли дополнительные расходы и не ушёл ли товар с нулевой ценой прихода. Это самая частая причина завышенной прибыли.

Амортизацию начислили не тем месяцем. Повторный запуск в том же месяце ничего не начислит, но запуск с датой следующего месяца — это уже следующий шаг. Лишнее начисление снимает служба «Удалить последнюю амортизацию»: она отменяет именно последнее начисление по объекту.

В оборотке нет складских движений. Смотрите не документы, а настройку записей из подсистем: у подсистемы могла быть снята метка, и тогда документы проводятся, но записей операций не создают.

Дальше — рабочий ритм

Первый месяц пройден целиком: база заведена, круг закупки и продажи сделан, период закрыт. Дальше повторяется то же самое, и большая часть шагов уходит в привычку. Стоит вернуться к двум вещам, когда появится время:

• аналитика: если объекты не заводили в начале, самое время — доходы и расходы станут видны в разрезе подразделений и проектов;
• автоматизация: регламентные задания умеют делать по расписанию то, что вы пока делаете руками.